Dateibenennungsvorlagen

In diesem Artikel werden Dateibenennungsvorlagen und deren Verwendung in Dalux Box behandelt.

Dateibenennungsvorlagen können verwendet werden, um Datei-Uploads basierend auf Benennungsvorlagen für alle oder bestimmte Ordner im Projekt einzuschränken. Dateibenennungsvorlagen verwenden benutzerdefinierte Metadatenfelder, und hochgeladene Dateien, die mit einer Dateibenennungsvorlage übereinstimmen, füllen automatisch die entsprechenden Metadaten aus.

Es ist möglich, mehrere Dateibenennungsvorlagen im selben Projekt zu haben.

Vor der Einrichtung von Dateibenennungsvorlagen

Um Dateibenennungsvorlagen verwenden zu können, müssen Sie zuerst benutzerdefinierte Metadatenfelder definieren, die in der Vorlage verwendet werden. Die Metadaten hängen von Faktoren wie der standardisierten Dateibenennung in Ihrer Region oder Branche ab. Es wird daher empfohlen zu evaluieren, welche Metadatenfelder Sie für Ihre Dateibenennungsvorlagen benötigen.

Hinweis: Dateibenennungsvorlagen sollten den Anforderungen des Projekts entsprechen. Es kann erforderlich sein, mehrere verschiedene Dateibenennungsvorlagen für verschiedene Dokumenttypen zu erstellen. Zum Beispiel, indem man drei separate Dateibenennungsvorlagen für Zeichnungen, Dokumente und Modelle für jeden ihrer jeweiligen Ordner erstellt.

In diesem Artikel verwenden wir die folgenden Metadatenfelder als Beispiele:

• Projekt-ID bzw. Projektnummer (Alle Dateien)
• Knowledge area bzw. Bauabschnitt (Alle Dateien)
• File type bzw. Dokumentenart (Zeichnungen und Modelle)
• Content type bzw. Gewerk (Alle Dateien)
• Sheet type bzw. Zeichungstyp (Zeichnungen)
• Document name bzw. Dokumentname (Alle Dateien)

Diese Metadatenfelder wurden als Listen mit vordefinierten Werten gemäß der von uns verwendeten Dateibenennungsvorlage erstellt. Die einzige Ausnahme ist "Dokumentname", welches ein Textfeld ist, das freies Text-Metadaten zulässt.

So erstellen Sie eine Dateibenennungsvorlage

Um mit der Erstellung von Dateibenennungsvorlagen zu beginnen, gehen Sie zu Einstellungen 'Dateibenennungsvorlagen'.

Im Fenster der Dateibenennungsvorlagen können Sie Dateibenennungsvorlagen im Projekt hinzufügen/bearbeiten/löschen. Von hier aus legen Sie auch fest, auf welche Ordner in der Ordnerstruktur die Dateibenennungsvorlagen angewendet werden sollen.

Um eine neue Dateibenennungsvorlage zu erstellen, klicken Sie Hinzufügen und benennen Sie die Dateibenennungsvorlage. Dies öffnet den Editor für die Dateibenennungsvorlage. Dieses Fenster ist in zwei Abschnitte unterteilt:

• Der Abschnitt auf der linken Seite enthält die Metadatentypen (Text/Liste) und eine Option für Trennzeichen.
• Der Abschnitt auf der rechten Seite enthält die Dateibenennungsvorlage.

Die Vorlage wird erstellt, indem Felder von links nach rechts gezogen werden.

Sie können benutzerdefinierte Text-/Listen-Metadatenfelder oder die Dalux-Felder 'Inhaltsbeschreibung' und 'Nummer' verwenden, um die Vorlage zu erstellen. In diesem Beispiel verwenden wir die oben genannten benutzerdefinierten Metadatenfelder.

Zuerst ziehen Sie ein Metadatenfeld von links nach rechts und wählen Sie aus dem Popup aus, welches Metadatenfeld verwendet werden soll. Dann müssen Sie ein Trennzeichen hinzufügen (in diesem Fall verwenden wir einen Unterstrich) und den Vorgang mit den anderen Metadatenfeldern wiederholen. Beachten Sie, dass jedes andere Feld ein Trennzeichen sein muss.

Wenn die Dateibenennungsvorlage erstellt wurde, ist es möglich, eine Vorschau der Dateibenennungsvorlage anzuzeigen, indem Sie auf 'Test Dateibenennung' im oberen Menü klicken. Dies öffnet eine Vorschau der Dateibenennungsvorlage, damit Sie sicherstellen können, dass sie wie gewünscht funktioniert.

