Sådan bruger du Leverandørportalen som leverandør på desktop.

Denne artikel vil vise dig, hvordan du arbejder med opgaver i leverandørportalen.

Denne artikel er beregnet til virksomheder, der bruger leverandørportalen til at udføre og kommunikere om opgaver, som er modtaget af brugere i Dalux FM.

Oversigt over leverandørportalen

Afhængig af opsætningen og rettighederne kan leverandørportalen se lidt anderledes ud.

I dette eksempel er perspektivet en virksomhedsadministrator og koordinator.

Leverandøren har fået ekstra adgang til Lokationer og Assets.

Når du logger ind på leverandørportalen, vil du se din indbakke.

I værktøjslinjen til højre kan du navigere gennem de forskellige moduler såsomLokationer og Assets. Hvis du er firmaadministrator kan du også få adgang til Indstillinger.

I sidebjælken vil du se Opgaver, Opgaveserier, og Tjeklister.

Opgaver indeholder alle de forskellige indbakker og arkiver for opgaver. Her kan du finde igangværende opgaver og lukkede opgaver (enten godkendte eller afviste).

Opgaveserier indeholder en oversigt over opgaveserier som en kunde har tildelt leverandøren. Opgaveserier vises med intervallet for hvornår opgaverne skal udføres. Opgaverne genereres automatisk og føjes til indbakken i Opgaver.

Tjeklister vil indeholde enhver tjekliste der er blevet udfyldt. En tjekliste kan kun udfyldes som en del af en opgave.

Assets giver et overblik over assets. Hvis leverandøren også har tilladelse til at redigere assets, kan assets redigeres eller oprettes fra dette menu.

Indstillinger giver virksomhedsadministratoren mulighed for at ændre opgavefordelingen og indstille koordinatoren og godkendelseskravene. Virksomhedsadministratoren kan også tilføje, redigere eller deaktivere brugere i virksomheden.

Anbefalet fremgangsmåde til håndtering af opgaver

Workflowet nedenfor er en generel retningslinje. Den nøjagtige proces kan variere afhængigt af din opsætning, så betragt dette som best practice frem for et strengt krav. Hvert trin forklares mere detaljeret i de følgende kapitler.

1. Bekræft:
   Hvis du kan acceptere opgaven og har alle de nødvendige oplysninger, skal du bekræfte den og angive datoen for, hvornår arbejdet udføres. 
2. Afvis:
   Hvis du ikke kan acceptere opgaven, eller hvis vigtige oplysninger mangler, skal du afvise den og give en klar forklaring på årsagen. 
3. Udfør:
   Når arbejdet er udført, skal du markere opgaven som udført. Tilføj en kort beskrivelse af det udførte arbejde, og inkluder relevant dokumentation som vedhæftede filer. 
4. Afvist, sendt tilbage:
   Hvis opgaven ikke lever op til kundens forventninger, kan de afvise den. I så fald vil den blive sendt tilbage til afhjælpning.

Brug Bekræft, Afvis og Udfør til at kommunikere med din kunde. Hver handling flytter opgaven til den tilsvarende indbakke, hvilket indikerer, at kunden har en handling, der skal udføres.
 

Accepter eller afvis en opgave

Når du modtager en opgave fra en kunde, vil den dukke op i din indbakke. For at åbne opgaven, dobbeltklik på den eller vælg den og klik på Vis opgave.

Når en opgave er åbnet, vises svarmulighederne øverst. Herfra kan du:

• Afvis - Afvis opgaven. Du kan tilføje en note og en vedhæftning, når du afviser arbejdet.
• Bekræft - Accepter opgaven. Du kan tilføje en note, en vedhæftning, udførelsesdato og forventet pris, når du accepterer arbejdet. 
  Udførelsesdatoen skal være før kundens fastsatte deadline, og den forventede pris skal muligvis godkendes af kunden, afhængigt af indstillingerne.
• Fuldfør - Hvis eller når arbejdet er fuldført. Når du fuldfører en opgave, kan du tilføje en note og vedhæftninger. Du kan også angive den brugte tid på arbejdet og hvilken dato det blev fuldført.
• Mere -  Dette giver dig yderligere valgmuligheder, såsom at tilføje information, udskrive, oprette en indmelding eller tilføje dokumenter (kun synlig hvis ingen er blevet tilføjet).

Når du ruller ned i opgaven, kan du se alle oplysninger om opgaven.

I området Ansvarlig kan du:

• Angiv den ansvarlige medarbejder
• Se kontaktpersonen for opgaven
• Se hvilken serviceaftale opgaven tilhører (hvis nogen)
• Se hvem fra din virksomhed der er tildelt opgaven, og tildel den igen, hvis det er nødvendigt

I dette eksempel vil vi acceptere opgaven, så vi klikker på Godkend.

Et nyt vindue vil åbne, hvor en note kan tilføjes, og udførelsesdatoen og den forventede pris også kan indstilles. Når du har udfyldt oplysningerne, skal du klikke på 'Bekræft'.

Når en opgave er godkendt, vil kunden modtage en e-mail-notifikation. Opgaven vil flytte fra Ny, ubekræftede til Godkendt mappe i leverandørportalen.

Tildel opgave til kollega

En opgave kan derefter tildeles en specifik bruger i virksomheden, hvis nødvendigt. Dette gøres ved at vælge opgaven og klikke på Tildel og derefter vælge medarbejderen.

Sådan fuldfører du en opgave

Når en godkendt opgave er blevet fuldført, kan den markeres som sådan, hvilket underretter kunden om, at arbejdet er udført.

For at udføre en opgave skal du åbne opgaven og klikke på Udfør. Du kan tilføje en besked til kunden, tilføje vedhæftninger og tilføje tidsregistreringer. Klik på 'Gem' når du er færdig.

Afhængigt af opsætningen er opgaven nu i en af disse tilstande:

• Fuldført - Hvis opgaven er fuldført og lukket af leverandøren
• Fuldført, venter på koordinator - Hvis opgaven er blevet fuldført af en medarbejder, som ikke er koordinatoren
• Fuldført, afventer kundens godkendelse - Hvis opgaven er blevet fuldført, men kunden skal foretage den endelige godkendelse

Når en ordre er afsluttet og godkendt, vil den flytte til Afsluttet mappe.

For virksomhedsadministratorer

Dette afsnit forklarer de ekstra funktioner, som en virksomhedsadministrator har adgang til. Disse indstillinger findes ved at klikke på Indstillinger i sidemenuen.

Indstillinger for leverandørportal

Virksomhedsadministratoren kan styre, om alle opgaver skal være synlige for alle medarbejdere, eller om opgaverne skal gå til en koordinator.

Hvis du vælger koordinatormuligheden, kan en virksomhedsadministrator tilføjes som koordinator for virksomheden.

 Du kan også styre, om koordinatoren skal godkende arbejdet, før det kan returneres til kunden.

Tilføj og administrer brugere

Virksomhedsadministratorer kan tilføje andre brugere fra virksomheden til leverandørportalen. Når du logger ind på leverandørportalen, klik på Indstillinger.. Dette vil åbne vinduet 'Rediger virksomhed'.

I området 'Brugere', klik Tilføj. Du indtaster derefter deres email og navn. Valgfrit kan du tilføje et telefonnr. og en stilling.

Du kan også angive, om medarbejderen skal være administrator.

Du kan redigere oplysningerne ved at vælge en medarbejder og klikke på Rediger.

Hvis du har brug for at fjerne en medarbejder, vælg dem på listen og klik Deaktiver.