Sådan oprettes en Udbudsgruppe

I denne artikel gennemgår vi, hvordan du opretter en Udbudsgruppe og konfigurerer den korrekt, så dine enkelte udbud er strukturerede, sporbare og nemme at administrere gennem hele udbudsprocessen.

Menuen Hjem giver et samlet overblik over alle udbud og giver administratorerne fuld synlighed på tværs af alle udbudsgrupper.

Vælg et udbud, og følgende værktøjer bliver tilgængelige:

Vis åbner udbuddet i et pop-up-vindue, hvor du kan gennemse udbudsdetaljerne.
Rediger åbner udbuddet i redigeringstilstand, så du kan foretage ændringer direkte.

Udbudsgrupper

En udbudsgruppe repræsenterer det højeste niveau i udbudsstrukturen. Den fungerer som det centrale rammeværk, der samler udbudsorganisationen, fælles udbudsdokumentation og alle relaterede enkelte udbud.

Inden for en udbudsgruppe organiseres og administreres de enkelte udbud efter deres aktuelle status, hvilket giver et klart overblik over den samlede fremdrift.

1. Udbudsgruppe
2. Udbudsgruppeorganisation
3. Udbudsgruppens filer
4. Udbud med status "Igangværende"
5. Udbud med status "Kladde"
6. Udbud med status "Afsluttet"
7. Skabelon til Udbudsgruppe

Sådan oprettes en Udbudsgruppe

For at oprette en ny udbudsgruppe skal du gå til UdbudHjem Opret udbudsgruppe.

Dette vil oprette en ny udbudsgruppe med sin egen organisation og udbudsgruppe-filer.

Skabelon til udbudsgruppe

Dette er standard-skabelonen for alle udbud, der oprettes inden for denne udbudsgruppe. Disse indstillinger vil blive brugt, hver gang du opretter et nyt udbud i denne gruppe, hvilket sparer dig tid ved at fjerne behovet for at indtaste de samme oplysninger for hvert nyt udbud.

Den består af to elementer: 'Information for nye udbud' og 'Afleveringskrav for nye udbud'.

Klik på Rediger for at ændre indholdet, eller Kopier fra firma for at bruge afleveringskrav fra din firmaprofil.

Organisation

Selvom udbudsadministratorer kan oprette og administrere alle udbud på tværs af projektet, kan nogle roller indstilles specifikt for en udbudsgruppe. 

Disse roller findes i UdbudVælg udbudsgruppenOrganisation

• Udbudsansvarlige: Administrerer alle oplysninger om udbudsgruppen, udbudsinformation, opretter krav, inviterer tilbudsgivere og meget mere
• Dokumentansvarlige: Administrerer udbudsdokumenter, besvarer spørgsmål, opretter globale svar
• Udbudsobservatører: Kan se alt indhold, kan ikke oprette eller ændre noget

Opsæt udbudsgruppe-filer

Mappen Udbudsgruppe-filer er din mappestruktur til upload af filer til udbudsgruppen.
For at tilføje mapper skal du klikke på ved siden af Filer:

Du kan tilføje nye mapper eller importere dem fra din firmaprofil. 

Filer kan også uploades uden en mappestruktur.

Når du tilføjer filer til et udbud, vil den mappestruktur, du har oprettet i denne udbudsgruppe, blive kopieret. Ændringer kan kun foretages på udbudsgruppe-niveau, ikke for hvert udbud enkeltvis.

Upload filer til udbudsgruppen

For at uploade filer skal du vælge den mappe, du vil uploade filer til, og klikke på Tilføj. Tilføj enten filer direkte fra din computer eller tilføj filer fra Box:

Alternativt kan du tilføje filer fra Box ved at finde dem i Filer eller Versionssæt, derefter vælge dem og klikke på MereTilføj tilUdbud:

Når filer tilføjes fra Dalux Box, bevares mappestrukturen. Hvis den tilsvarende mappe ikke allerede findes i udbudsgruppen, oprettes den automatisk.

Hvis du ikke ønsker, at der oprettes en ny mappe, skal du i stedet vælge en eksisterende mappe. Filerne vil derefter blive placeret direkte i den mappe.

Du kan uploade en ny version af en eksisterende fil her:

Åbn filenMereAdministrerUpload ny version

Tilføj filer til Udbud

Når filer er uploadet til udbudsgruppens filer, skal de tilføjes til hvert udbud, medmindre udbuddene er indstillet til automatisk at modtage dem ved upload.

