Arbejdspakker og workflows

Denne artikel vil forklare, hvordan arbejdspakker og workflow bruges i Dalux til at kontrollere informationsstrømmen.

Arbejdspakker og workflows bruges sammen med brugergrupper. De er grundlaget for et Dalux projekt, da de tilsammen styrer kommunikationsflowet og begrænser tilladelser og synlighed i Dalux projekter.

Arbejdspakker og workflows bruges til at styre distributionen af:

• Opgaver og godkendelser
• Tjeklister og hold point-tjeklister
• Kontrol og Tilsynsplaner
• Sikkerhedsopgaver

Video

Sådan opretter du en ny arbejdspakke

Arbejdspakker og workflows oprettes og redigeres i:

Opsætning Field Arbejdspakker.

En ny arbejdspakke kan oprettes ved at klikke på Tilføj arbejdspakke.

Når du opretter en ny arbejdspakke, skal du angive et navn. Det er også muligt at angive, hvilket Fag og Firma arbejdspakken er relateret til.

Bemærk:Hvis der ikke er nogen arbejdspakker i projektet, og der ikke bruges en projektstandard, skal der først oprettes en ny tom arbejdspakke.

Hvis der allerede er arbejdspakker på projektet eller firmaprofilen, har du følgende indstillinger:

Import fra et andet projekt giver dig mulighed for at kopiere alle eller udvalgte arbejdspakker og workflows fra forskellige projekter.

Oprettelse ud fra projektstandarder er kun mulig, hvis du har oprettet en Firmaprofil og projektstandarder. Det kan du læse mere om her: Firmaprofil: Projektstandarder.

Vi anbefaler at starte med en skabelon for arbejdspakken, som kan genbruges, f.eks. for hver underentreprenør på projektet.

Bemærk venligst, at kontrolplan og tilsynsplan workflows ikke bliver kopieret, da de kun oprettes, når en plan tilføjes.

Opbygning af et workflow i Dalux

Når man opretter workflows, defineres hvert trin i flowet af en 'rolle'. Der vil altid være en 'Opretter' rolle, men det er valgfrit, om der skal være 'Besvarer' roller. Et Workflow i Dalux kategoriseres således:

1. Det er muligt at navngive hver rolle i workflowet, og 'Rollenavn' er vist her. Rollenavnet vil også blive vist, når der vælges en ansvarlig for opgaver.
2. De brugergrupper og brugere, der er i rollen, vises her, og flere brugere kan tilføjes ved at klikke på Tilføj brugere
3. -ikonet viser, at personen er ansvarlig for rollen. Det er navnet på den ansvarlige, der vises, når man vælger en ansvarlig for opgaver. Hver rolle kan have flere brugergrupper eller brugere tilknyttet, men der kan kun være én hovedansvarlig for hver rolle.
4. -ikonet bruges til at oprette en ny rolle i det næste trin i workflowet.
5. Angiver, at workflowet har en forgrening. Det betyder, at en opgave kan tildeles til den ene eller den anden roller.
6. Ved at klikke på -ikonet kan du redigere brugerrettighederne for brugergruppen (vis/rediger eller kun visning), redigere brugergruppen selv eller fjerne brugergruppen fra rollen.

Sådan tilføjer du workflows

Workflows tilføjes til arbejdspakker ved at holde musen over arbejdspakkens navn. Klik derefter på -ikonet Tilføj workflow.

Du kan derefter vælge, hvilken type Workflow du ønsker at tilføje.

Når du har oprettet workflows, kan du udvide Arbejdspakker for at bruge forudindstillede filtre. Disse filtre hjælper dig med at bevare et overblik, hvis du har et stort antal workflows i dit projekt. Derudover kan du bruge Tilføj filter for endnu mere detaljerede filtermuligheder.

Sådan tilføjer du brugere til workflow roller

Brugere og brugergrupper kan tildeles roller i workflows. Det anbefales kraftigt at tilføje Brugergrupper frem for enkeltpersoner til roller i workflow.

Når du tilføjer brugergrupper i stedet for individuelle brugere, er det nemmere at opsætte dine arbejdspakker og workflows og tilføje eller fjerne brugere til brugergrupperne, når de tiltræder eller forlader projektet.

Det er også lettere at kontrollere brugernes tilladelser og gør det hurtigere at tilføje flere personer til de samme roller.

Tilføjelse af brugere kan gøres ved enten:

• Klikke på en rolle uden tilføjede brugere
• Ved at klikke på Tilføj brugere

Begge muligheder vil åbne et vindue, hvor en eller flere brugergrupper/brugere kan tilføjes til rollen. Vælg dem fra listen og klik 'Tilføj' for at tilføje dem til rollen.

