So richten Sie eine Ausschreibung ein

Ausschreibung verwaltet alle Ausschreibungen Ihres Projekts und die eingehenden Angebote. Dies geschieht durch die Erstellung von Ausschreibungen, das Festlegen von Anforderungen und das Einladen von Bietern. Ein Fragen- und Antworten-Bereich und weitere Werkzeuge in der Ausschreibung werden verwendet, um den Ausschreibungsprozess erfolgreich zu verwalten.

In diesem Artikel werden wir über die Erstellung und Einrichtung von Ausschreibungen sowie deren Anforderungen sprechen.

So erstellen Sie eine Ausschreibung

Gehen Sie zu AusschreibungKlicken Sie auf eine Ausschreibungsgruppe Ausschreibung hinzufügen 'Neue Ausschreibung erstellen'.

Die allgemeinen Informationen werden basierend auf der Vorlage der Ausschreibungsgruppe vorausgefüllt. Überprüfen und passen Sie bei Bedarf die Details an, bevor Sie speichern.

Name: Der Name der Ausschreibung, sichtbar für Bieter.

Auftraggeber: Der Name des Auftraggebers, sichtbar für Bieter.

Status

• Entwurf: Die Ausschreibung ist nur für die Ausschreibungsorganisation sichtbar und für Bieter nicht zugänglich.
• Laufend: Die Ausschreibung ist aktiv und kann – abhängig von den Präqualifikations- und Starteinstellungen – für eingeladene Bieter sichtbar und zugänglich sein.

Kontaktperson: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Person, die für die Beantwortung von Fragen zum Inhalt der Ausschreibung verantwortlich ist.

Ausschreibungsbeschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung der Ausschreibung, damit Bieter den Umfang klar verstehen. Dies ist besonders nützlich für öffentliche Ausschreibungen, da es hilft sicherzustellen, dass sich nur relevante Bieter anmelden.

Ausschreibungsformat: Das Ausschreibungsformat wird nur für Filter- und Suchzwecke verwendet und beeinflusst nicht den Inhalt oder das Verhalten der Ausschreibung. Es ist für Bieter sichtbar und muss allen gesetzlichen Anforderungen in Ihrer Region oder Ihrem Land entsprechen.
Sie können ein Ausschreibungsformat selbst eingeben oder das Ausschreibungsformat auswählen zwischen:

• Private Ausschreibung
• Planungswettbewerb
• Öffentliche Ausschreibung mit Vorqualifikation
• Öffentliche Ausschreibung ohne Vorqualifikation
• Mehrphasige Ausschreibung

Vertragstyp: Der Vertragstyp wird nur für Filter- und Suchzwecke verwendet und beeinflusst nicht den Inhalt oder das Verhalten der Ausschreibung. Es ist für Bieter sichtbar und muss allen gesetzlichen Anforderungen in Ihrer Region oder Ihrem Land entsprechen.
Sie können einen Vertragstyp selbst eingeben oder zwischen folgenden Typen wählen:

• Hauptvertrag
• Allgemeiner Vertrag
• Subunternehmer-Vertrag

Angebote vor Fristablauf einsehen: Dies ermöglicht den Ausschreibungsverantwortlichen, eingereichte Angebote vor Ablauf der Frist einzusehen, und muss aktiviert sein, bevor der Ausschreibungsstatus auf 'Laufend' geändert wird. Bieter werden benachrichtigt, wenn diese Option aktiviert ist, wenn sie ein Angebot einreichen.
Diese Option ist für Präqualifikation oder öffentliche Ausschreibungen nicht verfügbar (siehe unten).

Präqualifikation/Öffentliche Ausschreibung: Wenn Sie die Option 'Präqualifikation/Öffentliche Ausschreibung' auswählen, wird ein teilbarer Link generiert, der den Zugriff auf die Ausschreibung ermöglicht, ohne dass eine Einladung vom Ausschreibungsmanager erforderlich ist.

Veröffentlichungsdatum: Um frühzeitigen, eingeschränkten Zugriff auf die Ausschreibung zu ermöglichen, aktivieren Sie das Kästchen 'Veröffentlichungsdatum' und wählen Sie unten ein Datum aus. 
Dies ermöglicht präqualifizierten Parteien oder der Öffentlichkeit, die Ausschreibungsdateien ohne Einreichung eines Angebots einzusehen, sodass allen potenziellen Bietern die Möglichkeit gegeben wird, die Dokumente vor Beginn des Bieterverfahrens zu prüfen.

Fristen und Daten: Wenn Sie den Status auf 'Laufend' setzen, müssen Sie den Ausschreibungsbeginn und die Frist festlegen.

• Ausschreibungsbeginn: Dieser Zeitpunkt legt fest, wann Bieter mit der Ausschreibung interagieren können, z. B. die Ausschreibungsdateien herunterladen und Angebote abgeben.
• Ausschreibungsfrist: Diese legt fest, wie lange Bieter ihre Angebote abgeben können und damit, wann die Ausschreibung endet. Bieter können ihre Angebote bis zur Frist der Ausschreibung bearbeiten, aber die Angebote werden gesperrt, wenn die Frist abgelaufen ist.

Dateien: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie möchten, dass alle Dateien automatisch von den Dateien der Ausschreibungsgruppe mit dieser Ausschreibung synchronisiert werden. Dies gilt für alle aktuellen Dateien und alle später hinzugefügten neuen Dateien, jedoch nicht für neue Versionen vorhandener Dateien (siehe Dateiversionen unten).

