Mailarkiv

Brug Dalux mailarkivet til automatisk at arkivere projektrelevante e-mails i et eller flere arkiver i Dalux Box. Hvert arkiv oprettet i Dalux har en unik e-mailadresse. Når du sender e-mails, du vil arkivere i Dalux, kan Dalux mailarkivadressen føjes til CC eller BCC felterne. Det er også muligt at sende/videresende e-mails direkte til Dalux mailarkivadressen. Adgang til e-mailarkiverne styres af brugergrupper, og kun brugere på projektet kan sende e-mails til mailarkivadresserne.

Bemærk venligst, at emails i øjeblikket er begrænset til en maksimumstørrelse på 10 MB.

Sådan opsættes mailarkiver

For at aktivere mailarkiver, gå til Opsætning Box 'Mailarkiv' 'Aktiver'.

Når mailarkiver er blevet aktiveret, vises en ny fane i Dalux Box kaldet Mailarkiv. For at oprette og administrere mailarkiver, gå til Box Mailarkiv.

Herfra kan nye indbakker tilføjes og eksisterende administreres. For at oprette en ny indbakke klik Ny.

Hver indbakke skal navngives. Navnet påvirker ikke det e-mailnavn, som Dalux genererer. Når indbakken er blevet navngivet, klik 'OK'. Indbakken vil blive oprettet, og en mailadresse vil blive genereret.

For at ændre navnet på en indbakke, vælg den fra listevisningen og klik Rediger. For at slette en indbakke, vælg den fra listevisningen og klik Slet. Det er ikke muligt at ændre e-mailadressen.

For at åbne en indbakke, klik enten på en indbakke i listevisningen og klik Vis i topmenuen eller dobbeltklik på indbakken. Når indbakken er åbnet, kan e-mailadressen kopieres ved at klikke Kopiér e-mailadresse.

Sådan bruges mailarkiver

E-mails sendt til e-mailadresserne fra Dalux mailarkiv tilføjes automatisk til arkiverne. Det er også muligt at uploade e-mails manuelt til indbakken, hvis det er nødvendigt. Den indbakke-specifikke e-mail genereret i Dalux kan bruges som enhver anden e-mail. Uanset om du sender e-mails direkte til e-mailen eller bruger CC/BCC, vil e-mailen blive sendt til Dalux indbakken og arkiveret.

For manuelt at tilføje e-mails til indbakken, åbn indbakken og klik på Føj e-mail til og find derefter e-mail(s) på din computer.

Du kan også trække og slippe en eller flere e-mails direkte til indbakken fra din computer. Et pop-up-vindue vil vises i Dalux, der giver dig en oversigt.

Klik 'Upload', for at føje e-mail(s) til indbakken. Hver e-mail i Dalux mailarkivindbakken kan ses, downloades og slettes.

Sådan administreres adgang til mailarkiver

Adgang til mailarkiverne styres på et brugergruppeniveau. Dette betyder, at specifikke brugergrupper skal gives adgang til mailarkivet for at se eller hente e-mails.

For at gøre dette, gå til:

Opsætning Brugere Vælg den brugergruppe, der skal have adgang til mailarkiv(erne)  Tilføj 'Mailarkiv'.

Dette åbner et nyt vindue, hvor adgang til de forskellige mailarkiver kan sættes. Brugere med adgang til mailarkiver kan se og hente alle e-mails. Vælg hvilke arkiver brugerne i gruppen skal have adgang til, og klik derefter 'Gem'.

Brugerne i brugergruppen vil nu have adgang til mailarkiv(erne).