Flere brugergrupper/brugere tilføjes alfabetisk, med den første i rækkefølgen sat som ansvarlig for rollen - så sørg for at dobbelttjekke og indstille den ønskede person som ansvarlig for rollen.

Sådan redigerer eller sletter du et workflow

Et workflow kan redigeres eller slettes ved at holde musen over workflow-navnet og derefter klikke på -ikonet.

Når du redigerer et opgaveworkflow, kan du ændre navnet og den opgave eller tjekliste, der er tilknyttet med den.

Du kan ikke slette workflows, hvis der i øjeblikket er opgaver eller tjeklister knyttet til dem. Disse skal tildeles igen først.

Forstå de forskellige workflows

Dette afsnit beskriver de forskellige workflow-muligheder, som du kan inkludere i Dalux. Workflows kan føjes til arbejdspakker ved at klikke på -ikonet og vælge Tilføj workflow.

I Dalux er der forskellige typer workflows til rådighed:

• Godkendelsesworkflow (Envejsworkflow)
• Opgaveworkflow (Tovejsworkflow)
• Sikkerhedsworkflow (til arbejdsmiljøfunktionen)
• Hold point-tjeklister
   

Godkendelsesworkflows

Godkendelser bruges typisk i workflows, hvor anmodningen kun kan godkendes i det sidste trin. Dette er især nyttigt, når der kræves flere godkendelsestrin, eller når der er behov for en sekventiel afklaringsproces. Du kan læse alt om godkendelser i denne artikel: Godkendelser.

En godkendelse kan stadig bevæge sig baglæns i workflowet, men kun hvis den næste godkender returnerer den.

Du kan inkludere flere godkendelsesworkflows i en enkelt arbejdspakke. Hvert godkendelsesworkflow kan dog kun bruge én godkendelsesskabelon ad gangen.

Godkendelsesworkflows er repræsenteret af et ikon med en enkelt pil, der peger mod højre .

Når du opretter et nyt godkendelsesworkflow, skal du give det et navn og vælge den godkendelsesskabelon, der skal bruges.

Opgaveworkflow

Opgaveworkflow involverer tovejskommunikation. Opgaverne kan frit kan bevæge sig mellem opretter og besvarer rollerne. En ny opgave tildeles den næste rolle i workflowet og vil bevæge sig frem og tilbage afhængigt af statusændringer. Du kan læse om opgavestatus i denne artikel: Opgavestatus.

Opgaver godkendes og lukkes i opretter rollen i workflowet (den yderste venstre rolle) og behøver ikke at nå de yderste højre roller, før de kan lukkes.

Du kan tilføje flere opgaveworkflows til den samme arbejdspakke. Opgaveworkflows behøver ikke en opgaveskabelon, og flere skabeloner kan tilføjes til det samme forløb.

Opgaveworkflows vises med et tovejs-pil-ikon .

Når du opretter et nyt opgaveworkflow, kan du vælge, hvilke (hvis nogen) opgave- og tjeklistetyper du ønsker skal være forbundet med workflowet. Dette vil afgøre, om opgaverne og tjeklisterne er tilgængelige inden for workflowet.

Du kan læse mere om at forbinde tjeklister med arbejdspakker i denne artikel: Tjekliste arbejdspakketilknytning.

Sikkerhedsworkflow

Sikkerhedsworkflow kan tilføjes til arbejdspakker, hvis Arbejdsmiljø-funktionen er blevet aktiveret. Det fungerer på samme måde som opgaveworkflow, men håndterer kun 'Sikkerhedsopgave' opgavetypen. Du kan læse mere om arbejdsmiljø funktionen i denne artikel: Sådan opsættes Arbejdsmiljø.

Gruppen 'Arbejdsmiljøkoordinatorer' tilføjes automatisk til opretter-rollen. Andre brugergrupper kan også tilføjes.

Du kan tilføje flere sikkerhedsworkflow til en arbejdspakke.

Sikkerhedsworkflows vises med et -ikon.

Hold point-tjekliste

Hold point-tjeklister skal føjes til arbejdspakker, hvor hvert hold point kan tildeles en brugergruppe eller en individuel bruger. Dette er beskrevet i detaljer i vores Hjælpecenter-artikel om tjeklister for Hold points, som du kan læse her: Hold point-tjeklister.

Hold point-tjeklister vises i arbejdspakker med et -ikon.