Vor dem Speichern der Dateibenennungsvorlage können Sie auch entscheiden, ob bestimmte unzulässige Zeichen vorhanden sein sollten oder ob die Dateibenennungsvorlage erforderlich ist. Die Vorlage kann auch umbenannt werden.

Unzulässige Zeichen

Wenn Sie Textfelder in Ihrer Dateibenennungsvorlage haben, können Sie festlegen, ob bestimmte Zeichen im entsprechenden Teil des Dateinamens nicht erlaubt sind. Dies geschieht in der 'Unzulässige Zeichen bearbeiten'.

Hinweis: Trennen Sie Zeichen NICHT z.B. mit einem Leerzeichen oder einem Komma, da dies das Leerzeichen/Koma selbst als unzulässiges Zeichen hinzufügt.

In diesem Beispiel verwenden wir den Unterstrich als Trennzeichen, daher fügen wir "_" als unzulässiges Zeichen hinzu.

Dies verhindert, dass Dateien in Dalux hochgeladen werden, wenn der Teil 'Dokumentname' im Dateinamen einen Unterstrich enthält (wenn die Dateibenennungsvorlage als erforderlich festgelegt ist). Wenn die Vorlage nicht als erforderlich festgelegt ist, wird während des Upload-Prozesses eine Warnung angezeigt.

In diesem Beispiel wird folgender Dateiname akzeptiert:

DLT001_K01_C07_F01_H1_Ebene 1

Während der folgende Dateiname nicht akzeptiert werden würde:

DLT001_K01_C07_F01_H1_Grundriss_Ebene_1

(Aufgrund der Unterstriche im 'Dokumentnamen').

Die Liste der unzulässigen Zeichen wird ebenfalls in der unteren linken Ecke des Fensters angezeigt.

Erforderliche Dateibenennungsvorlagen

Dateibenennungsvorlagen können als erforderlich festgelegt werden, indem Sie dies am unteren Rand des Fensters für Dateibenennungsvorlagen umschalten.

Wenn Sie dies tun, müssen die Dateien gemäß der Dateibenennungsvorlage im angegebenen Ordner benannt werden, bevor sie hochgeladen werden können. Dateien können während des Hochladens in Dalux nicht umbenannt werden.

Wenn die Dateibenennungsvorlage nicht als erforderlich festgelegt ist, erhalten Sie eine Warnung, dass die Dateien nicht der Vorlage entsprechen. Wenn ein Dateiname nicht den Dateibenennungsvorlagen entspricht, wird Dalux die Metadaten mit den richtigen Werten automatisch ausfüllen. Sie können immer noch die Felder, die nicht automatisch ausgefüllt werden konnten, manuell vor dem Hochladen Ihrer Datei ausfüllen.

Ordner zur Dateibenennungsvorlage auswählen

Um die erstellten Dateibenennungsvorlagen zu verwenden, müssen sie mit Ordnern in der Ordnerstruktur der Box verknüpft werden. Dies geschieht im Fenster für Dateibenennungsvorlagen in Einstellungen Box.

Wählen Sie eine Dateibenennungsvorlage aus der Liste und klicken Sie auf Ordner auswählen. Dies öffnet ein neues Fenster, das die Ordnerstruktur des Projekts anzeigt. Sie können dann einen oder mehrere Ordner oder Unterordner auswählen, auf die die Dateibenennungsvorlage angewendet werden soll. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf 'Speichern'.

Die ausgewählten Ordner werden in der Listenansicht angezeigt, und die Dateibenennungsvorlage wird in den ausgewählten Ordnern aktiv sein.

Dateien mit Dateibenennungsvorlagen hochladen

Beim Hochladen von Dateien, die der Dateibenennungsvorlage entsprechen, in Ordner in Dalux Box werden die Metadatenfelder automatisch ausgefüllt. Es ist möglich, diese bei Bedarf zu ändern.

Alle Dateien, die nicht der Dateibenennungsvorlage entsprechen, werden entweder übersprungen (wenn die Dateibenennungsvorlage als erforderlich festgelegt ist) oder Sie erhalten eine Warnung, dass der Dateiname nicht übereinstimmt.

Wenn Dateien hochgeladen werden, können Sie die Spalten und Filter für die aus dem Dateinamen importierten Metadaten verwenden.