Dokumenthåndtering

Som projekteringsleder er det vigtigt at implementere effektiv dokumenthåndtering for at sikre, at dit teams design og planer administreres korrekt og integreres problemfrit i hele projektets livscyklus.

Det kan sikre, at dit team og andre interessenter har de korrekte, opdaterede versioner af disse dokumenter, som er afgørende for, at forhindre dyre fejl og forsinkelser.

Dalux' nøglefunktioner, såsom versionsstyring, nem adgang for arkitekter, ingeniører og entreprenører og mulighed for at spore designændringer, giver et stærkt fundament for effektivt samarbejde.

Versionskontrol og sporing

Når du uploader filer til Dalux, er det vigtigt at vælge en permanent mappe og holde filnavnet ensartet.
Denne tilgang sikrer, at dokumentet opbevares på et enkelt sted, hvorfra du kan bruge Dalux's funktioner til at tildele det til specifikke faser (versionssæt), igangsætte granskninger (granskningspakker) eller udgive filer.

Det sikrer, at alle teammedlemmer arbejder med den aktuelle, godkendte version af dokumentet - afhængigt af deres rolle i projektet.

Dalux Box sporer automatisk dokumentversioner/revisioner og opretholder en komplet historik over ændringer. Kun den seneste godkendte version vises og er straks tilgængelig, mens tidligere versioner er skjult nedenunder, men kan stadig downloades til fremtidig reference.

Adgangsrettigheder og rollebaseret kontrol

Kun autoriserede brugere bør kunne uploade, udgive og godkende dokumenter i bestemte mapper.

Dalux Box tilbyder adgangskontrolfunktioner, der gør det muligt for administratorer at indstille tilladelser til specifikke brugergrupper på mapper.

I dette tilfælde vil arkitekten kunne se dokumenter i alle mapper, men vil kun kunne uploade til sin egen mappe.

Kun udpeget personale, som f. eks. projektledere, projekteringsledere eller BIM-koordinatorer, bør have tilladelse til at udgive dokumenter.

I dette tilfælde skal dokumenter igennem et struktureret workflow, før de udgives til brug på byggepladsen, hvilket sikrer, at de opfylder kvalitetsstandarder og lovkrav.

Dalux Box understøtter tilpassede workflows, der muliggør en kontrolleret granskning- og godkendelsesproces. Dokumenter kan dirigeres til specifikke teammedlemmer eller afdelinger for godkendelse, med automatiserede notifikationer, der sikre, at opgaver bliver afsluttet til tiden.

Læs denne artikel for at lære, hvordan man bruger filflow: Sådan bruges Filflows.

Dalux logger godkendelser og beslutninger, hvilket giver et revisionsspor med henblik på compliance og kvalitetssikring.

Administration af dokumenthåndtering

Som Dalux-administrator eller projektplanlægningsansvarlig kan du opsætte Dalux Box ved at læse de følgende artikler.

Mappestruktur

Læs denne artikel om, hvordan man opretter mappestrukturer og giver specifik adgang til brugergrupper: Mappestruktur og mapperettigheder

Sørg for, at mappestrukturen kan bruges på tværs af de forskellige faser af projektet, så filer kan forblive i den samme mappe; opret dem ikke pr. fase, trin eller proces.

Brug altid et klassifikations- eller nummersystem. Dette gør det lettere at navigere uanset sprog.

Filområder

Aktiver mindst to filområder for at give designteamet et område til koordinering, før filer gøres tilgængelige for entreprenørerne.

Læs denne artikel om, hvordan man opretter dem: Filområder

Fil flows

Opret fil flow mellem design- og byggeteamet, og sørg for, at byggelederen har kontrol over udgivelsen af dokumentation. 

Læs denne artikel om, hvordan man opretter dem: Sådan opsættes Filflows