Sådan bruges Budgetmodulet

Budgetmodulet i FM giver dig mulighed for at spore udgifter til opgaver og opgaveserier samt fakturaer, budgetter, konti og fremtidige planlagte udgifter via 30 års planen.

Budgetmodul

Følgende elementer udgør Budgetmodulet:

• Budgetopfølgning: Dette viser alle aktive budgetter med de tildelte midler og den nuværende økonomiske tilstand.
• 30 års plan: Dette viser alle opgaver og opgaveserier med forventede omkostninger for de næste 30 år. Den simulerede omkostning for aktiverne vises også her.
• Projekter: Dette viser alle aktive projekter. Projekter kan knyttes til projektplaner for at spore økonomien, og til en Handover fra et Dalux build projekt for at importere lokation(BIM) og asset data. 
  

Budgetopfølgning

Dette område viser alle aktive budgetter og deres tilknyttede økonomi.

Alle budgetposter: Dette viser budgetposterne fra alle aktive budgetter. Nedenfor er standardfiltrene ⠀for de aktive budgetter. Disse standardfiltre kan ikke fjernes, omdøbes eller slettes. 

Opgaver uden budget: Opgaver med økonomi, men ikke tilføjet til en konto eller projektplan med et budget. 

Når du vælger en budgetpost i hovedvinduet, giver værktøjslinjen dig mulighed for at:

• Vis tilknyttede opgaver: Se en liste over alle opgaver tilknyttet en konto, der trækker midler fra denne budgetpost.
• Vis tilknyttede opgaveserier: Se en liste over alle opgaveserier tilknyttet en konto, der trækker midler fra denne budgetpost.
• Mere: Eksportér den aktuelle visning til et regneark.

Budgetkolonne

Denne kolonne summerer budgetbeløbet for hver post tilføjet til dette budget, uanset konto og projektplan.

• Opkrævet-kolonne: Hvis fakturaer er aktiveret for FM-instansen, summerer denne kolonne de 'Godkendte og betalte' fakturaer for opgaver. Hvis fakturaer er inaktive, registrerer denne kolonne ingen oplysninger. 
• Forventet-kolonne: Hvis fakturaer er aktiveret for FM-instansen, summerer denne kolonne det forventede faktura-beløb for opgaver. Hvis fakturaer er inaktive, summerer denne kolonne det forventede beløb for opgaver.
• Restbeløb-kolonne: Hvis fakturaer er aktiveret for FM-instansen, summerer denne kolonne forskellen mellem 'Budget' og 'Opkrævet' + 'Forventet' kolonnerne. Hvis fakturaer er inaktive, summerer denne kolonne forskellen mellem 'Budget' og 'Forventet' kolonnerne.

30-årsplan

30-årsplanen viser alle opgaver og deres forventede omkostninger for de næste 30 år. Den simulerede omkostning for aktiverne vises også her.

30 års plan: Viser alle opgaver og deres tilknyttede forventede pris. Hver kolonne følger økonomien baseret på opgavernes deadlines eller de simulerede omkostninger for aktiverne.

Nedenfor er standardfiltret Ejendom. Standardfilteret kan ikke fjernes, omdøbes eller slettes.

I hovedvinduet kan du:

• Opret: Klik her for at oprette en ny eller tilbagevendende arbejdsordre.

Når en opgave/opgaveserie er markeret, kan du:

• Vis opgave: Dette åbner et nyt vindue og viser den markerede opgave
• Skift deadline: Dette åbner et vindue, hvor du kan ændre deadline og skrive en note. 
• Vælg konto og projektplan: Dette åbner et vindue, der viser den aktuelle konto og projektplan. Du kan ændre værdierne herfra.
• Mere: Du kan slette den markerede opgave under mere og eksportere de nuværende kolonner til et regneark. Den slettes permanent og kan ikke genskabes.

Projekter

Her kan de forskellige projekter og oplysninger om dem oprettes. Et link til projektplaner kan spore økonomien, og et link til et Handover-projekt kan overføre BIM-data til din FM-instans.

• Opret: Klik her for at oprette et nyt projekt
• Vis: Klik her for at åbne projektet og redigere indholdet
• Mere: Du kan slette det markerede projekt under mere. Det slettes permanent og kan ikke genskabes.

Opret projekter

For at oprette et nyt projekt, gå til:

Budget Projekter Opret

eller

Indstillinger Projekter 'Projekter'Opret

• Navn: Dette identificerer projektet i listevisningen og kortvisningen.
• Status: Dette kan være aktiv eller inaktiv. Den bruges til sortering og ændrer ingen funktioner.
• Beskrivelse: Dette er en kort beskrivelse af projektet og bruges til at identificere projektets formål.

Detaljer

• Sum: Dette angiver omkostningen og vises i kortvisningen. Dette påvirker ikke tilknyttede projektplaner.
• Fase: Dette angiver projektets fase. Værdierne vises som grønne firkanter i liste- og kortvisningen. Se nedenfor for hvordan man opretter dem.

Projektleder

• Navn: Tekstfelt, der identificerer projektlederen og bruges til filtrering og sortering.
• E-mail: Tekstfelt der identificerer projektlederens e-mail, kun synlig i projektvinduet.
• Telefonnummer: Tekstfelt der identificerer projektlederens telefonnummer, kun synligt i projektvinduet.
• Titel: Tekstfelt der identificerer projektlederens titel, kun synlig i projektvinduet.

