Sådan bestilles Opgaver fra en leverandør i Leverandørportalen

Denne artikel viser dig, hvordan du bestiller opgaver fra en leverandør. Vi gennemgår, hvordan du sender opgavert il leverandører, og hvordan du godkender eller afviser arbejde udført af leverandøren.

Hvis du vil lære, hvordan du opsætter virksomheder til leverandørportalen, kan du læse denne artikel: Opret virksomheder til Leverandørportal.

Sådan bestiller du opgaver fra leverandører

Der er to måder at sende opgaver til leverandører. Du kan tildele en leverandør på eksisterende eller nye opgaver eller oprette en ny opgave, når du ser virksomheden.

Når du opretter eller redigerer en opgave, skal du rulle ned til området Ansvarlig.

Vælg en leverandør fra rullemenuen eller brug -ikonet for at åbne den fulde liste over leverandører.

Når du vælger en leverandør, skal du også angive en kontaktperson. Kontaktpersonen kan være en person i den fysiske bygning, som kan hjælpe leverandøren med adgang eller vejledning.

Personen, der opretter opgaven, bliver automatisk tildelt som kontaktperson, men dette kan ændres ved at klikke på -ikonet.

Du kan vælge en kontaktperson fra:

• Team - En bruger i dit team
• Teamgruppe - En bruger i teams inden for din gruppe
• Kontakter - En bruger fra kontakterne på instansen
• Brugerdefineret - En brugerdefineret kontakt, som ikke er i instansen

Når opgaven er oprettet, bliver du spurgt om du vil bestille opgaven eller ej. Hvis du klikker på 'Bestil', oprettes opgaven, og ordren sendes til leverandøren.

Hvis du ikke bestiller opgaven, vil opgaven blive markeret som 'Ny, afventer bestilling'.

Dette giver dig mulighed for at gennemgå opgaven, før du sender den til leverandøren.

For at sende opgaven skal du åbne opgaven igen og klikke på Bestil. Når du bestiller en opgave, kan du tilføje en valgfri intern/ekstern note og vedhæfte filer.

Leverandøren får besked via e-mail, når opgaven er bestilt.

Sådan bestiller du direkte fra virksomhedsoverblikket i leverandørportalen

Du kan også oprette bestillinger direkte til virksomheden, når du ser dem i oversigten i Leverandørportalen.

Du kan finde oversigten ved at gå til:

Indstillinger Generelle indstillinger Grundlæggende data: 'Virksomheder'.

I det nye vindue skal du klikke på Leverandørportal og vælge virksomheden. Åbn den enten ved at dobbeltklikke eller ved at klikke på Vis virksomhed.

Når virksomheden er åben, kan du klikke på Bestil opgave. Dette åbner et nyt opgavevindue, og leverandøren bliver automatisk tildelt.

Derefter er processen den samme som vist ovenfor.

Sådan godkender eller afviser man arbejde udført af en leverandør

Hvis leverandøren har aktiveret indstillingen "Opgaver skal godkendes" i virksomhedens leverandørportal, skal alt arbejde, der udføres af leverandøren, godkendes eller afvises af kunden (den person eller det team, der har udstedt opgaven).

En bestilling markeret som udført af leverandøren kan findes i enten:

• Min indbakke - Hvis du er den direkte ansvarlige for bestillingen
• Eksterne opgaver - Hvis du ikke er direkte ansvarlig, men dine brugerrettigheder giver dig mulighed for at se ordren

I begge tilfælde kan opgaven åbnes ved at dobbeltklikke eller bruge Vis opgave.

Når opgaven er åbnet, kan du se alle tilføjede informationer og den fulde historik for bestillingen. Afhængigt af opsætningen og det aktive modul kan du se information såsom tidsregistrering og økonomi.

Svarmulighederne er øverst. Hvis du er tilfreds med leverandørens arbejde, klik på Godkend, luk.

Når du lukker en opgave, kan du tilføje interne eller eksterne noter og vedhæftede filer. Hvis du bruger tidsregistrering og økonomi, skal du måske udfylde disse felter, før opgaven kan lukkes. 

Klik på 'Udfør', når du er færdig, og bestillingen vil blive lukket.

Leverandøren kan finde den afsluttede opgave i Afsluttet indbakken, og kunden kan finde den i Teamets afsluttet, lukkede indbakke.

Hvis en opgave genåbnes, skal samme trin gennemføres igen. Som f.eks. at blive godkendt af leverandøren.