Sådan opsættes Budget-modulet

Denne artikel beskriver, hvordan man aktiverer og opsætter Budget-modulet i Dalux FM.

Dalux FM's modul til budgettering giver dig mulighed for at holde styr på omkostninger på opgaver og opgaveserier, holde styr på fakturaer, budgetter, konti og fremtidige planlagte omkostninger via 30 års plan.

Aktiver Budget modulet

For at aktivere Budget skal du gå til:

Indstillinger Drift & vedligehold Økonomi'Aktiver'

Aktivér fakturaer og lagerstyring

Når Budget-modulet er aktiveret, kan Dalux- og Budget-administratoren aktivere fakturaer og lagerstyring. Dette gøres ved at gå til:

Indstillinger Drift & vedligehold Økonomi'Fakturaer' and 'Lagerstyring''Aktiver'

Budget-brugerroller

Tilladelser for Budget-modulet kan styres via brugerroller. For en bedre forståelse af Brugerroller og tilladelser, og hvordan du opsætter Brugerroller, kan du læse denne artikel: Brugerroller og områder.

Tilladelserne for Budget-brugerrollen er:

• Adgang til budget: Brugere kan se modulet til budgettering og alle budgetter med tilknyttede opgaver, 30 års plan og alle projekter.
• Administrator for modulet: Brugere kan oprette og slette budgetter, konti og projektplaner i Indstillinger. De kan også aktivere og deaktivere funktionerne for fakturaer og lagerstyring. 
• Adgang til projekter: Brugere kan se og redigere projekter under Budget-modulet. 
• Rediger projekter: Brugere kan oprette/slette projekter og faser i Indstillinger samt oprette/slette/redigere projekter under Budget-modulet.

Faktura-brugerroller

Rettigheder til faktura funktionen kan styres via brugerroller under opgaver.

• Adgang til Drift og Vedligehold: Brugerroller, som skal kunne oprette fakturaer, skal have adgang til dette modul.
• Rediger faktura: Dette vil give denne brugerrolle mulighed for at oprette, redigere og slette fakturaer.
• Grænse for godkendelse: Dette sætter en grænse for fakturaens 'nettobeløb', som denne brugerrolle kan godkende og betale.

Konti

Konti fungerer som broen mellem budgetter og opgaver/fakturaer. De er langsigtede og følger typisk økonomien over flere år.

Opret data: Klik her for at importere kontodata via regneark.

Hent skabelon: Klik her for at downloade skabelonen til import af data. Sørg for ikke at tilføje eller fjerne kolonner, da det vil medføre, at importen mislykkes.

Valg af konto er obligatorisk for alle opgaver: Marker denne boks, hvis alle opgaver skal have en konto før de kan oprettes med forventede omkostninger.

Opret: Opret en ny konto manuelt. Se nedenfor.

Rediger: Vælg en konto og klik her for at redigere indholdet.

Slet: Vælg en konto og klik for at slette den. Denne handling er permanent og kan ikke fortrydes.

Sådan oprettes konti

For at oprette en konto, gå til:

Indstillinger Drift& vedligehold Økonomi'Konti'Opret

Navn: Dette identificerer kontoen, når den vælges fra en opgave eller faktura.

Hoveddata

• Kontonummer: Dette er synligt ved valg af konto på mobil og bruges til sortering og rapportering.
• Kan bruges til fakturaer: Angiver, om denne konto kan vælges ved oprettelse af en faktura.
• Kan bruges til budget: Angiver, om denne konto kan tilknyttes et budget.
• Beskrivelse: En kort beskrivelse af kontoen for at hjælpe med at identificere dens formål.

Områder

• Alle bygninger og grunde: Hvis denne mulighed er valgt, er der ingen begrænsninger for, hvor denne konto kan bruges.
• Bestemte bygninger og grunde: Hvis denne mulighed er valgt, kan du begrænse kontoen til bestemte områder, bygninger og grunde, så kun opgaver fra disse lokationer kan knyttes til denne konto.

Placering

Dette viser hierarkiet af konti og deres respektive placeringer. Det fulde hierarki vises, når kontoen vælges på en opgave eller faktura.

Hvis en konto indeholder en anden konto, omdannes den til en mappe og kan ikke vælges; den kan kun bruges som en del af mappestrukturen.

Klik på kontoen eller mappen for at flytte den.

Budget

Budgetter skal oprettes i Budget-modulet. De er hovedstrukturen under 'Budgetopfølgning' og registrerer kun økonomien inden for de angivne start- og slutdatoer. 

Tilføj: Opret et nyt budget manuelt. Se nedenfor.

Rediger: Vælg et budget og klik her for at redigere indholdet og tilføje poster. Se nedenfor.

Slet: Vælg et budget og klik for at slette det. Denne handling er permanent og kan ikke fortrydes.

Dupliker: Vælg et budget og klik her for at lave en kopi af det.

Sådan opretter du et budget

For at oprette et budget skal du gå til:

Indstillinger Drift og vedligehold Økonomi'Budget'Tilføj.

