Standardisering af udbudsprocessen

Introduktion

Når man gennemfører et udbud via e-mail, medfører det ofte en administrativ byrde, uensartede tilbud og manglende dokumentation for, at alle tilbudsgivere har haft de samme oplysninger at gå ud fra. Som udbudsansvarlig kan du bruge Dalux Udbud til at administrere afleveringskrav, spørgsmål og svar, samt deadlines på én dokumenteret platform, så spredte e-mailtråde erstattes af én struktureret proces.

Udfordringen

Udbud håndteres stadig ofte via e-mail, hvilket skaber administrativt arbejde for den udbudsansvarlige. Selv når udbuds- og lovkrav er standardiserede, håndhæver e-mail dem ikke. Tilbuddene kommer tilbage uensartede og svære at sammenligne.

Uden et fælles system kan et spørgsmål forblive ubesvaret, eller det kan blive glemt i det svardokument, der sendes til alle tilbudsgivere. Tilbudsgivere kan derefter arbejde ud fra forskellige informationer. Uden håndhævelse kan en uformel ændring af en deadline nå frem til nogle tilbudsgivere, men ikke andre.

Uden klar dokumentation af udbudsprocessen bliver det vanskeligt at bevise over for en tilbudsgiver eller bygningsejer, at alle tilbudsgivere arbejdede ud fra de samme informationer og lige vilkår.

Sådan løser Dalux Udbud det

Med Dalux Udbud kan du gennemføre udbudsprocessen på én platform i stedet for via e-mail. Alle tilbudsgivere arbejder ud fra det samme sæt krav og dokumentation, som er struktureret og tilgængeligt ét sted.  Tilbudsgivere ser kun deres egne tilbud og kommunikation.

Spørgsmål og svar foregår på platformen, og du kan dele relevante spørgsmål med alle tilbudsgivere. Deadlines og krav forbliver synlige for alle tilbudsgivere, og Dalux Udbud notificerer tilbudsgiverne, når noget ændres. Dalux Udbud dokumenterer processen, efterhånden som den foregår, så du efterfølgende har bevis for, at alle tilbudsgivere arbejdede ud fra det samme grundlag.

Resultatet

Med Dalux Udbud får du:

• Alle tilbud, du modtager, opfylder dine afleveringskrav og følger det samme format
• Alle tilbudsgivere modtager de samme opdaterede informationer og deadlines
• Dalux Udbud logger og dokumenterer hele processen fra start til slut

Udnyt digitale udbud

Som den udbudsansvarlige, der varetager den daglige proces, fastsætter du krav, besvarer tilbudsgivernes spørgsmål og administrerer tilbud i Dalux Udbud i stedet for at håndtere det hele gennem e-mailtråde og spredte dokumenter.

Du kan angive dine afleveringskrav som obligatoriske felter, så en tilbudsgiver ikke kan indsende et tilbud uden at opfylde dem. Brug en blanding af tekst-, liste-, tal- og dokumentfelter til at dække dine krav. Du kan for eksempel tilføje et krav om et europæisk udbudsdokument (ESPD) til et offentligt europæisk udbud.

Alle tilbudsgivere arbejder inden for de samme krav, valgmuligheder og begrænsninger, når de indsender et tilbud. Det hjælper tilbudsgiverne med at indsende alt, hvad der kræves, og det hjælper dig med efterfølgende at vurdere tilbuddene, eftersom hver indsendelse følger den samme struktur.

Udbudsfiler kan synkroniseres fra udbudsgruppen direkte til dit udbud, inklusive nye filversioner, så tilbudsgiverne altid arbejder ud fra den aktuelle dokumentation. Du behøver ikke sende opdaterede filer ud eller holde styr på, hvem der modtog hvilken version. Tilbudsgiverne kan få et automatisk dagligt sammendrag med en liste over alle filændringer.

Tilbudsgivernes spørgsmål og dine svar forbliver på den samme platform i stedet for at være spredt på tværs af e-mails. Du kan offentliggøre spørgsmål, der er relevante for alle tilbudsgivere, anonymt, så tilbudsgivernes identitet forbliver skjult. Hvis flere tilbudsgivere spørger om det samme, kan du offentliggøre ét generelt svar i stedet for at svare hver enkelt individuelt.

Dalux Udbud notificerer automatisk tilbudsgiverne, hvis du ændrer udbuddets deadline. Du behøver ikke sende en opfølgende e-mail for at bekræfte, at alle har modtaget opdateringen. Alle tilbudsgivere modtager også en automatisk e-mail 24 timer før deadlinen.

Dalux Udbud har et indbygget meddelelsessystem, så du kan sende envejs-meddelelser til én, flere eller alle tilbudsgivere. Alle meddelelser logges i Dalux Udbud. Du kan bruge dette til formelt at opdatere alle tilbudsgivere om en ændring af udbuddet.

Når udbuddets deadline udløber, låser Dalux Udbud de indmeldte tilbud. Du kan derefter gennemgå hvert tilbud og downloade alle vedhæftede dokumenter fra tilbudsgiverne. Det, du efterfølgende gennemgår, er det nøjagtige sæt dokumenter, som hver tilbudsgiver indsendte, organiseret efter de krav, du fastsatte, og ikke en blanding af vedhæftede filer hentet fra forskellige e-mailtråde.

Fra spredte e-mails til strukturerede processer

Dalux Udbud omdanner en e-mailbaseret udbudsproces til én struktureret platform, der dokumenterer krav, spørgsmål og tilbud fra start til slut.

Med Dalux Udbud får du:

• Tilbud, der opfylder dine krav: Obligatoriske felter, herunder ESPD, når det kræves ved lov, skal være udfyldt fuldstændigt, før et tilbud kan indsendes
• Lige informationer og deadlines: Alle tilbudsgivere arbejder ud fra de samme filer og krav, og Dalux Udbud notificerer automatisk alle tilbudsgivere, hvis en deadline ændres
• En dokumenteret proces: Dalux Udbud registrerer alle krav, spørgsmål og deadlines, så du har én samlet dokumentation at henvise til, hvis en tilbudsgiver eller bygningsejer spørger, hvordan en beslutning blev truffet