Kontrolplan workflows

Kontrolplan workflows består kun af en rolle. Brugere og brugergrupper i denne rolle kan oprette nye registreringer for kontrolplanen.

Hver kontrolplan workflow er knyttet til nøjagtig én kontrolplan. Læs mere her om, hvordan du opsætter kontrolplaner: Sådan opsættes Kontrolplaner

Du kan oprette et tomt kontrolplan-workflow, hvis du vil knytte en kontrolplan til det senere.

Når arbejdspakker kopieres, kopieres kontrolplan-workflows uden en tilknyttet kontrolplan.

Tilsynsplan workflows

Tilsynsplan workflows kan bestå af en eller flere roller, hvis du vil sende opgaver, når tilsynet ikke opfylder kravene. Brugergrupper i opretterrollen kan oprette nye registreringer i tilsynsplanerne. Hvis en opgave er et resultat af en af disse tilsyn, kan brugere i denne rolle sende opgaver til besvarer-rollen.

Brugergrupper med besvarer-roller kan kun se de opgaver, der blev sendt fra tilsynene, ikke tilsynsplan registreringerne. Du kan tilføje flere besvar-roller til workflowet, hvis det er nødvendigt.

Hver tilsynsplan workflow er knyttet til nøjagtig én tilsynsplan. Læs mere her om, hvordan du opsætter tilsynsplaner: Sådan opsættes Tilsynsplaner

Du kan oprette et tomt tilsynsplan-workflow, hvis du vil knytte en tilsynsplan til det senere.

Når der kopieres arbejdspakker, kopieres tilsynsplan-workflows uden en tilknyttet tilsynsplan.

Eksempler på kommunikation i Dalux

Dette afsnit indeholder eksempler på, hvordan workflows styrer kommunikationsstrømmen i Dalux.

Du kan også læse denne artikel om, hvordan en opgave ændrer status, når den sendes mellem de forskellige roller i et workflow: Opgavestatus.

Mangler / Problemer

I dette eksempel er en opgavetype kaldet '(DEF) Defect' (Mangel) knyttet til workflowet.

Brugergruppen byggeledelse er i rollen 'Opretter' i workflowet. Underentreprenøren, i dette tilfælde en tømrer, er i rollen 'Besvarer'. Dette er den simpleste type opgaveworkflow i Dalux.

Informationsflowet i denne Workflow vil være som følger:

• Byggeledelsen identificerer en mangel eller et problem og fastslår, at det er forbundet med tømrerens arbejde.
• Byggeledelsen opretter en ny 'Mangel' opgavetype og sætter tømreren som den ansvarlige.
• Tømreren får opgaven og kan udbedre manglen. Når de er færdige, melder de opgaven klar.
• Byggeledelsen modtager opgaven igen og kan tjekke om den arbejdet er udført.
• Hvis arbejdet accepteres, kan opgaven godkendes og markeres som færdig. Hvis den ikke er accepteret, kan den tildeles tømreren igen.

Teknisk forespørgsel

I dette eksempel er en opgavetype kaldet '(RFI) Request for information' (Teknisk Forespørgsel) knyttet til workflowet.

Brugergruppen Elektriker har rollen 'Opretter' i dette workflow. Byggeledelsen påtager sig den indledende "Besvarer"-rolle, og derefter deler workflow sig i to grene, hvor den ene går til arkitekten og den anden til ingeniøren.

Informationsflowet i denne Workflow vil være som følger:

1. Elektrikeren har en TF- han opretter en ny TF-opgave i Dalux ved hjælp af opgaveskabelonen. Da der kun er én rolle i det næste trin i workflowet (byggeledelse), bliver denne gruppe automatisk valgt og modtager TF'eren i deres indbakke.
2. Byggeledelsen vil modtage TF'en. De kan så enten besvare den og sende svaret tilbage til elektrikeren, eller i dette tilfælde give den videre til enten arkitekten eller ingeniøren, hvis der er brug for flere oplysninger.
3. I dette eksempel sender byggeledelsen TF'eren videre til ingeniøren.
4. Ingeniøren modtager TF'en og kan give et svar på elektrikerens anmodning og returnere TF'en til byggeledelsen.
5. Hvis byggeledelsen er tilfreds med svaret, kan TF'en returneres til elektrikeren
6. Hvis elektrikeren er tilfreds med svaret, kan han lukke TF'en. Hvis ikke, kan TF'en sendes tilbage til byggeledelsen.
7. Når TF'en er afsluttet, kan den godkendes og lukkes og vil blive arkiveret i Dalux