Sådan opsættes HelpDesk

I denne artikel vil vi gennemgå indstillingerne for HelpDesk og hvordan de påvirker HelpDesk-instansen. Indstillingerne vil hjælpe Dalux FM-administratorerne med at tilpasse instansen til deres organisations behov.

Du finder HelpDesk-indstillingerne for at opsætte din HelpDesk i

IndstillingerHelpDesk

Login indstillinger

I 'Indstillinger for login' administrerer du, hvordan brugerne skal logge ind i din HelpDesk og hvilken information de skal give, når de registrerer en ny konto:

Påkrævet logininformation

Hvis du bruger brugerområder i din instans, aktiver 'HelpDesk ID'.

HelpDesk ID'er er tildelt forskellige brugerområder, der identificerer den specifikke region ved adgang til HelpDesk. At kræve disse ID'er for login giver let kontrol over, hvilke bygninger brugere kan se og oprette sager for.

De vil kun se de bygninger, der er knyttet til det område, som HelpDesk ID'et er indtastet for.

Når denne indstilling er aktiveret, vil brugere skulle indtaste HelpDesk ID ved login.

For at se, hvordan dette påvirker brugerens login, kan du læse: Sådan sendes Indmeldinger med HelpDesk mobil-appen.

Det er også muligt at angive navn og telefonnummer som påkrævet information. Disse felter er altid tilgængelige ved login, selv når de ikke er påkrævet.

Login verifikationsindstillinger

Kræve to-faktor godkendelse 

Aktiver to-faktor-autentifikation for at øge sikkerheden for din instans. Dette vil sende en 4-cifret kode til brugeren, som de skal indtaste, før de kan logge ind (for at se, hvordan dette ser ud for brugeren, kan du læse: Sådan sendes Indmeldinger med HelpDesk mobil-appen.) Denne kode sendes til brugerens emailadresse.

Bemærk, at brugere altid skal indtaste en 4-cifret kode, når de åbner deres tidligere billetter i 'Mine indmeldinger', uanset om to-faktor-autentifikation er aktiv eller ej.

Kræver GDPR-samtykke

Hvis brugere skal give samtykke til GDPR-dokumenter ved login til din HelpDesk-instans, kan du aktivere og linke til dokumenterne her.

Hvis du aktiverede 'Kræver GDPR-samtykke', kan du tilføje en URL til dokumenterne i 'URL til GDPR Samtykke detaljer'.

Ved login vil brugere blive bedt om at acceptere vilkårene og betingelserne, der linker til den URL, du har tilføjet:

Tilføj en adresse i 'Samtykke email' hvis informationen om enhver bruger, der giver GDPR-samtykke, skal sendes til en emailadresse:

Indstillinger for domæne

Validér emaildomæne (kræver et specifikt domæne for login)

Hvis du vil tillade oprettelse af indmeldinger kun for brugere af specifikke emaildomæner, kan du aktivere 'Validér emaildomæne'.

Dette er især nyttigt, hvis du har placeret QR-koder på offentlige steder, men vil sikre, at kun internt personale kan sende indmeldinger til HelpDesk.

Klik på Tilføj og skriv et domæne for at tilføje det til listen over gyldige domæner. Du kan tilføje flere domæner for forskellige topniveau-domæner eller andre situationer.

Du kan teste gyldigheden af din opsætning ved at klikke Test validitet og indtaste en email i feltet.

HelpDesk indstillinger

'HelpDesk-indstillinger' giver dig mulighed for at opsætte generelle indstillinger for HelpDesk på din instans.

• Vis etageplan: Tillader brugere at placere deres indmeldinger på en etageplaner i stedet for kun en bygning.
• Vis deadline: Hvis aktiveret, kan brugere, der tjekker deres åbne indmeldinger i 'Mine indmeldinger' se 'Forventet' kolonnen som den planlagte deadline.
• Vis historie: Brugere kan se alle ændringer, der er foretaget på deres indmelding.
• Aktiver assets: Brugere kan oprette sager på specifikke assets i stedet for på etageplaner eller bygninger.
• QR Scan: Brugere kan scanne QR-koder fra HelpDesk-appen for automatisk at placere indmeldinger på en specifik placering.
• Vis QR-genvej: En genvej til QR-scanning er tilgængelig i hovedmenuen i HelpDesk-appen.

Udskriv QR-koder til rum

Når du klikker på 'Print QR-koder til rum', kan du vælge et eller flere rum at udskrive QR-koder for.

Brug filtreringsmulighederne for at indsnævre resultaterne, før du vælger rum.

For at gøre dette vælges et rum (Shift+Klik eller Ctrl+Klik for at vælge flere) og klik på Generer QR-koder.

QR-koder gør det lettere for indmelderen at tilføje lokationsinformation til deres indmeldinger ved at scanne koden.

Kvittering for indmelder

Funktionen 'Kvittering til reporter' lader dig designe den kvittering, reportere får, når de opretter en indmelding i HelpDesk-portalen eller fra HelpDesk-appen. 

Du har grundlæggende tekstformateringsværktøjer til at tilpasse kvitteringen, såsom fed, kursiv, og understreget. Tilføj links til kvitteringen som ønsket og klik på 'Forhåndsvisning' for at se, hvordan kvitteringen ser ud for brugeren.