Sådan opsættes Filflows

I denne artikel vil vi dække, hvordan du opsætter funktionen 'Filflows' i dit Dalux-projekt. Filflows er tæt knyttet til funktionen Filområder, som skal aktiveres i projektet, før filflows kan opsættes.

Filområder er baseret på ISO 19650 og bruges til at styre adgangen til filer, som muligvis ikke er klar til alle i projektet endnu. 

Der er 3 filområder:

Filer

Fælles filer

Udgivne filer

Filer kan ses som et sted for filer, der er under udvikling, mens fælles filer kan ses som et sted for filer, der er klar til gennemgang. Det offentliggjorte filområde er for filer, der er klar til at blive offentliggjort til projektdeltagere.

Filflows er processer og workflows, der bestemmer, hvordan filer bevæger sig mellem de forskellige faser af fildeling, og hvordan de derfor bevæger sig mellem disse 3 forskellige filområder. Filflow-processen inkluderer at definere flow-udløsere (hvilken mappe styrer flowet), de ansvarlige personer og workflowet for filerne. Ved hjælp af filflows definerer du, hvordan filer godkendes og offentliggøres til deres respektive mapper manuelt og automatisk.

Aktiver filområder og filflows

Først skal du aktivere funktionen 'filområder'. For at gøre dette, gå til Opsætning Box 'Filområder':

For det andet skal du aktivere funktionen for filflow. For at gøre dette, bliv i Opsætning og klik på 'Filflow' og derefter 'Aktiver':

Opsæt filflows

For at opsætte en filflow, gå til Opsætning Box 'Filflows':

Dette vil åbne et nyt vindue, hvor du kan oprette og redigere dine fil flows.

Fra dette nye vindue skal du klikke Tilføj for at oprette et flow. Her kan du vælge at oprette et flow for enten:

• Godkendelse til fælles filer eller for

• Autorisering til udgivne filer:

Dette vil åbne et nyt vindue, hvor du sætter filflowet op. Herfra opretter du filflowet ved at skabe en workflow, beslutte hvordan flowet skal udløses, hvem der skal starte det, og hvem der er ansvarlig for at afvise filerne:

• Flow udløser betingelse: hvad er udløseren for at starte filflowet 
  • Du kan vælge mellem en mappe, en status, eller begge, hvor en fil skal befinne sig i den valgte mappe og/eller have den valgte status for at kunne komme ind i filflowet
• Flow startere: brugere, der kan indsende filer til godkendelse/autorisation, og dermed starte flowet
• Ansvarlig for afviste filer: brugere, der håndterer filer, som blev afvist
• Tilføj bruger(e) til at godkende fælles filer: Dette vil være den person/de personer, der kan godkende filen

Flowstart

Et filflow kan startes på to måder. Enten kan det startes af brugeren indstillet som Flow starter eller det kan startes af Flow-udløseren(e) der er sat op i flowet.

• Flow starter: Filen vil komme ind i et filflow, når flowstarteren manuelt sender en fil til godkendelse/autorisation. Flowstarteren kan sende en fil fra en hvilken som helst mappe, de har adgang til, men kan kun sende den i de definerede filflows.
• Flow-udløser: Filen vil komme ind i et filflow, hvis filen uploades til den valgte mappe og/eller påføres den valgte status. Hvis kun en mappe er markeret, sendes enhver ny fil i mappen til godkendelse/autorisation. Hvis kun en status er markeret, sendes alle filer med den valgte status i alle mapper i filflowet. Hvis begge er markeret, skal en fil opfylde alle kriterier for at blive sendt i filflowet.

Eksempel

I dette eksempel vil filflowet starte, når en fil uploades til tegninger og modellmapper og får statusen 'Suitable for publishing':

Workflow

Oprettelse af et workflow indebærer at etablere godkendelsestrin for flowet af filer.

For at en fil kan godkendes, skal den gennemgå alle trinene i flowet. Det sidste trin, kaldet 'Udgiv', er som standard sat til manuel godkendelse, men du kan ændre det til automatisk godkendelse, hvis det er nødvendigt.

Et manuelt trin kræver, at mindst én brugergruppe tilføjes, før filflowet kan aktiveres.

For at tilføje trin til flowet, klik Tilføj trin:

Når du tilføjer et trin, kan du vælge mellem 3 typer:

• Godkendelsestrin for en enkelt rolle: Én person (rolle/bruger) skal godkende filen.
• Godkendelsestrin for flere roller: Flere personer (roller/brugere) skal godkende filen
• Forgreningstrin: Forgrener sig ud i to stier, hvor brugeren beslutter, hvilken sti filen skal tage, såsom hvem der skal godkende filen

Du kan tilføje så mange trin og brugere, som du vil til workflowet.

Deadlines

Du kan sætte et antal arbejdsdage for hvert trin i et godkendelses- eller autorisationsworkflow.

Når en deadline er sat, vil godkenderen/autorisereren se denne deadline i godkendelses-/autorisationsprocessen.

Dette vises i e-mail notifikationen, i dashboardet og også i listevisningen for godkendelser/autorisation:

En dag før en deadline udløber, bliver de ansvarlige bruger(e) for godkendelses-/autorisationstrinnet notificeret. Opretteren af en godkendelse/autorisation vil også modtage en notifikation, når deadline er overskredet.

Status

For at bruge statusser i filflows, skal de først opsættes. For at lære, hvordan du gør det, kan du læse vores artikel om, hvordan du opsætter dem: Status metadata for filer.

Hvis statusfunktionen er blevet opsat i projektet, skal du indstille et statusudgang for filflowet.

Når en eller flere statusser er blevet oprettet, kan du bruge dem i dine filflows. De kan bruges som flow-udløsere, som beskrevet ovenfor, og status kan også ændres som et resultat af et filflow.

For at ændre status for en fil under et filflow skal du blot deaktivere flowet for at kunne redigere det og indstille 'Status i fælles filer når godkendt/Status i udgivne filer når autoriseret' til din ønskede status:

Når en fil er godkendt ved hjælp af filflowet, vil status automatisk ændre sig som en del af processen.

Aktivering af filflowet

Når du er færdig med at tilpasse filflowet, skal du aktivere filflowet for at bruge det i projektet, gør dette ved at klikke på 'Aktiver' i øverste højre hjørne af filflow-editorvinduet:

Dupliker filflow skabeloner

Du kan duplikere filflow skabeloner. Når du opretter et filflow, der næsten er identisk med et eksisterende, vil denne funktion spare dig for mange klik.

Den duplikerede filflow-skabelon vil kopiere alle indstillinger fra den eksisterende filflow, men vil som standard blive deaktiveret. For at duplikere et filflow, gå til:

Opsætning Box 'Filflows' Vælg filflow-skabelon, der skal duplikeres Dupliker:

Opsæt kommunikationskanaler for kommentarer

Når en fil er i et filflow, kan den nuværende bruger (som er godkenderen) have mulighed for at lave kommentarer. Disse kommentarer kan laves, når der godkendes eller afvises en fil. For eksempel kan en kommentar laves til den ansvarlige for at håndtere afviste filer. Når du opretter en kommentar, kan brugeren vælge blandt tilgængelige kommunikationskanaler og kommentartyper.

Den mest almindelige use case er at oprette en kommunikationskanal mellem flowstarteren eller de ansvarlige for afviste filer og brugerne i godkendelsestrinnene. På den måde kan brugerne, der er en del af et trin, oprette kommentarer, der uddyber årsagen til en afvisning.

For at lære mere om kommentarer, kommunikationskanaler og hvordan man opsætter dem, læs denne artikel: Sådan opsættes Kommentarer.