Sådan oprettes nye Indsendelser

Denne artikel forklarer, hvordan man opretter en ny indsendelse.

En indsendelse består af forskellige metadata, der hjælper med at opnå sporbare leverancer, såsom:

Deadline for indsendelse
Indsender (Brugergruppe, der skal levere filerne)
Beskrivelse
Destinationsmappe (hvor filerne vil blive uploadet til i Dalux Box)
Pladsholdere (en liste over pladsholderfiler, der skal leveres, før de kan indsendes)

Indsendelser administrerer og sporer de planlagte filleverancer/indsendelser på projekter. Indsendelsesfunktionen giver dig mulighed for at tilpasse et granskningsflow og dokumentere granskningsprocessen i Dalux.

Læs mere

Hvis du vil vide mere om opsætning af indsendelser, indsendelse af filer eller granskningsprocessen, kan du læse disse artikler:

Forstå indsendelsesprocessen

Brugerrettigheder

Projektadministratorer, projektplanlægningsansvarlige og indsendelsesansvarlige kan oprette nye indsendelser. Det er også muligt at indstille rettigheder i brugerdefinerede grupper for at oprette/administrere indsendelser i specifikke pakker.

Du kan læse mere om brugerrettigheder og brugergrupper i denne artikel: Sådan opsættes Brugergrupper

Roller i indsendelser

En indsendelsesproces i Dalux har følgende roller:

Indsendelsesansvarlig
Indsender
Granskningsansvarlig (valgfri)
Gransker (valgfri)
Godkender

Indsendelsesansvarlige

Indsendelsesansvarlige er ansvarlige for at oprette nye indsendelser. Det er også muligt at tillade oprettelse af nye indsendelser i forskellige pakker på niveauet for brugergrupper. Indsendelser oprettes altid som kladder, og det er indsendelsesansvarliges ansvar at starte indsendelsen med handlingen 'Send til indsender'.

Indsender

Indsendere er indstillet for hver indsendelse og er de specifikke brugergrupper, der kan aflevere filer. Når indsenderen har uploadet deres filer, har de ansvaret for at markere filerne som indsendt for at starte næste trin i processen.

Granskningsansvarlige

Det er muligt at sætte en rolle som granskningsansvarlig, som et valgfrit trin før granskningsprocessen. Granskningsansvarlige vil være ansvarlige for at kontrollere de indsendte filer, før indsendelsen sendes til 'Granskning'. Hvis det er nødvendigt, har en granskningsansvarlig mulighed for at tilføje yderligere grupper til granskningsprocessen, før filerne sendes til granskning.. Granskningsansvarlige kan også returnere indsendelsen til det foregående trin.

Gransker

Flere forskellige grupper kan indstilles som granskere og er ansvarlige for at granske og lave anmærkninger de indsendte filer før den fastsatte deadline. Når en gruppe er færdig med at granske, kan de indstille status til 'Afsluttet'. Hvis deadline passeres og er sat som obligatorisk, ændres granskningsstatus automatisk til 'Afsluttet'.

Godkender

Godkenderen er det sidste trin i indsendelsesprocessen og er ansvarlig for at godkende eller afvise indsendelsen som helhed.

Indsendelsesstatus

En indsendelsesproces kan have følgende faser:

Kladde
Afventer
Indmeldt
I granskning (hvis et granskningstrin er blevet tilføjet til granskningsflowet)
Venter på godkendelse
Afsluttede

Kladde

Nye indsendelser oprettes i en kladde tilstand. Alle metadata på indsendelsen kan ændres, og indsendelsen vil endnu ikke være synlig for indsenderne, granskningsansvarlige eller godkenderne. Ingen notifikationer sendes. Filer kan ikke uploades til indsendelser i kladde-status.

Afventer

Når indsendelsesprocessen starter, ændres status til afventer. Indsendelsen venter nu på, at indsenderen uploader filer. En e-mailnotifikation vil blive sendt ud, og indsendelsen er synlig for indsenderen i 'Mine indsendelser' mappen. Indsendelsen er endnu ikke synlig for granskningsansvarlig eller granskere. Filer kan uploades til indsendelsen.

Indmeldt

Når filerne er blevet uploadet, kan indsenderen indsende filerne, og status vil ændre sig. Hvis en granskningsansvarlig er blevet tilføjet til flowet, vil de modtage en notifikation.

I granskning

Indsendte filer vil komme ind under granskningsstatus, hvis et granskningstrin er i indsendelsesflowet. Hvis en granskningsansvarlig også anvendes, skal de sende filerne til granskning. Brugere i granskningsgruppen modtager en notifikation.