Vælg de filer, du vil tilføje til et udbud, og klik derefter på Tilføj til udbud. Vælg derefter alle de udbud, du vil knytte filerne til.

Hvis et udbud er nedtonet, er denne filversion allerede knyttet og vil ikke blive tilføjet igen.

I scenariet nedenfor er en af de filversioner, du valgte, allerede blevet tilføjet til udbuddet 'External walls and cladding'. 

Derfor vil ingen af de valgte filversioner blive tilføjet til dette udbud.

Alle valgte versioner er allerede blevet tilføjet til udbuddet 'Windows, doors, and external openings'. 

Da den samme version ikke kan tilføjes to gange, vil ingen blive tilføjet.

Marker afkrydsningsfeltet for at tilføje alle nye versioner til udbuddet.

Brug kolonnen Udbud til at se, hvilken filversion der er blevet tilføjet til hvert udbud.

Udbudsmetadata

Alle filer på tværs af alle udbud, uanset udbudsgruppe, bruger den samme metadatastruktur. 
Metadata består af Dalux Box standardfelter, udbudsspecifikke felter og brugerdefinerede felter importeret fra Dalux Box.

For at konfigurere metadata skal du gå til OpsætningUdbud'Metadata'

Standardmetadata fra Dalux Box

Denne metadata er altid tilgængelig og importeres fra Dalux Box. Den kan ikke ændres i Udbud-modulet og er angivet med et ikon. 

Kolonnen 'Vis for' bestemmer, hvem der kan se indholdet. 
De foruddefinerede valgmuligheder kan ikke ændres — du skal åbne dem for at se, hvem der kan se det.
Statussen 'Ikke aktiv' kan ændres. Se nedenfor for de tilgængelige muligheder.

Tilføj udbudsspecifik metadata

For at tilføje et nyt metadata Field skal du klikke på TilføjNy.

Navn, type, kolonnebredde og muligheder fungerer på samme måde som i Dalux Box-metadata.

'Vis for'-indstilling

Metadataen 'Vis for' bestemmer, hvem der kan få vist kolonnen og indholdet. 

Ikke aktiv:
Kun Udbudsadministratoren kan se og manuelt redigere indholdet. Metadata vil stadig blive opdateret automatisk, hvis det importeres fra Dalux Box.

Udbudsorganisation:
Alle brugere inden for de tildelte grupper kan se indholdet. Udbuds- og dokumentansvarlige kan manuelt redigere indholdet.

Udbudsorganisation og tilbudsgiver:
Alle brugere inden for de tildelte grupper kan se indholdet. Udbuds- og dokumentansvarlige kan manuelt redigere indholdet.

Ændringer træder i kraft med det samme, og der sendes ingen meddelelser.

Importér brugerdefineret metadata fra Dalux Box

I stedet for at oprette alle metadata Fields manuelt kan du importere dem fra Dalux Box. Dette linker også felter, så de automatisk udfyldes og opdateres, når nye filversioner tilføjes fra Dalux Box.

For at importere fra Dalux Box skal du klikke på TilføjFra Box.

Disse felter er markeret i kolonnen 'Box-egenskab'. 

Du kan ikke ændre deres navne, men du kan justere kolonnens 'bredde', 'muligheder' og 'Vis for' indstillinger, som beskrevet ovenfor.

Tilbudsgivere vil kunne se tidligere versioner og sammenligne dokumenter, tegninger og modeller for at se, hvad der præcist er ændret.

Når du uploader en tegning til Udbudsgruppens filer, skal du sørge for at angive en skala i tegningens metadata, så tilbudsgiverne kan måle afstande og områder nøjagtigt. Hvis filen tilføjes fra Dalux Box, kopieres den foruddefinerede metadata automatisk.

Hvis du ikke selv angiver skalaen, kan dine tilbudsgivere sætte en midlertidig skala.

Udbudsgruppelog

Udbudsgrupper har en log, hvor udbudsaktivitet bliver registreret. Udbudsloggen kan kun tilgås af udbudsansvarlige for udbudsgrupperne for at sikre, at uautoriserede brugere ikke kan få adgang til tilbudsgiveroplysninger og andre følsomme data.

For at få adgang til udbudsloggen skal du gå til Udbud Åbn UdbudsgruppenMere Udbudsgruppe-log:

Dette åbner loggen, hvor du kan se al aktivitet, anvende filtre for at finde specifik information og eksportere resultaterne til et regneark ved at klikke på 'Eksportér'.

Sådan oprettes et Udbud