Wie man HelpDesk einrichtet

In diesem Artikel werden wir die HelpDesk-Einstellungen und deren Auswirkungen auf die HelpDesk-Instanz erörtern. Die Einstellungen helfen den Dalux FM-Administratoren, die Instanz an die Bedürfnisse ihrer Organisation anzupassen.

Sie finden die HelpDesk-Einstellungen, um Ihr HelpDesk einzurichten.

EinstellungenHelpDesk

Login-Einstellungen

In den 'Login-Einstellungen' verwalten Sie, wie sich Benutzer bei Ihrem HelpDesk anmelden sollen und welche Informationen sie bei der Registrierung eines neuen Kontos angeben müssen:

Erforderliche Login-Informationen

Wenn Sie in Ihrer Instanz Benutzerregionen verwenden, aktivieren Sie 'HelpDesk-ID'.

HelpDesk-IDs werden verschiedenen Benutzerregionen zugewiesen, die die spezifische Region beim Zugriff auf das HelpDesk identifizieren. Wenn Sie diese IDs beim Login verlangen, können Sie leicht kontrollieren, für welche Gebäude Benutzer Tickets einsehen und erstellen können.

Sie werden nur die Gebäude sehen, die mit der Region verknüpft sind, für die die HelpDesk-ID eingegeben wurde.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, müssen Benutzer die HelpDesk-ID beim Anmelden eingeben.

Um zu sehen, wie sich dies auf die Anmeldung des Benutzers auswirkt, können Sie lesen: So senden Sie Tickets mit der HelpDesk Mobile App.

Es ist auch möglich, den Namen und die Telefonnummer als erforderliche Informationen festzulegen. Diese Felder sind beim Anmelden immer verfügbar, auch wenn sie nicht erforderlich sind.

Einstellungen zur Login-Überprüfung

Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich 

Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren, um die Sicherheit Ihrer Instanz zu erhöhen. Dies wird einen 4-stelligen Code an den Nutzer senden, den er eingeben muss, bevor er sich anmelden kann (um zu sehen, wie dies für den Benutzer aussieht, können Sie lesen: So senden Sie Tickets mit der HelpDesk Mobile App.) Dieser Code wird an die E-Mail-Adresse des Nutzers gesendet.

Beachten Sie, dass Benutzer immer einen 4-stelligen Code eingeben müssen, wenn sie ihre vorherigen Tickets in 'Meine Tickets' öffnen, unabhängig davon, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist oder nicht.

GDPR-Zustimmung erforderlich

Falls die Benutzer beim Anmelden bei Ihrer HelpDesk-Instanz den GDPR-Dokumenten zustimmen müssen, können Sie hier die Zustimmung aktivieren und auf die Dokumente verlinken.

Wenn Sie 'GDPR-Zustimmung erforderlich' aktiviert haben, können Sie eine URL zu den Dokumenten in 'URL zu GDPR-Zustimmungsdetails' hinzufügen.

Beim Anmelden müssen Benutzer die Bedingungen akzeptieren, die auf die von Ihnen hinzugefügte URL verlinken:

Fügen Sie eine Adresse in 'Zustimmungs-E-Mail' ein, wenn die Informationen über einen Benutzer, der seine GDPR-Zustimmung gegeben hat, an eine E-Mail-Adresse gesendet werden sollen:

Domaineinstellungen

E-Mail-Domäne validieren (eine spezifische Domäne für das Login verlangen)

Wenn Sie das Erstellen von Tickets nur für Benutzer bestimmter E-Mail-Domänen erlauben möchten, können Sie 'E-Mail-Domäne validieren' aktivieren.

Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie QR-Codes an öffentlichen Orten platziert haben, aber sicherstellen möchten, dass nur internes Personal HelpDesk-Tickets einsenden kann.

Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie eine Domain ein, um sie der Liste der gültigen Domains hinzuzufügen. Sie können mehrere Domänen für verschiedene Top-Level-Domänen oder andere Situationen hinzufügen.

Sie können die Gültigkeit Ihrer Einrichtung testen, indem Sie auf Validierung testen klicken und eine E-Mail-Adresse in das Feld eingeben.

HelpDesk-Einstellungen

Die 'HelpDesk-Einstellungen' ermöglichen es Ihnen, allgemeine Einstellungen für das HelpDesk auf Ihrer Instanz einzurichten.

• Grundriss anzeigen: Ermöglicht den Benutzern, ihre Tickets auf einem Grundriss statt nur in einem Gebäude zu platzieren.
• Frist anzeigen: Wenn aktiviert, können Benutzer, die ihre offenen Tickets in 'Meine Tickets' einsehen, die 'Erwartete' Spalte als geplante Frist anzeigen.
• Verlauf anzeigen: Benutzer können alle Änderungen sehen, die an ihrem Ticket vorgenommen wurden.
• Asset aktivieren: Benutzer können Tickets auf spezifischen Asset statt auf Grundrissen oder Gebäuden erstellen.
• QR-Scan: Benutzer können QR-Codes aus der HelpDesk-App scannen, um Tickets automatisch an einem bestimmten Ort zu platzieren.
• QR-Verknüpfung anzeigen: Eine Verknüpfung zum QR-Scan ist im Hauptmenü der HelpDesk-App verfügbar.

QR-Codes für Räume drucken

Beim Klicken auf 'QR-Codes für Räume drucken' können Sie einen oder mehrere Räume auswählen, um QR-Codes zu drucken.

Verwenden Sie die Filteroptionen, um die Ergebnisse einzugrenzen, bevor Sie Räume auswählen.

Um dies zu tun, wählen Sie einen Raum aus (Shift+Klick oder Strg+Klick, um mehrere auszuwählen) und klicken Sie QR-Codes erstellen.

QR-Codes erleichtern es dem Berichterstatter, Standorteinformationen für ihre Tickets hinzuzufügen, indem sie den Code scannen.

Quittung für den Reporter

Die Funktion 'Quittung für Berichterstatter' erlaubt es Ihnen, die Quittung zu gestalten, die Berichterstatter erhalten, wenn sie ein Ticket im HelpDesk-Portal oder aus der HelpDesk-App erstellen. 

Sie haben grundlegende Textbearbeitungswerkzeuge, um die Quittung anzupassen, wie fett, kursiv und unterstrichen. Fügen Sie nach Belieben Links zur Quittung hinzu und klicken Sie auf 'Vorschau', um zu sehen, wie die Quittung für den Benutzer aussieht.