• Navn: Dette identificerer budgettet og er synligt i 'Budgetopfølgning'.
• Status: Kan være aktiv eller inaktiv. Kun aktive budgetter kan vælges inden for konti og er synlige i Budget-modulet.
• Start- og slutdato: Dette budget kan kun spore opgaver og fakturaer inden for start- og slutdato.

Sådan redigerer du et budget

For at redigere et budget skal du gå til:

Indstillinger Drift & vedligehold Økonomi'Budget'Rediger.

For navnet, status, startdato og slutdato henvises til afsnittet ovenfor under 'Sådan oprettes et Budget'.

Poster

Tilføj: Opret en ny budgetpost. Se nedenfor.

Rediger: Vælg en budgetpost og klik her for at redigere indholdet. 

Slet: Vælg en budgetpost og klik for at slette den. Denne handling er permanent og kan ikke fortrydes.

Sådan tilføjer du poster til et budget

Poster bruges til at tildele midler til konti og projektplaner. For at tilføje en budgetpost skal du gå til:

Indstillinger Drift & vedligehold Økonomi'Budget'RedigerTilføj.

Navn: Navnet bruges til at identificere posten under budgettet og til sorteringsformål.

Hoveddata

• Konto: Vælg den konto, der er knyttet til dette budget. 
• Projektplan: Vælg den projektplan, der er knyttet til dette budget.
• Budgetbeløb: Indtast det beløb, der er tildelt budgettet og/eller projektplanen. Valutaen er knyttet til FM-instansen og kan kun ændres af Dalux. Kontakt support, hvis dette er tilfældet.
• Beskrivelse: En kort beskrivelse af posten for at hjælpe med at identificere dens formål.

Områder

• Alle bygninger og grunde: Hvis denne mulighed er valgt, er der ingen begrænsninger for, hvor denne post kan bruges.
• Bestemte bygninger og grunde: Hvis denne mulighed er valgt, kan du begrænse posten til bestemte områder, bygninger og grunde, så kun opgaver fra disse lokationer kan bruge denne post.

Projektplaner

Projektplaner bruges til at adskille udgifter for et specifikt projekt eller en engangsrenovering fra almindelige konti. 

Opret data: Klik her for at importere projektplandata via regneark.

Hent skabelon: Klik her for at downloade skabelonen til import af data. Sørg for ikke at tilføje eller fjerne kolonner, da det vil få importen til at fejle.

Brug projektplan til fakturaer og budget: Marker denne boks for at gøre denne projektplan tilgængelig til fakturering og budgettering.

Valg af projektplan er obligatorisk for alle opgaver/fakturaer: Marker disse bokse, hvis alle opgaver/fakturaer skal have en projektplan, før de kan oprettes med forventede omkostninger.

Opret: Opret en ny projektplan manuelt. Se nedenfor.

Rediger: Vælg en projektplan og klik her for at redigere indholdet.

Slet: Vælg en projektplan og klik for at slette den. Denne handling er permanent og kan ikke fortrydes.

Opret projektplan

For at oprette en projektplan skal du gå til

Indstillinger Drift & vedligehold Økonomi'Projektplan'Opret. 

Hoveddata

• Navn: Dette identificerer projektplanen, når den vælges fra en budgetpost.
• Projektplan-ID: Bruges til filtrering og sortering.
• Beskrivelse: Dette beskriver kort projektplanen for at hjælpe med at identificere dens formål.
• Kan bruges til fakturaer: Angiver, om denne projektplan kan vælges ved oprettelse af en faktura.
• Kan bruges til budget: Angiver, om denne projektplan kan tilknyttes et budget.

Områder

• Alle bygninger og grunde: Hvis denne mulighed er valgt, er der ingen begrænsninger for, hvor denne projektplan kan bruges.
• Bestemte bygninger og grunde: Hvis denne mulighed er valgt, kan du begrænse projektplanen til specifikke områder, bygninger og grunde, så kun opgaver fra disse lokationer kan knyttes til denne projektplan.

Placering

Dette viser hierarkiet af projektplaner og deres respektive placeringer. Hele hierarkiet vises, når projektplanen vælges på en opgave eller faktura.

Hvis en projektplan indeholder en anden projektplan, omdannes den til en mappe og kan ikke vælges. Den kan kun bruges som en del af mappestrukturen.

Klik på projektplanen eller mappen for at flytte den.

Fakturaer

Når fakturaer er aktiveret, tilføjes en ny funktion til opgaver og opgaveserier, der giver brugerne mulighed for at tilknytte konti og projektplaner.

Der kan også tilføjes fakturaer for at registrere det fakturerede beløb mere detaljeret.

Når regnskabet er lukket, registreres fakturabeløbet via kolonnen 'opkrævet' under 'Budgetopfølgning'.

Læs denne artikel for at lære, hvordan du opretter fakturaer:  Sådan bruges Budget-modulet

Lagerstyring

Lagerstyring giver dig mulighed for at registrere dine artikler og lagerrum under aktiver.

Læs denne artikel for at lære, hvordan du håndterer varer og lagre: Sådan opsætter Lagerstyring.