Sådan administreres og oprettes Indmeldinger på desktop

Denne artikel dækker, hvordan man opretter og administrerer indmeldinger på Dalux FM Desktop. Indmeldinger kan enten oprettes eller vil automatisk komme fra indmeldere via HelpDesk-portal eller mobil HelpDesk-app. Når man arbejder med indmeldinger i Dalux FM HelpDesk, er det muligt at konvertere indmeldinger til opgaver eller afvise indmeldingen.

Sådan navigerer du i Dalux FM HelpDesk
 

For at få et overblik over indmeldingerne i din Dalux FM-instans, gå til HelpDesk Alle indmeldinger.

Dette vil åbne oversigten over alle de indmeldinger, du har adgang til. Hvis du er Dalux FM-administrator, kan du se alle indmeldinger uanset andre brugerroller eller rettigheder.

I sidemenuen Indmeldinger kan du navigere mellem de forskellige indbakker. Indbakker vil automatisk blive udfyldt baseret på, hvem der er ansvarlig for indmeldinger - såsom personlige eller teamets indmeldinger. Der er også indbakker baseret på indmeldingsstatus - såsom afsluttede eller afviste indmeldinger.

Indmeldinger i Dalux FM vises i en detaljeret visning. Du kan skifte til den traditionelle listevisning ved at klikke på -ikonet øverst til højre. Når du klikker på en indmelding i listevisningen, vil du have flere valgmuligheder i værktøjslinjen.

Vis indmelding åbner indmeldingen i fuld visning. Dette kan også gøres ved at dobbeltklikke på en indmelding. Når indmeldingen vises, vises alle informationer. Dette er detaljeret forklaret nedenfor.

Tildel kan tildele indmeldingen til en anden ansvarlig person inden for samme team eller til et andet team. Hvis du bruger detaljeret visning (som vist ovenfor), kan du også tildele indmeldingen ved at klikke på det ansvarlige navn i listen. 

Tilføj til opgave bruges til at tilføje en eller flere valgte indmeldinger til en eksisterende opgave. Dette bør bruges, hvis flere indmeldinger rapporteres om det samme problem. På denne måde, hvis flere personer rapporterer det samme problem, vil de alle blive notificeret om ændringer til opgaven.

Skift status giver dig mulighed for at afvise en indmelding. Når du afviser en indmelding, kan du indtaste en intern og en ekstern besked.

Indmeldinger kan også afvises i den detaljerede visning ved at klikke på status og vælge Afvis.

I detaljeret visning kan du konvertere en indmelding til en opgave ved at bruge status-kolonnen.

Vis etageplan kan bruges til at se indmeldinger på en tegning, hvis den rapporterede har placeret indmeldingen på en etageplan.

I Mere menuen kan du:

• Slet indmelding 
• Vælg visningspræference
• Åbn HelpDesk-portal
• Eksportér til Excel

Sådan laver du opgaver for indmeldinger

Når en indmelding indsendes, skal den evalueres for at afgøre, om den skal fortsætte eller afvises. Hvis det vurderes, at der skal arbejdes videre med sagen, kan der oprettes en opgave.

En opgave kan have forskellige statusser, en deadline, prioriteter og forventede omkostninger.

Oprettelse af en opgave kan gøres på forskellige måder:

Lav en opgave når du ser indmeldingen

Åbn en indmelding enten ved at bruge Vis indmelding eller ved at dobbeltklikke på indmeldingen.

Indmeldingen kan derefter blive til en opgave ved at klikke på Lav til opgave.

Når du laver indmeldinger til opgaver på denne måde, kan du tilpasse og ændre information inden opgaven oprettes.

Ændr status på indmeldingen i den detaljerede visning

Hvis du bruger den detaljerede visning, kan du klikke på status for en indmelding og lave en opgave herfra.

Når du laver opgaver på denne måde, kan du tilpasse og ændre information inden opgaven oprettes.

Lav opgaver for flere indmeldinger

Du kan automatisk oprette flere opgaver for flere indmeldinger.

