Som facility manager, kan det være en udfordring at sikre, at alle beboere nemt kan rapportere anmodninger eller problemer, og at indmeldinger løses inden for den aftalte tidsramme.
Med Dalux FM HelpDesk kan du oprette en platform, hvor beboere kan indsende indmeldinger via desktop og mobile enheder, og indmeldingerne kan dirigeres til de relevante modtagere baseret på emnet - endda direkte til en ekstern leverandør, hvis det er nødvendigt.
Facility managers kan overvåge opgavestatusser for at følge fremskridt på forskellige stadier, såsom "ny," "påbegyndt," eller "afsluttet.
De kan anvende filtre for at indsnævre opgaver baseret på kriterier som lokation, prioritet, tildelt, eller forfaldsdato. Brugerdefinerede visninger kan bruges til at gruppere opgaver efter afdeling, prioritet eller type for at give et tilpasset perspektiv.
Derudover kan ydeevnen spores for at identificere flaskehalse og sikre, at opgaver afsluttes inden for aftalte tidsrammer.
QR-koder
Medarbejdere, lejere og bygningens brugere kan hurtigt og nemt rapportere indmeldinger ved hjælp af GPS-lokationer, plantegninger eller QR-koder via Dalux FM HelpDesk-appen. Hvert rum eller asset kan være mærket med en QR-kode, hvilket sikrer nem, øjeblikkelig rapportering af problemer, samtidig med at der gives nøjagtige lokationsdetaljer til modtageren.
Automatisering
HelpDesk-indmeldinger bliver automatisk dirigeret til den relevante facility manager baseret på lokation og emne. Facility manageren kan derefter oprette en opgave til intern eller ekstern håndtering, komplet med al relevant information givet af rapporteren.
Denne proces sikrer hurtigere og mere effektiv service ved at dirigere indmeldinger til den rigtige person fra starten. Derudover kan Dalux FM tildele indmeldinger baseret på specifikke assettyper eller rumkategorier, hvilket yderligere forbedrer workflow-effektiviteten.
Dashboard
Mens alt kører i baggrunden, og indmeldinger automatisk dirigeres til den rigtige person, kan du som facility manager overvåge situationen med flere filtre og visninger.
HelpDesk-administration
Som administrator skal du have den grundlæggende opsætning oprettet, før beboerne kan begynde at rapportere om rum og assets.
Bygninger
Hver bygning skal oprettes komplet med etager og rum. Læs disse artikler om, hvordan du importerer rum til din bygning: Sådan importeres nye DWG-tegninger til FM eller Sådan importeres IFC-modeller til FM
Assets
Assets indeholder al information om en bestemt bygningselement, dette kunne være en dør eller kaffemaskine, osv. Hvis beboerne skal rapportere om assets, skal de oprettes og placeres inden for en bygning, etage eller rum.
Læs denne artikel for at lære mere om oprettelse af asset: Sådan oprettes FM-assets på desktop
HelpDesk-teams og emner
Nu hvor vi har en lokation for beboeren at rapportere indmeldinger om, kan vi oprette vores teamstruktur, dette vil sikre, at det rigtige team kun modtager indmeldinger, der er relevante for dem.
Læs denne artikel for at lære mere om, hvordan man opretter teams: Sådan opsættes Teams til HelpDesk
Opret emner for at gøre det lettere at rapportere og automatisk tildele indmeldinger til relevante teams.
Læs denne artikel for at lære mere om, hvordan man opretter emner: Sådan opsættes Emner i HelpDesk
En simpel opsætning kunne se sådan ud; Alle rengøringsrelaterede indmeldinger tildeles rengøringsledergruppen. Indmeldinger relateret til varme, lys, vand og vinduer tildeles interne tjenester, og hvis nogen bestiller service, tildeles indmeldingen til receptionen.
Du kan nu generere QR-koder til rummene og assets ved at følge disse to artikler:
Læs mere
Hvis du vil lære mere om opgaver i FM, kan du læse denne artikel: Sådan opsættes FM Opgaver
Hvis du vil lære mere om at oprette indmeldinger, kan du læse denne artikel: Sådan sendes Indmeldinger med HelpDesk mobil-appen