Leverandørstyring

Introduktion

Som facility manager betyder tildelingen af en udbudskontrakt ofte, at man må håbe på, at en leverandør i praksis overholder de aftalte vilkår, uden megen indsigt, før et problem viser sig.

Du kan bruge serviceaftalerne i Dalux FM til at fastsætte mål for respons og færdiggørelse for hver leverandør og se resultaterne direkte i stedet for blot at antage, at målene bliver nået.

Udfordringen

Håndtering af en stor portefølje betyder, at man arbejder med mange leverandører på tværs af forskellige bygninger, lokaliteter og fag. Når du bestiller arbejde hos lokale leverandører, har du ofte ingen nem måde at bekræfte, om leverandøren leverede inden for den aftalte svartid eller afslutningstid som lovet.

Uden en måde at spore dette på forbliver afvigelser ubemærkede, indtil de bliver et tilbagevendende problem eller en tvist. Hvis du har dine egne Service-Level Agreements (SLA'er) med dine lejere, kan en overskredet leverandørdeadline lige så let blive til en overskredet forpligtelse over for lejeren.

Sådan løser Dalux FM det

Med Dalux FM kan du tilføje KPI'er (Key Performance Indicator (nøgletal)) til en serviceaftale, f.eks. tid til at besvare og tid til at fuldføre. Hver KPI har sin egen SLA-tærskel og acceptprocent. Du kan afgrænse en KPI til hver opgaver under aftalen eller til specifikke assets, bygninger eller partier. Et dashboard viser derefter, hvordan leverandøren klarer sig i forhold til disse tærskler, for den tidsramme du vælger. 

Resultatet

Med Dalux FM får du:

• Tydelige KPI'er: Følg tid til at besvare og tid til at afslutte i forhold til en tærskel og acceptprocent, som du fastsætter pr. leverandør
• En tydelig tidsrammeoversigt: Se leverandørens resultater for enhver tidsramme eller afgrænsning uden at skulle samle det manuelt
• Et udgangspunkt for forhandling: Inddrag leverandørens resultater i samtaler om fornyelse eller genforhandling, understøttet af data i stedet for indtryk

Fastsæt mål for svartid og afslutning for hver leverandør

Du kan tilføje KPI'er til enhver serviceaftale for at overvåge leverandørens resultater, f.eks. svartid og afslutningstid.

Tid til at besvare måler tiden fra det tidspunkt, hvor en opgaven tildeles en leverandør, til leverandøren accepterer anmodningen.

Tid til at afslutte måler tiden fra accept, til opgaven er afsluttet og lukket.

For hver KPI definerer du en SLA-overholdelsesgrænse (det krævede resultatmål), måleenheden og den acceptprocent, der er nødvendig for at opfylde aftalens krav.  

Du kan anvende en KPI på alle opgaver, der er omfattet af aftalen, eller begrænse den til specifikke assets, bygninger eller partier. Du kan følge resultater separat på tværs af din portefølje, f.eks. ved at fastsætte strengere krav til svartid for kritisk udstyr i serverrum, mens du tillader længere svartider for opgaver med lavere prioritet, såsom vinduespudsning. 

Når KPI'erne for serviceaftalerne er fastsat, kan du til enhver tid åbne dashboardet for at se, hvordan en leverandør klarer sig, filtreret efter tidsramme og afgrænsning, uden manuelt at skulle oprette sammenligninger i regneark.

Dashboardet giver et tydeligt og ensartet grundlag for leverandørgennemgange og samtaler om fornyelse. I stedet for at være afhængig af hukommelse, spredte e-mails eller manuelle opfølgninger får du en visuel oversigt over resultater målt i forhold til de tærskler, du har defineret. 

Brug denne indsigt som udgangspunkt for leverandørsamtaler, forbedringsinitiativer og samtaler om fornyelse. Udregningerne er designet til at gøre det nemmere at følge resultater, men bør altid verificeres og drøftes med leverandøren, før de bruges som grundlag for endelige beslutninger.

Fra antaget overholdelse til et leverandørdashboard

Med Dalux FM bliver det nemmere at måle, forstå og drøfte leverandørens resultater.

• Tydelige KPI'er: Du får en ensartet oversigt over, hvordan leverandørerne klarer sig i forhold til de SLA-mål, du har defineret.
• En tydelig tidsrammeoversigt: Du får et overblik over resultaterne på tværs af din portefølje for enhver tidsramme eller afgrænsning.
• Et udgangspunkt for forhandling: Denne indsigt understøtter databaserede leverandørsamtaler og bedre beslutninger under servicegennemgange og kontraktfornyelser.