Sådan opsættes virksomheder til Leverandørportalen

Denne artikel vil vise dig, hvordan du opretter og opsætter virksomheder til leverandørportalen.

Vi vil gennemgå, hvordan man opretter nye virksomheder og sætter deres rettigheder for lokationer, assets og opgaver.

Leverandørportalen bruges til nemt at kommunikere og sende opgaver til eksterne virksomheder.

Sådan oprettes en ny virksomhed

For at oprette virksomheder skal du gå til:

Indstillinger Generelle indstillinger Grundlæggende data: 'Virksomheder'

Dette vil åbne vinduet 'Virksomheder'.

I dette vindue kan du:

• Opret virksomhed - Opret en ny virksomhed direkte i Dalux FM
• Vis virksomhed - Vis (og rediger) en eksisterende virksomhed 
• Eksportér visning til Excel - Eksportér data til et regneark
• Mere - I denne menu kan du Slette virksomhed eller importér/eksportér data

For at oprette et nyt virksomhed, klik på Tilføj virksomhed.

De grundlæggende data for en virksomhed er navn, stamdata og kontaktinfo. Udfyld så meget information som muligt for at gøre det nemmere at kontakte virksomheden.

Fag og virksomhedstype

Fag bruges til at afgøre, hvilken type virksomhed du tilføjer. Dette er et metadatafelt. Du kan tilføje fag i Indstillinger Generelle indstillinger Grundlæggende data: 'Fag'

Du kan vælge ingen, en eller flere fag for den samme virksomhed.

Virksomhedstype vil bestemme, hvilke indstillinger du styrer for virksomheden.

Du kan vælge ingen, en eller flere virksomhedstyper for den samme virksomhed.

Du kan vælge mellem:

• Installatør - Bruges til metadata for at markere virksomheden som en installatør
• Serviceleverandør - Bruges til metadata for at markere virksomheden som en serviceleverandør
• Producent - Kan vælges som producent på produkter
• Leverandør - Leverandøren viser alle rettigheds indstillingerne.

En virksomhed skal være sat som 'Leverandør', før virksomhedens brugere kan bruge portalen.

Når du sætter en virksomhed som 'Leverandør', vil virksomhedsvinduet ændre sig, og du får følgende indstillinger:

• Område
• Indstillinger for leverandørportal
• Opgavefordeling
• Rettigheder er
• Brugere

Områder

I områdepanelet kan du kontrollere, hvilke områder, bygninger og/eller grunde leverandøren har adgang til. Brugere vil få en advarsel, hvis de forsøger at tildele en opgave til en leverandør uden for deres tildelte område/bygning/grund.

Som standard har en leverandør adgang til alle bygninger og grunde. 

Hvis du skal specificere disse, klik på 'Bestemte bygninger og grunde'. Hvis du gør dette, skal du vælge mindst et område, en bygning eller en grund. 

Klik på -ikonet ud for en af disse for at fortsætte.

Et nyt vindue vil åbne. Hvis du vælger områder, kan du vælge et område fra listevisning. Hvis du vælger bygninger eller grunde, kan du vælge disse fra enten en kortvisning eller en listevisning.

I kortvisningen kan flere poster vælges ved at holde CTRL nede og klikke.

I listevisningen kan du bruge CTRL- eller SHIFT-klik til at vælge flere poster.

Brug /-ikonerne til at flytte poster fra valgbar til markeret.

Når du er færdig, klik på 'Vælg' for at gemme dine valg.

Indstillinger for leverandørportal

I panelet for indstillinger for leverandørportal kan du styre:

• Slå QR Check-in til eller fra
• Skift om kunden skal godkende opgaver før de kan lukkes
• Slå til eller fra, om kunden skal godkende den forventede pris fra leverandøren
• Om leverandører har adgang til lokationer eller ej

QR Check-in

Du kan slå QR Check-in til eller fra for leverandøren. QR Check tillader leverandøren at scanne en QR-kode i den fysiske bygning, når de starter og stopper deres arbejde. Dette bruges til tidsregistrering for at holde styr på, hvor meget tid der blev brugt på opgaven.

QR-koder skal genereres for assets eller rum. Du kan læse mere om QR-koder i disse artikler: QR-koder til rum i Dalux FM eller QR-koder til assets i FM.

Opgaver skal godkendes

Når du bruger denne indstilling, skal kunden (personen der opretter en bestilling til en leverandør, ofte instansbrugerne) godkende opgaven, før den kan lukkes. Som standard er denne indstilling aktiveret.

Hvis du deaktiverer denne indstilling, kan leverandøren selv lukke opgaverne.

Forventet pris kræver godkendelse

Administratorer kan angive, om en pris fra hver leverandør kræver godkendelse. Når indstillingen 'Forventet pris skal godkendes' er aktiveret for en leverandør i virksomhedens indstillinger, skal leverandøren få den ønskede pris godkendt af den ansvarlige bruger på opgaven, inden opgaven påbegyndes.

Adgang til lokation

Du kan slå til og fra, om leverandøren skal have adgang til Lokationer modulet. Leverandøren vil have adgang til kort- og listevisninger af bygninger.

Leverandøren vil kun have adgang til de områder/bygninger/grunde, der er sat i områdeindstillingerne.

Opgavefordeling

I opgavefordeling kan du kontrollere, om opgaver først skal sendes til en koordinator.

Hvis du anvender en koordinator, skal du tildele, hvilken bruger der er koordinator. Koordinatoren skal være en virksomhedsadministrator.

Du kan også slå 'Opgaver skal godkendes af koordinator' til. Dette betyder, at kun koordinatoren kan godkende opgaverne, før de returneres til kunden.

Tilladelser

Du kan oprette brugerdefinerede tilladelser på tværs af Assets & Produkter, Dokumenter og Tegninger.

Du kan give leverandører tilladelse til enten at se eller redigere indhold, og du skal give se-tilladelse, før du kan redigere.

Adgang kan gives til alle varer, ingen eller kun bestemte.

Som standard har leverandører ikke adgang til noget indhold.

For at angive bestemt indhold skal du markere 'Brugerdefineret' og derefter klikke på -ikonet. 

Et nyt vindue åbnes, og du vælger en eller flere varer.  Du kan bruge klassifikationskolonnen til at filtrere indholdet.

Når du har valgt dine assets, klik på 'Bekræft'.

Adgang til tegninger

Dette giver leverandøren adgang til tegninger føjet til bygninger. Hvis du bruger BIM-modeller, vil leverandøren også have adgang til enhver model uploadet til bygningen.

Tegninger kan tilføjes manuelt eller importeres til Dalux FM.

Brugere

I 'Brugere' området, kan du tilføje brugere til virksomheden. Når en bruger tilføjes her, kan de få adgang til leverandørportalen.

For at tilføje en bruger, klik på Tilføj og skriv en e-mail.

Når du tilføjer brugere, kan du tilføje deres stilling og sætte om brugeren skal være administrator for virksomheden.

En virksomhedsadministrator kan redigere i virksomhedsindstillinger, som uddelegering af opgaver og koordinator, og se alle opgaver for alle ansatte.

Hvis du tilføjer en bruger, der ikke allerede har en Dalux konto, skal du også indtaste et navn.

Du kan tilføje et telefonnummer, og en stilling og sætte deres administratorrettigheder.

Når du er færdig, klik 'Opret' for at tilføje brugeren til virksomheden.