Når en indsendelse er i granskningsstatus, flyttes den til Granskninger-mapperne i Box.

Afsluttede

Når en indsendelse er godkendt, vil den blive markeret som afsluttet og arkiveret i Dalux.

Sådan opretter du en ny indsendelse

For at starte et indsendelsesflow skal en ny indsendelse oprettes. For at gøre dette skal du gå til
Box Indsendelser Alle indsendelser Ny.

Bemærk, at du også kan oprette nye indsendelser fra de forskellige Pakker. Denne metode indstiller automatisk pakken for den nye indsendelse.

Når du opretter en ny indsendelse, vises et nyt vindue, hvor indsendelsen kan konfigureres.

Navn - Navnet på indsendelsen vist i listevisninger
Pakke - Hvilken indsendelsespakke indsendelsen er knyttet til
Flow - Hvilken granskningsflow der skal bruges til indsendelsen
Indsender - Hvilken brugergruppe der indsender filer
Spec. sektion - En måde at kategorisere indsendelsen
Spec. undersektion - Hvis nødvendigt kan du yderligere kategorisere indsendelsen
Deadline - En deadline for filindsendelse
Målmapper - Hvilken mappe(r) de indsendte filer kan uploades til
Beskrivelse - Hjælp tekst til at tilføje kontekst til indsendelsen

Bemærk

Du kan kun vælge destinationsmappen, hvis du har redigeringstilladelser til den. Hvis den korrekte mappe ikke vises, skal du kontakte din projektadministrator.

Når du er færdig, skal du klikke på 'Gem'. Hvis du laver flere indsendelser, kan du afkrydse 'Opret flere', og et nyt vindue vises, efter du klikker på 'Gem'. Nye indsendelser oprettes altid som en kladde.

En indsendelse er opdelt i flere områder. Som en kladde er det muligt at ændre alle metadata for indsendelsen.

Bemærk

Du kan redigere indsendelsen, mens den er i 'Kladde' eller 'Afventer' status. Men du kan ikke ændre indsenderen eller destinationsmappen, hvis filer er blevet tilføjet til indsendelsen.

Ændringsstatusknappen findes øverst på skærmen. Bemærk: Da indsendelsen er i kladde status, og alt kan ændres, er det også muligt at Sende til indsenderen uden at oprette pladsholdere, selvom dette er angivet som et krav, når der oprettes en ny indsendelse. Sørg for, at indsendelsen er klar, før du sender den til indsenderen.
Status for indsendelsen kan ses her.
Flowet kan ses øverst på indsendelsen. I kladde- og afventerstatus er det muligt at ændre grupperne, der er knyttet til hvert trin, ved at klikke på dem og vælge en anden brugergruppe.
Filpladsholdere oprettes og vises her - se nedenfor hvordan filpladsholdere oprettes.
Den overordnede information for indsendelsen kan ses her. Disse værdier kan ændres, mens de er i kladde- eller afventer status, ved at klikke på -ikonet.
Vedhæftede filer kan tilføjes til indsendelsen. Kun filer fra Dalux Box kan vedhæftes.
Den fulde historik over indsendelsen vises her og opdateres automatisk.

Hvordan man opsætter filpladsholdere

Hvis det er påkrævet, kan du angive, hvilke filer der skal uploades til indsendelsen. Dette trin er valgfrit.

Tips og tricks

Filpladsholdere er en god måde at begrænse uploads til bestemte filnavne - f.eks. hvis du vil have filer til at overholde en filnavnsskabelon. Husk, at indsenderen skal matche pladsholderne præcist. Du bør overveje, hvornår pladsholdere skal bruges, baseret på hvilken type indsendelse du opretter.

Dette kan gøres ved at klikke på knappen 'Opsæt pladsholdere' i Filer-området for indsendelsen.

Pladsholdere kan tilføjes manuelt eller kopieres og indsættes fra et 2-kolonne regneark.

For at tilføje en fil-pladsholder skal du klikke på Tilføj.

Den uploadede fil kan have et hvilket som helst navn, men den skal matche pladsholderfilens navn for at fylde pladsholderen og indsende filerne.

Indsenderen har mulighed for at uploade filer med forskellige filnavne direkte til pladsholderen, men Dalux vil ændre navnet på filen for at matche pladsholderen.

Enhver fil, der uploades uden for pladsholderne, vil blive tilføjet som 'Yderligere filer' til indsendelsen.

Når indsendelsen er blevet opsat som ønsket, kan processen startes ved at klikke Send til indsender. Dette ændrer status til 'Afventer' og underretter brugerne i indsenderrollen.