Bestil FM opgaver fra eksterne leverandører

Som facility manager kan koordinering af serviceanmodninger med eksterne entreprenører være unødvendigt tidskrævende, hvis det ikke håndteres effektivt. Du skal ofte manuelt indtaste detaljer som bygning og kontaktperson i en e-mail, og når entreprenøren ankommer til stedet, mangler de ofte klare instrukser om, hvem de skal kontakte, fordi de ikke kan finde den korrekte e-mail.

Med Dalux Leverandørportal kan du tildele opgaver direkte til leverandører, hvilket sikrer, at eksterne entreprenører har al den information, de har brug for, på forhånd.
Eksterne entreprenører kan også bruge deres mobile enheder til at rapportere om færdiggjort arbejde, herunder med foto og fuld log.

Bestil arbejde fra leverandører

For at tildele arbejde til en ekstern entreprenør, skal du oprette en opgave og knytte den til en leverandør ved at vælge dem fra listen. At vælge en leverandør tilføjer automatisk den standardkontakt fra din organisation, som sikrer, at leverandøren har et kontaktpunkt for adgang eller anden information, der er nødvendig for at fuldføre arbejdssedlen.

I dette tilfælde er opgaven blevet sendt til den eksterne leverandør. Hvis leverandøren har spørgsmål eller har brug for afklaring, kan han se, hvem han skal kontakte.

Leverandørportal

Den eksterne entreprenør har nu adgang til opgaven med de oprindelige oplysninger på sin desktop og mobile enhed.

De har nu mulighed for at afvise eller godkende opgaver, tildele den internt til den medarbejder, der vil udføre opgaven, eller sende en besked til kunden.

Leverandørportal administration

For at kunne tildele opgaver til en ekstern leverandør, skal Dalux FM-administratoren oprette et firma med typen sat til 'Leverandør' og konfigurere opsætningen som beskrevet i denne artikel: Sådan opsættes virksomheder til Leverandørportalen

Firmaoplysninger

Firmaer i Dalux FM kan konfigureres på flere måder, her er en typisk opsætning for en leverandør:

1. Sæt virksomhedstypen til Leverandør.
2. Angiv den region, hvor denne leverandør kan operere. Arbejdssedler kan kun tildeles leverandøren inden for denne angivne region. I dette tilfælde er der valgt en enkelt bygning.
3. Hvis indstillingen 'Opgaver kræver godkendelse' er valgt, skal facility manageren godkende opgaver, før de kan mærkes som afsluttet.
4. For denne leverandør sendes alle opgaver først til en koordinator, som tildeler dem til en medarbejder. Denne proces sikrer, at indholdet gennemgås inden udførelse. Når medarbejderen afslutter og returnerer opgaven, gennemgår koordinatoren detaljerne, før den sender den tilbage til facility manageren.

Efter afslutningen af den indledende opsætning er næste skridt at tilføje mindst én administrator til firmaet.
Administratoren vil have forhøjede rettigheder til at administrere virksomhedens workflow. Denne bruger vil have beføjelse til at invitere folk til Leverandørportalen, tildele roller og overvåge alle opgaver, der er forbundet med firmaet.

Derudover har administratoren fuld indsigt i hver opgave, der er tildelt firmaet.

Læs mere om opsætning af et firma som leverandør her: Sådan opsættes virksomheder til Leverandørportalen