Sådan bruger du filflows

I denne artikel vil vi gennemgå, hvorfor du bør bruge funktionen 'Filflows', og hvordan du bruger den.

Filområder er en underliggende funktion for filflows, da flows bruges til at godkende og autorisere filer mellem de 3 filområder:

Filer

Fælles filer

Udgivne filer

Filer kan ses som et sted for filer, der er under udvikling, mens fælles filer kan ses som et sted for filer, der er klar til granskning. Det publicerede filområde er for filer, der er klar til at blive udgivet til projekt deltagere.

Filflows er processer og workflows, der bestemmer, hvordan filer bevæger sig mellem de forskellige faser af fildeling, og hvordan de derfor bevæger sig mellem disse 3 forskellige filområder.

Godkendelse af filer

Der er to måder, en fil kan blive godkendt på: Direkte godkendelse eller via filflows. I denne artikel vil vi gennemgå brugen af filflows. Hvis du vil lære, hvordan man direkte godkender filer ved kun at bruge filområde funktionen, kan du læse vores artikel om Filområder.

Hvordan man starter filflows

Når et filflow er startet, vil det blive flyttet til sin første fase, hvor det skal godkendes. Filen vises for den bruger, der er sat til at godkende trinnet i filflowet, i områdetAfventer min autorisering:

Filene vil kun blive godkendt/autoriseret, hvis filen passerer alle trinene. Hvis brugeren i det første skridt godkender, men brugeren i det næste skridt ikke gør, vil filen ikke passere filflowet.

Start filflowet

Når flowet er aktivt, kan flowstarteren (i vores eksempel, arkitekten) indsende en fil til godkendelse/autorisation under

Box Filer Vælg fil(er) Mere Start autoriseringsflow Vælg godkendelsesprocessen.

I det nye vindue vil du se en oversigt over, hvad der vil ske med hver fil. For at starte flowet, klik på 'Start flow'.

Filen vil derefter gå til sektionen Autoriseringer til udgivne filer Afventer andres autorisering. For den person, der skal godkende filerne, vil det blive placeret under Afventer min godkendelse:

Hvordan man godkender/autoriserer filer i filflows

Brugeren, der skal godkende/autoriserer en fil, vil blive notificeret via e-mail.

De kan også se, hvornår filer har brug for godkendelse/autorisation ved hjælp af en tæller, der vises på Box-modulet i sidepanelet, og tællerne i side menuen for

• Godkendelser til fælles filer
• Afventer min godkendelse
• Autorisationer til udgivne filer

De kan derefter vælge at godkende/autoriserer eller afvise filen. For at gøre dette, gå til

Godkend:

Godkendelser til fælles filer Afventer min godkendelse Vælg filen Godkend eller Afvis:

Autoriser:

Autorisationer til udgivne filer Afventer min autorisering Vælg filen Godkend eller Afvis:

Opret kommentarer i et filflow

Når en fil er i et filflow, kan den nuværende bruger (som er godkenderen) have mulighed for at lave kommentarer. Disse kommentarer kan laves, når der godkendes eller afvises en fil. For eksempel kan en kommentar laves til den ansvarlige for at håndtere afviste filer. Når du opretter en kommentar, kan brugeren vælge blandt tilgængelige kommunikationskanaler og kommentartyper.

For at oprette en kommentar, gå til:

Afventer min godkendelse Vælg filen Vis Ny kommentar.

Opret derefter en markering, udfyld kommentar-formularen til højre, og klik 'Opret:

Få en oversigt over filer i flows og deres status

Projektadministratorer og projektplanlægningsadministratorer kan finde et dashboard for filflow på hjemmeskærmen i Dalux Box.

Dashboardet kan give dig et overblik over fremdriften af filflows i dit projekt og hjælper med at identificere potentielle flaskehalse. Dashboardet viser forfaldne og kommende deadlines for filflows samt hvordan disse er fordelt på brugergrupper.

Når filflows er blevet opsat, kan du få en oversigt over status for filerne i filflows ved hjælp af listevisningen. Dette gøres ved at bruge kolonnerne i listevisningen, der kan vise dig:

• 'Nyeste version i godkendelses-/autoriseringsflow' kolonnen;
  • Hvis den nyeste version af en fil er i et filflow:

• 'Nyeste version i Fælles/Udgivne' kolonnen
  • Hvis den nyeste version af en fil er i de Fælles/Udgivne filområder:

• 'Startet' (Dato) kolonnen og 'Startet af' (Bruger) kolonnen
  • Hvornår et flow blev startet, og af hvem

Filflow-rapporter

Du kan udskrive eller eksportere en PDF-filflowrapport for godkendte eller autoriserede filer. PDF-rapporten indeholder et miniaturebillede af filen, dens version, Box-mappen den er i, og dens filflowhistorik. Du kan se, hvad eller hvem der udløste flowet, og hvem der fuldførte hvert trin, samt hvornår hvert trin blev fuldført.

Du kan udskrive filflowrapporten fra listevisningen eller direkte fra filen.