Vorlagen für Aufgabenerinnerung in Dalux können eine benutzerdefinierte Titelseite für Aufgabenerinnerungen erstellen. Mehrere Vorlagen für Aufgabenerinnerung können erstellt und verwendet werden. Dies bedeutet, dass Vorlagen für verschiedene Typen von Erinnerungen oder Phasen im Projekt erstellt werden können. Vorlagen für Aufgabenerinnerung werden aus Platzhaltern für verschiedene automatisch generierte Daten aus dem Projekt und Freitextfeldern erstellt.
Wie man eine Vorlage für Aufgabenerinnerung einrichtet
Benutzerrechte
Das Einrichten der Vorlagen für Aufgabenerinnerung muss von einem Projekt- oder Fieldadministrator durchgeführt werden. Vorlagen für Aufgabenerinnerung können aktiviert werden in:
Einstellungen
Funktionen hinzufügen
'Vorlagen für Aufgabenerinnerung'
Aktivieren.
Um mit der Erstellung oder Bearbeitung von Vorlagen für Aufgabenerinnerung zu beginnen, gehen Sie zu
Einstellungen
Field
'Vorlagen für Aufgabenerinnerung' in der Aufgaben-Funktionskarte:
Dies öffnet ein neues Fenster, in dem Vorlagen für Aufgabenerinnerung erstellt und verwaltet werden können. Um eine neue Vorlage für Aufgabenerinnerung im Projekt zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen. Neue Vorlagen können erstellt oder aus dem Firmenprofil importiert werden. Um mit einer neuen Vorlage zu beginnen, klicken Sie auf 'Neu erstellen'.
Titel, Berichtstyp und Platzhalter
Eine Vorlage für Aufgabenerinnerung muss einen 'Titel' haben. Dies ist der Vorlagenname, der beim Auswählen einer Vorlage zur Verwendung für Aufgabenerinnerungen angezeigt wird. Der Titel wird auch für den Dateinamen des Berichts verwendet.
Es gibt drei Berichtstypen von Vorlagen für Aufgabenerinnerung:
- Aufgabenbericht - Beinhaltet jede Aufgabe als separaten Aufgabenbericht (Max. 10 Aufgaben je Bericht)
- Statusbericht - Beinhaltet die Aufgaben in einer Statusbericht-Übersicht (Max. 50 Aufgaben je Bericht)
- Kein Bericht - Beinhaltet nur die Titelseite, die aus den Vorlagen für Aufgabenerinnerung generiert wird
In allen Fällen werden die für eine Erinnerung ausgewählten Aufgaben in der E-Mail angezeigt, die an den Empfänger gesendet wird. Beim Verwenden von Vorlagen für Aufgabenerinnerung können Sie nur an einen Empfänger gleichzeitig senden.
Die blauen Platzhalter rechts im Fenster können durch Anklicken zur Vorlage hinzugefügt werden.
Unten ist eine Tabelle, die die verschiedenen Platzhalter erklärt. Alle Daten in den Platzhaltern werden aus Dalux abgerufen.
| Platzhaltername | In Dalux verwendeter Tag | Erklärung |
| Nummer | {NO} | Zeigt das Präfix und die Nummer der ausgewählten Aufgaben in einer Zeile, wobei jede Aufgabennummer durch ein Komma getrennt ist. |
| Titel | {TITLES} | Zeigt die Titel der Aufgaben in einer Zeile, wobei jeder Titel durch ein Komma getrennt ist |
| Frist Tabelle | {TASK_TABLE} |
Erstellt eine Aufgabentabelle mit Spalten für den Aufgabentyp, die Nummer, den Betreff und den Raum. Die Tabelle enthält außerdem Informationen zur Frist und dazu, wann die letzte Erinnerung gesendet wurde. |
| Projektname | {PROJECT_NAME} | Schreibt den Namen des Projekts |
| Projektlogo | {PROJECT_LOGO} | Fügt ein kleines Vorschaubild des Projektlogos hinzu |
| Projektfoto | {PROJECT_PHOTO} | Fügt ein kleines Vorschaubild des Projektfotos hinzu |
| Firmenlogo | {COMPANY_LOGO} | Fügt ein kleines Vorschaubild des Firmenlogos (aus dem Firmenprofil) hinzu |
| Datum gesendet | {SENT_DATE} | Schreibt das Datum und die Uhrzeit, zu der die Erinnerung gesendet wurde, im Format Monat-Tag-Jahr-Zeit (z. B. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Datum vorherige Aufgabenerinnerung versendet | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Schreibt das Datum und die Uhrzeit, zu der die Erinnerung zuletzt gesendet wurde, im Format Monat-Tag-Jahr-Zeit (12-Stunden-Format) (z. B. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Unterschrift des Senders | {SENDER_SIGNATURE} | Schreibt den Namen der Person, die die Erinnerung sendet |
| Telefonnummer des Absenders | {SENDER_PHONE} | Schreibt die Telefonnummer der Person, die die Erinnerung sendet |
