Sådan opsættes emner i HelpDesk

I denne artikel vil du lære, hvorfor du bør bruge emner, og hvordan du sætter dem op i Dalux FM HelpDesk modulet.

Baseret på lokation og emne kan HelpDesk indmeldinger automatisk distribueres og tildeles til den relevante facility manager. Dette betyder bedre og hurtigere service, fordi indmeldinger bliver omdirigeret og håndteret af den rigtige person fra starten.

Dalux FM kan også distribuere indmeldinger baseret på forskellige assets eller rumtyper.

Emner i HelpDesk kan grupperes i kategorier, hvilket gør det lettere for indmeldere at finde det emne, de leder efter.

Emner bruges som ikonkort til indmelderen, når de opretter en indmelding via desktop eller mobil-appen. Emner kan styre informationsstrømmen for at automatisere distributionen af indmeldinger baseret på emnet og placeringen af indmeldingen.

For eksempel kan du ønske, at indmeldinger relateret til 'Opvarmning og ventilation' går til pedellen, og indmeldinger relateret til 'Rengøring' går til rengøringspersonalet.

Sådan opsættes emner

Emner kan findes i: Indstillinger HelpDesk 'Emner'.

Dette vil vise de aktuelle emner og grupper for din instans. Som standard vil emnerne være ugrupperede.

I opsætningen af emner kan du:

• Opret: Brug dette til at oprette en ny gruppe, et nyt emne eller et link.
• Rediger: Rediger et emne eller en gruppe.
• Slet: Når et emne slettes, er eventuelle indmeldinger, der bruger dette emne, ikke slettet. De vil forblive i HelpDesk modulet med emnenavnet i titlen.
• Flyt emne: Vælg et emne og fjern det eller flyt det til en anden gruppe.
• Bestil: Bestil emnegrupperne eller rækkefølgen af ikke-grupperede emner

Hvis du har mange emner, kan du bruge Søg.

Rækkefølgen vil påvirke listen her samt rækkefølgen på HelpDesk portalen.

Sådan opretter du en ny emnegruppe

For at oprette en ny emnegruppe, klik Opret Gruppe. Dette vil åbne et nyt vindue hvor du kan oprette din emnegruppe.

Navnet og ikonet vil blive vist i HelpDesk-portalen. Beskrivelsen vises kun i opsætnings menuen.

Når emnegruppen er oprettet, kan du oprette nye emner eller links direkte i vinduet for emnegruppen.

Sådan oprettes et nyt emne

For at oprette et nyt emne skal du klikke på Opret Emne , og et tomt emne vises:

Navn og beskrivelse

Navn - Dette er navnet, som indmelderen ser, når de opretter en ny indmelding, og det bliver en del af indmeldingens navn. Hvis emnets navn ændres, vil alle indmeldinger, der bruger emnet, også blive omdøbt. Det anbefales at holde dette så kort og relevant som muligt.

Ikon - Dette er det ikon, som indmelderen ser, når de indmelder en sag. Klik på ikonet for at ændre det og søg i ikonbiblioteket.

Beskrivelse - Dette er den beskrivelse, indmelderen vil se, når de holder musen over ikonet, når de vælger et emne i HelpDesk-portalen.

Du kan vælge, om emnet kræver en beskrivelse og foto, før en indmelding kan sendes.

Ansvarlig for indmeldinger

Denne sektion bestemmer, hvilke bygninger og grunde der er forbundet med disse emner, og hvem der er ansvarlig for indmeldingen, når den oprettes. Det bruges sammen med sektionen 'Emne gælder for' nedenfor.

Du kan tildele et ansvarligt team for indmeldinger ved at vælge alle eller bestemte bygninger og grunde. Når bestemte valgmuligheder er valgt, vil emnet kun gælde for indmeldinger for de valgte bygninger/grunde.

Når du klikker på -ikonet ved siden af Ansvarlig, åbnes et vindue, hvor ansvaret kan vælges.

Du kan vælge, hvilket team og hvilket ansvarligt team der automatisk vælges som ansvarlig, når en indmelding oprettes.

Opgaveindstillinger bruges, når en indmelding omdannes til en opgave. Du kan indstille standard deadline og prioritet. Hvis din FM instans har flere opgaveskabeloner, kan du også vælge hvilken skabelon, der skal bruges.

En tjekliste kan også tilføjes, hvilket vil vedhæfte tjeklisten til en opgave oprettet fra indmeldingen.

Brug Opret automatisk opgave til automatisk at oprette en opgave, når en indmelding oprettes på dette emne (kræver O&M Pro modulet).

Brug Autobestil til leverandør til automatisk at sende en bestilling til en leverandør, når en indmelding oprettes på dette emne (kræver O&M Pro modulet). Når du bruger valgmuligheden, kan du også vælge hvilken leverandør.

Ansvarlig for indmeldinger i bestemte bygninger

Hvis du har valgt 'Bestemte bygninger' eller 'Bestemte grunde', kan du oprette grupper af bygninger/grunde, som disse indstillinger vil gælde for.

Dette gøres nederst i vinduet.

Du kan bruge områder eller vælge bestemte bygninger. Du kan læse mere om brugerområder i denne artikel: Brugerroller og områder

Hver gruppe af markerede bygninger/grunde vil blive vist i en listevisning, hvor du kan Tilføj, Rediger, og Fjern.

Klik på 'OK' for at afslutte og gemme listen eller 'Annuller' for at afslutte uden at gemme.

Begræns emner til bestemte lokationer

Hvis du vil begrænse emner til bestemte lokationer eller assets, kan du gøre det i 'Emne gælder for' området. Mindst en skal være valgt, før du kan gemme emnet.

Emnet vil kun være tilgængeligt for indmelderen, når det stemmer overens med de valg, der er foretaget her.

Bygninger

Hvis du vælger denne valgmulighed, kan emnet placeres på bygninger. Du kan vælge alle bygninger eller vælge specifikke bygninger.

Grunde

Hvis du vælger denne valgmulighed, kan emnet placeres på grunde. Du kan vælge alle grunde eller vælge specifikke grunde.

Rum

Hvis du vælger denne valgmulighed, kan emnet placeres på bestemte rum.

• Alle rumtyper: Emnet kan anvendes på alle rum, der tilhører de valgte bygninger
• Bestemte rumtyper: Emnet kan kun anvendes på rum af en bestemt rumtype, der tilhører de valgte bygninger

Assets

Hvis du vælger denne valgmulighed, kan indmeldinger med dette emne placeres på en asset.

• Alle klassifikationer: Emnet kan anvendes på alle assets tilhørende de valgte bygninger og/eller grunde
• Bestemte klassifikationer: Emnet kan kun anvendes på udvalgte asset klassifikationer, der tilhører de valgte bygninger og/eller grunde

Sådan tilføjer du emner til grupper

For at tilføje emner til grupper, vælg et emne fra listen og klik Flyt emne, vælg derefter en gruppe, som emnet skal flyttes til.

Sådan oprettes et eksternt link

Du kan oprette HelpDesk emner, der linker til eksterne sider. Dette kan hjælpe HelpDesk-indmeldere med hurtigt at få adgang til relevante hjemmesider, såsom tilmeldinger til begivenheder, virksomhedens hjemmeside eller intranet-sider.

For at oprette et nyt link, klik Opret Link

Du kan angive ét URL for alle bygninger eller grunde eller specificere bestemte URL'er for forskellige bygninger.

Når du indberetter via HelpDesk-appen, vises et link-ikon for links (), og indmelderen vil se en besked om, at de er ved at forlade appen.