Serviceaftaler

Ved at inkorporere serviceaftaler i din FM-instans kan du spore alle aktuelle og udløbende aftaler med eksterne leverandører. Denne funktion hjælper dig med at tilknytte relevante opgaver til hver aftale og giver en omfattende oversigt over det arbejde, der er udført inden for aftalens rammer.

Derudover kan facility managers på stedet nemt tjekke, om der er serviceaftaler på plads for assets eller bygninger, når de opretter opgaver.

Sådan opretter du en serviceaftale

Opret en ny serviceaftale ved at navigere til

Opgaver 'Serviceaftaler'.

Her får du også en komplet oversigt over alle dine serviceaftaler.

Klik OpretServiceaftale for at oprette en ny serviceaftale og udfylde formularen.

Stamdata

Navngiv serviceaftalen og tilføj følgende data:

• Kontraktnummer: Tilføj dit interne kontraktnummer for serviceaftalen. Dette kan bruges til nemt at finde aftalen senere.
• Fag: Tilføj hvilket/hvilke fag serviceaftalen relaterer sig til for at finde specifikke aftaler senere.
• Aftaleindhold: Beskriv hvilken type arbejde, der dækkes af serviceaftalen, så dit vedligeholdelsesteam nemt kan finde dette, når de opretter opgaver.
• Beskrivelse: Indsæt yderligere information til dit team.

Kontraktdetaljer

Felterne i denne sektion tillader dig at specificere kritiske detaljer, der hjælper dig og dit team med at administrere og hente serviceaftaler.

• Kontraktnummer: Indtast et nummer, så denne aftale er let at identificere senere.
• Leverandør: Vælg den leverandør, som du har aftalen med. Når dit team opretter en ny opgave og vælger aftalen, bliver leverandøren automatisk sat.
• Ansvarlig: Hvem i FM-organisationen er ansvarlig for denne serviceaftale.
• Aftaleindhold: Oplysningerne om aftalen.
• Beskrivelse: Kort beskrivelse af denne aftale.

Kontraktperiode

• Starttidspunkt: Brug dette felt til at angive startdatoen for serviceaftalen.
• Slutdato: Angiv aftalens udløbsdato for at bevare et klart overblik over kontrakter, der nærmer sig afslutning.
• Notifikationstidspunkt: Angiv antallet af dage før udløbsdatoen, hvor en notifikation skal sendes. Notifikationen sendes til den ansvarlige person og den ekstra modtager.
• Ekstra modtager: Tildel en ekstra interessent, som skal modtage notifikationer, når serviceaftalen nærmer sig sin afslutning.

Økonomi og fag

• Nettopris (årlig): Ved at tilføje en årlig nettopris kan dit team nemmere holde styr på relaterede arbejdsordrer, der er knyttet til en aftalt servicevolumen.
• Fag: Vælg faget for denne serviceaftale.

Placering

At definere de bygninger og/eller assets, som serviceaftalen er relateret til, hjælper dine facility managers med at kontrollere, om der er oprettet en aftale, når der oprettes en opgave på stedet.

Bygninger giver dig mulighed for at vælge bygningerne enten på kortet, eller du kan klikke på Vis i liste for at vælge dem fra listen.

Grunde giver dig mulighed for at knytte serviceaftalen til en grund, som du kan vælge, på samme måde som bygninger.

Zoner giver dig mulighed for at vælge zonerne fra en listevisning.

Assets giver dig mulighed for at vælge assets fra en listevisning.

Når de scanner en QR-kode eller ser på placeringen i Lokationer, kan de hurtigt se, om der er en serviceaftale.

Dokumenter

Når du har oprettet serviceaftalen, kan du tilføje dokumenter, såsom den underskrevne serviceaftale, til den. På den måde kan dit team altid få adgang til kontrakten for at finde specifikke oplysninger.

Klik DokumenterTilføjUpload dokument, og vælg filen fra din computer for at tilføje den til serviceaftalen.

Du finder dokumenterne nederst i serviceaftalen, og du kan tilføje eller erstatte dem når som helst ved at klikke på Rediger dokumenter. Herfra kan du også

• vise filens egenskaber, såsom versioner, fag og andre metadata
• downloade filen på din computer og
• sende den til valgte brugere.

Sådan bruger du serviceaftaler

Serviceaftaler kan vælges i opgaver. Når du gør det, angives leverandøren automatisk i henhold til serviceaftalen.

Opgaver kan også oprettes direkte fra serviceaftalerne ved at åbne dem og klikke på Opret opgave. Serviceaftalen og leverandøren bliver derefter også automatisk sat.

Når du viser en serviceaftale, kan du klikke på Opgavehistorik eller Kommende opgaver for at se alle tidligere og planlagte opgaver, der er knyttet til den. Dette hjælper dig med at overvåge og planlægge alt arbejde, der er relateret til denne aftale.