| Arbeitsbezeichnung des Absenders | {SENDER_WORK_TITLE} | Schreibt den Titel der Person, die die Erinnerung sendet |
| Unternehmensname des Absenders | {SENDER_COMPANY_NAME} | Schreibt den Firmennamen der Person, die die Erinnerung sendet |
| Unternehmensadresse des Absenders | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Schreibt die Adresse der Firma der Person, die die Erinnerung sendet |
| Name des Empfängers | {RECIPIENT_NAME} | Schreibt den Namen der Person, die den Aufgaben-Erinnerungsbericht erhält |
| Telefonnummer des Empfängers | {RECIPIENT_PHONE} | Schreibt die Telefonnummer der Person, die den Aufgaben-Erinnerungsbericht erhält |
| Arbeitsbezeichnung des Empfängers | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Schreibt den Titel der Person, die den Aufgaben-Erinnerungsbericht erhält |
| Unternehmensname des Empfängers | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Schreibt den Firmennamen der Person, die den Aufgaben-Erinnerungsbericht erhält |
| Unternehmensadresse des Empfängers | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Schreibt die Adresse der Firma der Person, die die Erinnerung erhält |
| Vertragsname | {CONTRACT_NAME} | Schreibt den Namen des Vertrags, der mit dem Arbeitspaket verbunden ist, dem die Person angehört, die den Aufgaben-Erinnerungsbericht erhält (siehe unten, wie man mit Verträgen arbeitet) |
| Vertragsdatum | {CONTRACT_DATE} | Schreibt das Datum des Vertrags, der mit dem Arbeitspaket verbunden ist, dem die Person angehört, die den Aufgaben-Erinnerungsbericht erhält (siehe unten, wie man mit Verträgen arbeitet) |
Einrichten von Verträgen für Vorlagen für Aufgabenerinnerung
Hinweis
Verträge müssen im Unternehmensprofil aktiviert werden, bevor sie in Projekten verwendet werden können.
Dies kann erfolgen unter:
Standardisierung
Bibliotheken
'Fieldbibliothek'
'Vorlage für Aufgabenerinnerung'
Verträge können in Projekten aktiviert werden, indem man zu
Einstellungen
Field
Funktionen hinzufügen
'Verträge'
Aktivieren.
Eine 'Contracts'-Funktion wird dann in den Einstellungen angezeigt. Um Verträge im Projekt hinzuzufügen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf 'Contracts'. Von hier aus können Verträge dann hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden.
Um einen neuen Vertrag zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen. Der Vertrag erfordert einen Namen und ein Datum. Falls erforderlich, kann ein Arbeitspaket zugeordnet werden.
Beim Erstellen von Vorlagen für Aufgabenerinnerung, wenn Sie die Platzhalter für Verträge verwenden, werden der Vertragsname und das Datum nur unter zwei Bedingungen angezeigt.
- Erstens muss ein Arbeitspaket mit einem Vertrag verknüpft sein.
- Zweitens muss der Empfänger Teil desselben Arbeitspakets wie der verknüpfte Vertrag sein.
Beachten Sie, dass jedes Arbeitspaket nur mit einem Vertrag verbunden sein kann, aber ein Vertrag kann mehrere Arbeitspakete haben.
Beispiel einer Vorlage für Aufgabenerinnerung
Unten ist ein Beispiel einer Vorlage für Aufgabenerinnerung in Dalux.
Anleitung zur Verwendung von Vorlagen für Aufgabenerinnerung
Um die Vorlage für Aufgabenerinnerung zur Benachrichtigung von Dalux-Benutzern zu verwenden, gehen Sie zu:
Field
Aufgaben
Alle Aufgaben
Auswahl der Aufgaben
Mehr
Erinnern.
Sie können keine Erinnerung an mehrere unterschiedliche verantwortliche Benutzer gleichzeitig senden.
Im nächsten Fenster wählen Sie aus, welchen Benutzer Sie erinnern möchten. Aktivieren Sie dann 'Bericht mit benutzerdefinierter Titelseite erstellen' und wählen Sie aus, welche Vorlage für Aufgabenerinnerung verwendet werden soll.
Dalux sendet dann eine E-Mail an den Empfänger mit einer generierten Titelseite und den Aufgaben, die der ausgewählten Vorlage entsprechend beigefügt sind. Eine Kopie wird auch an den Absender gesendet.
Tipps und Tricks
Wenn Sie testen möchten, wie der Bericht aussieht, bevor Sie ihn versenden, können Sie dem oben beschriebenen Vorgang folgen, aber nur Ihren Namen als Empfänger auswählen. Wenn Sie mit dem Aussehen des Berichts nicht zufrieden sind, kann die Vorlage bearbeitet werden.