Projektomfang

Dette er en liste over de bygninger, der er knyttet til dette projekt. Opret en ny bygning eller vælg en eksisterende.

• : Klik her for at vælge blandt eksisterende bygninger
• Opret ny bygning: Hvis du har tilladelse til at redigere bygningsmassen, kan du oprette en ny bygning her.

Rediger projekt

For at redigere et projekt:

Budgeter Projekter Vælg et projekt Vis

eller

Indstillinger Projekter 'Projekter' Vælg et projekt Vis

Projektplaner

• Tilføj: Tilføj en ny projektplan til projektet. Dette påvirker ikke summen
• Fjern: Vælg en projektplan fra listen og fjern den fra projektet

I nederste højre hjørne kan du vedhæfte dokumenter til dette projekt. Når der er dokumenter på en projektplan, listes de under dokumentsektionen:

Opret og rediger faser

For at oprette og redigere faser:

Indstillinger Projekter 'Faser'

Hold musen over en fase for at vise værktøjerne:

• : Skift navnet
• : Slet fasen; hvis du sletter en fase, der allerede er i brug, skal du vælge en anden til at erstatte den.
• Tilføj fase: Tilføj en ny fase

Træk og slip faserne for at ændre rækkefølgen.

Link til Handover

Hvis instansen er opsat af Dalux, kan du linke til et Dalux Build-projekt og importere BIM-modellen med lokation og aktiver fra Handover-modulet.

Budget Projekter Vælg et projekt VisTilknyt til Dalux Handover

Kontakt din lokale Dalux Customer Success Manager for at høre mere om denne funktion.

Faktura

Fakturaer gør det muligt at registrere fakturabeløb, status, forfaldsdato og vedhæftede dokumenter. De kan knyttes til opgaver eller serviceaftaler for at følge økonomien. 

Fakturaernes standardfiltre vises altid øverst og kan ikke ændres:

• Alle fakturaer: Alle fakturaer du har rettighed til at se.
• Mine ubetalte: Fakturaer ikke betalt hvor du er ansvarlig.
• Teamets ubetalte: Fakturaer ikke betalt hvor en fra dit team er ansvarlig.
• Teamets betalte: Fakturaer godkendt og betalt hvor du er ansvarlig.
• Teamets afviste: Fakturaer afvist hvor en fra dit team er ansvarlig.
• Forkert data: Alle fakturaer du har rettighed til at se, som har forkert data.

Farvede prikker

Til venstre for hver faktura angiver den farvede prik, om fakturaen er blevet eller vil blive betalt til tiden.

Hvis forfaldsdatoen for en faktura er efter den aktuelle dato, er den rød.

Hvis godkendt og betalt før forfaldsdatoen, er den grøn.

Hvis der ikke er nogen farvet prik, er der enten ingen forfaldsdato, eller forfaldsdatoen ligger i fremtiden.

Værktøjslinje

Værktøjslinjen indeholder følgende værktøjer, når en faktura er valgt.

• Opret: Opret en ny faktura. Se nedenfor.
• Vis faktura: Åbner fakturavinduet, herfra kan du redigere data.
• Mere:
  • Slet: Slet den markerede faktura(er). Dataene slettes permanent og kan ikke gendannes.
  • Eksportér: Eksportér aktuelle fakturaer med data fra synlige kolonner.

Opret en faktura

Opgaver Fakturaer Opret Faktura

Tilknyt: En faktura kan tilknyttes til en serviceaftale eller opgave, og de vises under Relationer.

Se nedenfor under 'Vis faktura' for detaljer.

Status

• Modtaget: Faktura modtaget og ubetalt. 
• Afvist: Faktura modtaget, men vil ikke blive betalt.
• Vare modtaget: Materialer modtaget til arbejdet, men ikke betalt.
• Godkend og betal: 'Netto-beløbet' betales fuldt ud og påvirker Opkrævet-kolonnen i et budget, hvis det er blevet tilføjet til en konto.

Hoveddata

• Fakturanummer: Obligatorisk felt, der bruges til at identificere fakturaen.
• Fakturadato: Indtast datoen, hvor fakturaen blev modtaget.
• Forfaldsdato: Dato for betaling af fakturaen. Dette vil påvirke de farvede prikker beskrevet ovenfor.
• Netto-beløb: Indtast fakturabeløbet; dette vil påvirke Opkrævet-kolonnen, når fakturaen er betalt og økonomien er afsluttet.

Forhåndsvisning

Dette viser første side af det første dokument, der er tilføjet fakturaen; du skal oprette fakturaen, før du kan tilføje dokumenter til en faktura.

Se nedenfor under 'Vis faktura' for detaljer.

Vis faktura (Rediger)

Opgaver Fakturaer Vælg en faktura Vis faktura

Status og Hoveddata kan redigeres som beskrevet under Opret. Se ovenfor.

Dokumenter

Rediger dokument: Klik her for at tilføje eller fjerne dokumenter, der er knyttet til denne faktura.

Relation

Opgave (Se billede ovenfor)

Hvis en faktura er knyttet til en opgave, vil den blive vist her. Du kan ikke redigere oplysningerne direkte herfra i fakturaen.  Klik Vis opgave for at åbne den vedhæftede opgave. 

Serviceaftale

Hvis en faktura er knyttet til en serviceaftale, vises den her. Du kan ikke redigere oplysningerne direkte herfra i fakturaen. 

Klik på Vis leverandør for at åbne leverandørvinduerne.

Klik på 'Vis serviceaftale' for at åbne serviceaftalen.