Godkendelse af projektændringer på byggepladsen

Introduktion

Som byggeleder, der arbejder på et renoveringsprojekt, oplever du ofte, at åbning af en eksisterende konstruktion afslører noget, der ikke stemmer overens med tegningerne af de eksisterende forhold, og du er nødt til at træffe en hurtig beslutning på pladsen. Du kan opsætte godkendelser i Dalux, så underentreprenører dokumenterer aftalen i det øjeblik, den indgås, og du bekræfter den på byggepladsen uden at være afhængig af en mundtlig aftale uden dokumentation.

Udfordringen

Renoverings- og ombygningsarbejde indebærer en risiko for, at det, der befinder sig bag en væg, over et loft eller under en etage, ikke stemmer overens med tegningerne af de eksisterende forhold. En underentreprenør åbner konstruktionen, opdager, at noget er anderledes, og I er nødt til at blive enige om en løsning lige der på byggepladsen, før I kan fortsætte.

Dette er ikke altid en teknisk forespørgsel. Selve opgaven er klar, men der er behov for mere arbejde, eller der kræves et andet materiale eller en anden metode. Denne ændring skal godkendes, før arbejdet kan fortsætte.

Denne godkendelse sker ofte med et håndtryk eller over telefonen, uden at noget dokumenteres, og detaljer bliver glemt. At skulle vente på godkendelse via e-mail skaber en flaskehals, som får arbejdet til at gå i stå, indtil nogen svarer.

Sådan løser Dalux det

I Dalux bruges en godkendelsesskabelon med et fælles workflow og de samme obligatoriske felter for hver aftale, så alle underentreprenører dokumenterer en ændring på samme måde. Når der er opnået enighed om løsningen, starter en underentreprenør godkendelsesprocessen på byggepladsen ved at følge skabelonen.

Den vises straks i din indbakke, så du kan kontrollere og godkende den med det samme. Det betyder, at underentreprenøren kan fortsætte arbejdet med aftalen dokumenteret. Afhængigt af projektets aftaler og kontrakter giver projektlederen den endelige godkendelse, hvis ændringen påvirker tid eller omkostninger.

Resultatet

Med godkendelser i Dalux får du:

• Ingen afhængighed af et håndtryk: Mundtlige aftaler behøver ikke længere at blive bekræftet senere, når de er blevet dokumenteret på stedet.
• Én proces for hver underentreprenør: Den samme skabelon og det samme workflow gælder for alle fag på din byggeplads.
• En dokumenteret kilde: Du har noget at henvise til ved aftalesedler, tilsyn eller tvister.

Opsæt en skabelon til projektændringer

Opsætning af godkendelser starter med en skabelon og et workflow, som du opbygger, så det passer til dit projekts struktur. Skabelonen definerer de felter, som hver aftale kræver. Datoen, hvad der blev aftalt, hvem der godkendte det, og hvor det er relevant, konsekvensen for tid eller omkostninger. Du kan også angive, hvilke felter der er obligatoriske på hvert trin. Dette sikrer, at de relevante oplysninger dokumenteres af de rette personer på hvert trin i godkendelsesprocessen.

Underentreprenøren starter godkendelsesprocessen, så snart der er opnået enighed om en løsning på byggepladsen. Den går direkte til din indbakke, så du kan kontrollere og godkende den, uden at nogen af jer skal vente på svar på en e-mail.

Når den er godkendt, kan den bruges på et senere tidspunkt. Det kan for eksempel bruges, hvis en tilsynsførende spørger, hvorfor arbejdet afviger fra den oprindelige tegning, eller hvis underentreprenøren skal medtage ændringen i en aftaleseddel.

Du kan opsætte og gemme filtre for hver underentreprenør eller sortere og filtrere efter ændringstypen, påvirkningen eller et hvilket som helst datafelt, du har tilføjet til skabelonen.

Fra et håndtryk til en dokumenteret registrering

Godkendelser erstatter et håndtryk eller en telefonsamtale med en dokumenteret registrering, der oprettes i samme øjeblik, som aftalen indgås, uden at sænke arbejdet undervejs.

Alle underentreprenører arbejder ud fra den samme skabelon og det samme workflow, så ændringer, der identificeres, efter arbejdet er begyndt, kan dokumenteres konsekvent og håndteres lettere på tværs af et projekt med mange forskellige fag. Da aftalen bekræftes, inden arbejdet fortsætter, undgår man, at folk bliver efterladt i uvished om en løsning, der aldrig bliver formelt godkendt. Dette ville ellers medføre forsinkelser for andre fagområder, der afventer, at dette arbejde bliver afsluttet.

Med godkendelser i Dalux får du:

• Ingen afhængighed af et håndtryk: Mundtlige aftaler behøver ikke længere at blive bekræftet senere, når de er blevet dokumenteret på stedet.
• Én proces for hver underentreprenør: Den samme skabelon og det samme workflow gælder for alle fag på din byggeplads.
• En dokumenteret kilde: Du har noget at henvise til ved aftalesedler, tilsyn eller tvister.