Vælg flere indmeldinger og klik derefter på Skift status i værktøjslinjen. Vælg derefter Lav til flere opgaver.

Bemærk, at du ikke kan ændre noget før du opretter opgaver på denne måde, men opgaverne kan redigeres bagefter.

Ændring af indholdet af en opgave

Når en opgave er oprettet, vil et nyt vindue vises, der viser opgaven og dens information.

Denne artikel dækker standard opgaveskabelonen, der er tilgængelig i HelpDesk.

Emnenavnet og indmelderens beskrivelse føjes til som opgavenavn.

Hvis du også har drift & vedligeholdelse (O&M) modulet, kan du ændre skabelonen, der bruges af opgaven. Hvis du ikke har O&M bruges der en standard skabelon, som ikke kan ændres.

Beskrivelsen beskrivelse og billeder fra indmeldingen føjes til opgaven. De kan redigeres, hvis det er nødvendigt.

Placerings data tilføjes også fra indmeldingen til opgaven og kan ændres, hvis det er nødvendigt. Du kan ændre lokationen og knytte til bygningsdele, hvis der er behov for mere præcision. F.eks. hvis en indmelder ikke markerede lokationen på en etageplan, kan du selv gøre det her.

I bunden af opgaven kan du se indmeldere. Det er også muligt manuelt at tilføje flere indmeldere.

I ansvarlig området tilføjes teamet og ansvarlige automatisk til indmeldingen baseret på opsætningen. Det er muligt at ændre disse, hvis en anden bør være ansvarlig for opgaven.

Leverandør kan kun ændres, hvis du har O&M Pro modulet og bruger leverandørportalen.

Deadline information er hentet fra skabelonen og kan ændres, hvis det er nødvendigt.

I diverse-området kan du ændre prioritet og opgavetype. Du kan også aktivere/deaktivere, om opgaven er lovpligtig eller garantirelateret.

En eller flere Tjekliste kan også tilføjes til opgaven.

Når opgaven er klar, klik på 'Opret'.

Hvordan man afviser og lukker indmeldinger

Hvis en indmelding ikke kræver en opgave, kan den afvises og lukkes.

Indmeldinger kan afvises ved at ændre status, som vist ovenfor:

• Åbn indmeldingen og klik på 'Afvis'
• Klik på status for indmeldingen i detaljevisningen, og vælg 'Afvis'
• Vælg en eller flere indmeldinger, klik derefter på Skift status, og klik på Afvis

Hvis en indmelding afvises, kan du tilføje en årsag (intern) og en besked til indmelderen.

Begge meddelelser gemmes på indmeldingen, men kun beskeden til indmelderen vil være synlig for indmelderen. En afvisningsmeddelelse vil blive sendt til indmelderen via e-mail, selvom der ikke er indtastet nogen besked.

Når en indmelding er afvist, ændres status for indmeldingen til 'Afvist, lukket' og flyttes til den tilsvarende mappe. 

Indmeldinger kan genåbnes ved at ændre status til 'Genåbn'. Ved at gøre dette vil indmelderen blive informeret baseret på notifikationsindstillingerne i Dalux FM-instansen.

Hvordan man opretter nye indmeldinger i Dalux FM

Ideelt set kommer indmeldinger direkte fra indmeldere via HelpDesk-portalen, men det er også muligt at oprette nye indmeldinger direkte i Dalux FM på computeren.

Nye indmeldinger oprettes ved at gå til HelpDesk Alle indmeldinger Opret indmelding.

Når du opretter en indmelding direkte i Dalux FM, skal du indtaste en beskrivelse. Du kan tilføje billeder, placeringsinformation og assets.

I ansvarlige-området skal du vælge et team og et teammedlem, der er ansvarlig for indmeldingen.

Du skal manuelt tilføje indmelder information og tildele indmeldingen til emne.

En e-mail er påkrævet for indmelderen. Denne e-mail vil modtage opdateringer om indmeldingsstatus.

Sørg for, at emnet er tildelt til det ansvarlige team.

Når du er færdig, kan du klikke på 'Opret' og indmeldingen vil blive føjet til HelpDesk.