Sådan opsættes Teams til Drift og vedligehold

Denne artikel dækker, hvordan man opsætter og bruger teams i Dalux FM Drift & vedligeholdelse og HelpDesk.

Teams bruges til at styre vedligeholdelsesteams og kontrollere, hvad der er synligt for dem inden for Dalux FM. 

Du kan oprette flere teams og organisere dem i grupper for at få et nemt overblik over roller og ansvar og for at dirigere HelpDesk-billetter mere effektivt. Det er muligt at sætte rettigheder og kontrollere synligheden inden for teams og grupper.

Sådan opretter og administrerer du teams

Teams kan oprettes og administreres fra:

Indstillinger Drift og vedligeholdelse 'Teams'.

Hvis din licens inkluderer Dalux HelpDesk, men ikke Dalux Drift & vedligeholdelse, kan du finde teams i:

IndstillingerHelpDesk'Teams'.

Det anbefales at oprette teams baseret på de forskellige typer af arbejdsordrer for dine faciliteter eller emnerne i dine HelpDesk-billetter.

For eksempel kan du oprette et team for el-relateret arbejde. Alle elektriske opgaver kan derefter tildeles elektrikerteamet, og relaterede HelpDesk-indmeldinger kan sendes direkte til dem.

For at oprette et nyt team, klik på flisen med ikonet i en eksisterende gruppe.

Når du opretter et nyt team, skal du som minimum indtaste et navn og vælge, hvilken gruppe teamet skal placeres i. Du kan også indtaste en beskrivelse. Hvis du tidligere har opsat tidskonti i Drift & vedligeholdelsesmodulet, kan du linke dem direkte til teamet. På den måde, når et teammedlem fuldfører en opgave, registreres deres tid automatisk for denne konto.

Når du opretter et team, kan du specificere, hvilke opgaveskabeloner eller tjeklisteskabeloner teamet skal have adgang til. Dette bestemmer de skabeloner, teamet kan bruge, når der oprettes opgaver. Teamet kan dog stadig tildeles opgaver baseret på enhver skabelon.

Du kan tilføje teammedlemmer, når du opretter teamet ved at klikke på Tilføj. Dette er dækket mere detaljeret nedenfor.

Når færdig, klik på 'Opret'.

Klik på teamet i oversigten for at genåbne vinduet til redigering af al information. For at slette et team, klik på ikonet på teamets flise. Sletning af et team kan ikke fortrydes. Bemærk, at du ikke kan slette et team, hvis det er tildelt til HelpDesk-emner. Du skal først tildele emner til et andet team.

Sådan opretter og administrerer du grupper

Du kan organisere teams i grupper for at give et struktureret overblik over dine forskellige teams. Grupper kan også kontrollere synligheden af teamene for at forhindre, at de omfordeler billetter.

For at tilføje en ny gruppe, klik Tilføj team gruppe.

Når du opretter et team, kan du sætte synligheden til:

• Alle - Teams i gruppen er synlige for alle
• Begrænset - Teams i gruppen er kun synlige for medlemmer af et af gruppens teams eller administratorer

Begrænset synlighed bruges hovedsageligt til at forhindre, at grupper tildeler indmeldinger direkte til andre grupper. Det kan også bruges til at begrænse antallet af synlige teams for forskellige grupper, hvis din instans har mange teams. Det kan også være nyttigt af hensyn til privatliv.

Grupper kan administreres ved at holde musen over navnet og klikke på enten ikon til at redigere gruppen eller ikon til at slette gruppen. Bemærk, at du kun kan slette tomme grupper, så teams skal først flyttes eller slettes.

Sådan tilføjer du brugere til teams

Brugere kan tilføjes til teams enten direkte, hvis de allerede er en del af Dalux FM-instansen, eller ved at blive inviteret til instansen som en del af at blive tilføjet til teams.

For at tilføje brugere til et team, åbne et team ved at klikke på det, og klik derefter på Tilføj i 'Teammedlemmer' sektionen.

Eksisterende brugere kan tilføjes ved at indtaste deres navn eller e-mail. Hvis du vil oprette en ny bruger, kan du gøre det her ved at klikke på 'Opret ny'.

Når du tilføjer en bruger til et team, kan du indstille, om teamet er et primært team for den bruger. Hvis dette er aktiveret, vil opgaver for teamet vises i både 'Min indbakke' og 'Teamets indbakke'.

Hvis det er deaktiveret, er indmeldninger stadig synlige, men vil blive vist i 'Andre teams' indmeldninger' indbakken.

Hvis du markerer boksen Notifikation, vil en e-mail blive sendt til brugeren, når ændringer foretages i opgaver, såsom status ændringer eller nye tildelede.

Rettigheder kan også indstilles til følgende valgmulighed:

• Fuld - Dette gør det muligt at vælge brugeren som ansvarlig for opgaverne inden for teamet
• Begrænset - Brugeren kan ikke vælges som ansvarlig, men kan se og redigere opgaverne for teamet
• Observatør - Brugeren kan ikke vælges som ansvarlig og kan kun se opgaverne for teamet

For at ændre indstillinger for et teammedlem, åbn teamet, vælg det teammedlem, du ønsker at redigere, og klik på Rediger. Teammedlemmer kan også fjernes fra et team ved at vælge dem og klikke på Fjern.