Verwenden Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass alle in die Ausschreibungsgruppe hochgeladenen Dateien auch in dieser Ausschreibung verfügbar sind.

Dateiversionen: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie möchten, dass alle neuen Versionen von Dateien, die bereits zu dieser Ausschreibung hinzugefügt wurden, automatisch aktualisiert werden, wenn sie auf Ebene der Dateien der Ausschreibungsgruppe aktualisiert werden.

Verwenden Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass alle neu hochgeladenen Dateiversionen in der Ausschreibungsgruppe automatisch in dieser Ausschreibung aktualisiert werden.

Fragen und Antworten: Mit der Funktion 'Fragen und Antworten' können Sie Fragen der Bieter zu Ihrer Ausschreibung einfach verwalten und haben mehrere Optionen, wie Sie Antworten bereitstellen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei 'Fragen und Antworten aktivieren', um sie zu aktivieren.

Bieter können keine Fragen senden, bis die Ausschreibung begonnen hat. Fragen sind standardmäßig privat, können jedoch von den Ausschreibungsverantwortlichen mit den Bietern geteilt werden, wenn die Antwort für alle relevant ist. Wählen Sie 'Öffentliche Fragen' aus, um alle Fragen standardmäßig für alle sichtbar zu machen.

Ausschreibungsanforderungen 

Um sicherzustellen, dass Bieter Ihre Ausschreibungsanforderungen erfüllen, können Sie spezifische Anforderungen festlegen, wie Text, Liste, Nummer, Dokument oder ein europäisches Einheitsdokument für öffentliche Aufträge (ESPD). 

Pflichtanforderungen müssen erfüllt sein, bevor ein Angebot eingereicht werden kann, was hilft, Standards durchzusetzen und Fehler zu reduzieren.

Ausschreibungsanforderungen erstellen

Alle Ausschreibungen werden mit einer Anforderung in Form eines Dokuments namens 'Dokument' erstellt. 

Sie können diese Anforderung bei Bedarf ändern.  Eine Ausschreibung muss immer mindestens eine Anforderung eingerichtet haben.

Um Ihre Ausschreibungsanforderungen zu erstellen, gehen Sie zu

Ausschreibungsanforderungen Bearbeiten oder Von Firma kopieren:

Sie können dann neue Ausschreibungsanforderungen erstellen oder sie aus Ihrem Firmenprofil importieren.

In Ihren Ausschreibungsanforderungen haben Sie die Möglichkeit, Folgendes einzuschließen:

• Text
• Liste
• Ganzzahl oder Dezimalzahl
• Dokument
• ESPD-Dokument

Standardmäßig sind sie optional, Sie können sie jedoch für Bieter als verpflichtend festlegen, bevor diese ein Angebot hochladen können.

Neue Ausschreibungen erfordern immer ein Dokument mit dem Namen "Dokument". Sie können dies während der Einrichtung ändern, aber mindestens ein erforderliches Field ist notwendig.

Ausschreibungsdateien verwalten

Dateien und Ordner werden auf Ebene der Ausschreibungsgruppe verwaltet. Bitte lesen Sie diesen Artikel für weitere Details: Wie man eine Ausschreibungsgruppe erstellt.

In der Ausschreibung können Sie sehen, welche Versionen hinzugefügt wurden, oder Entfernen Sie eine Datei vollständig. 

Das Entfernen einer Datei aus einer 'Laufenden' Ausschreibung benachrichtigt alle Bieter über die Änderung.

Bieter

Ein Bieter ist eine Person, die ein Angebot einreicht, um einen Vertrag zu gewinnen.

Diese Rollen finden Sie in AusschreibungWählen Sie die Ausschreibung ausBenutzer.

Bieter werden in Benutzergruppen organisiert, typischerweise nach Firma. Eine Bietergruppe kann mehrere Benutzer umfassen, aber nur ein Benutzer ist dafür verantwortlich, das Angebot einzureichen.

• Bieter: Eingeladene Bieter für diese Ausschreibung, die derzeit herunterladen, ein Angebot einreichen und über Änderungen benachrichtigt werden.
• Gelöschte/Abgemeldete Bieter: Frühere Bieter, die von einer verantwortlichen Person entfernt wurden oder sich selbst abgemeldet haben. Sie werden nicht über Änderungen benachrichtigt.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie man Bieter einlädt, können Sie diesen Artikel lesen: Wie man Bieter zur Ausschreibung einlädt.

Eine Ausschreibung duplizieren

Um Zeit zu sparen, können Sie eine bereits erstellte Ausschreibung duplizieren. Dies kann auch verwendet werden, um ein zweites Angebot von einer ausgewählten Gruppe von Bietern zu erhalten, da Sie auswählen können, welche Bieter in die neue Ausschreibung kopiert werden sollen.

Um eine Ausschreibung zu duplizieren, gehen Sie zu Ausschreibungsgruppe Ausschreibung hinzufügen 'Kopie erstellen':

In diesem Fall wurde 'Foundations' dupliziert, um ein Angebot aus der zweiten Runde von zwei Bietern zu erhalten. Somit wurden nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Gesamtsumme und die Preisliste aus den Ausschreibungsanforderungen kopiert.