Påmindelseskabeloner i Dalux kan oprette en brugerdefineret forside til opgavepåmindelser. Flere påmindelseskabeloner kan oprettes og bruges. Dette betyder, at skabeloner kan oprettes til forskellige typer påmindelser eller stadier i projektet. Påmindelseskabeloner oprettes fra pladsholder-tags for forskellige automatisk genererede data fra projektet og fritekstfelter.
Sådan opsættes en påmindelskabelon
Brugerrettigheder
Opsætning af påmindelseskabeloner skal gøres af en projektadministrator eller Field-administrator. Påmindelseskabeloner kan aktiveres i:
Opsætning
Tilføj funktioner
'Påmindelseskabeloner'
Aktivér.
For at begynde at oprette eller redigere påmindelseskabeloner, gå til
Opsætning
Field
'Påmindelseskabeloner' i opgavefunktionens kortet:
Dette åbner et nyt vindue, hvor påmindelseskabeloner kan oprettes og administreres. For at oprette en ny påmindelseskabelon på projektet, klik Tilføj. Nye skabeloner kan oprettes eller importeres fra firmaprofilen. For at starte med en ny skabelon, klik 'Opret ny'.
Emne, rapporttype og pladsholdere
En påmindelseskabelon skal have et 'Emne'. Dette er skabelonnavnet, der vises, når der vælges en skabelon til opgavepåmindelser. Emnet bruges også til filnavnet på rapporten.
Der er tre rapporttyper for påmindelseskabeloner:
- Opgaverapport - Inkluderer hver opgave som en separat opgaverapport (Max. 10 opgaver per rapport)
- Statusrapport - Inkluderer opgaverne i en statusrapportoversigt (Max. 50 opgaver per rapport)
- Ingen rapport - Inkluderer kun forsiden genereret fra påmindelseskabelonerne
I alle tilfælde vil de valgte opgaver til en påmindelse blive vist i emailen sendt til modtageren. Ved brug af påmindelseskabeloner kan du kun sende til én modtager ad gangen.
De blå pladsholdere til højre i vinduet kan tilføjes til skabelonen ved at klikke på dem.
Nedenfor er en tabel der forklarer de forskellige pladsholdere. Alle data i pladsholderne hentes fra Dalux.
| Pladsholdernavn | Tag brugt i Dalux | Forklaring |
| Nummer | {NO} | Vis præfikset og nummeret på de(n) valgte opgave(r) i en linje med hvert opgave nr. adskilt af et komma. |
| Emner | {TITLES} | Viser titlen(e) fra opgaven(e) på en linje med hver titel adskilt af et komma |
| Deadline-tabel | {TASK_TABLE} |
Opretter en opgavetabel med kolonner for opgavens 'Type', 'Nr.', 'Emne', 'Rum'. Tabellen inkluderer også deadline-information og hvornår den sidste påmindelse blev sendt. |
| Projektnavn | {PROJECT_NAME} | Skriver navnet på projektet |
| Projektlogo | {PROJECT_LOGO} | Tilføjer et lille miniaturebillede af projektlogoet |
| Projektfoto | {PROJECT_PHOTO} | Tilføjer et lille miniaturebillede af projektfotoet |
| Firmalogo | {COMPANY_LOGO} | Tilføjer et lille miniaturebillede af firmalogoet (fra firmaprofilen) |
| Afsendelsesdato | {SENT_DATE} | Skriver dato og tid på, hvornår påmindelsen blev sendt i måned-dag-år-tid format (f.eks. 12. september 2023, kl. 11:00) |
| Dato for seneste opgavepåmindelse | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Skriver den sidste dato og tid, hvornår påmindelsen sidst blev sendt, i måned-dag-år-tid format (12-timers ur) (f.eks. 12. september 2023, kl. 11:00) |
| Afsenders signatur | {SENDER_SIGNATURE} | Skriver navnet på personen, der sender påmindelsen |
| Afsenders telefonnummer | {SENDER_PHONE} | Skriver telefonnummeret på personen, der sender påmindelsen |
| Afsenders arbejdsbeskrivelse | {SENDER_WORK_TITLE} | Skriver titlen på personen, der sender påmindelsen |
| Afsenders firmanavn | {SENDER_COMPANY_NAME} | Skriver firmanavnet på personen, der sender påmindelsen |
| Afsenders firmaadresse | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Skriver adressen for firmaet af personen, der sender påmindelsen |
| Modtagers navn | {RECIPIENT_NAME} | Skriver navnet på personen, der modtager opgavepåmindelses-rapporten |
| Modtagers telefonnummer | {RECIPIENT_PHONE} | Skriver telefonnummeret på personen, der modtager opgavepåmindelses-rapporten |
| Modtagers arbejdsbeskrivelse | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Skriver titlen på personen, der modtager opgavepåmindelses-rapporten |
| Modtagers firmanavn | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Skriver firmanavnet på personen, der modtager opgavepåmindelses-rapporten |
| Modtagers firmaadresse | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Skriver adressen for firmaet af personen, der modtager påmindelsen |
| Kontraktnavn | {CONTRACT_NAME} | Skriver navnet på kontrakten forbundet med arbejdspakken, som personen, der modtager opgavepåmindelsen, er i (Se nedenfor hvordan man arbejder med kontrakter) |
| Kontraktdato | {CONTRACT_DATE} | Skriver datoen for kontrakten forbundet med arbejdspakken, som personen, der modtager opgavepåmindelsen, er i (se nedenfor hvordan man arbejder med kontrakter) |
Oprettelse af kontrakter til påmindelseskabeloner
Bemærk
Kontrakter skal aktiveres i firmaprofilen, før de kan bruges på projekter.
Dette kan gøres i:
Standardisering
Biblioteker
'Field-bibliotek'
'Opgavepåmindelsesskabelon'
Kontrakter kan aktiveres på projekter ved at gå til
Opsætning
Field
Tilføj funktioner
'Kontrakter'
Aktivér.
Et 'Kontrakter' funktionskort vil derefter vises i opsætningen. Klik på 'Kontrakter' for at tilføje eller redigere kontrakter på projektet. Herfra kan kontrakter derefter tilføjes, redigeres eller slettes.
Opret en ny kontrakt ved at klikke Tilføj. Kontrakten kræver et navn og en dato. Om nødvendigt kan en arbejdspakke associeres.
Når der oprettes påmindelseskabeloner, hvis du bruger kontrakts pladsholdere, vil kontraktnavnet og datoen kun blive vist under to betingelser.
- For det første skal en arbejdspakke være knyttet til en kontrakt.
- For det andet skal modtageren være en del af den samme arbejdspakke som den forbundne kontrakt.
Bemærk, at hver arbejdspakke kun kan være forbundet med én kontrakt, men én kontrakt kan have flere arbejdspakker.
Eksempel på en påmindelseskabelon
Nedenfor er et eksempel på en opgavepåmindelseskabelon i Dalux.
Sådan bruges påmindelseskabeloner
For at bruge opgavepåmindelseskabelonen til at notificere Dalux-brugere, gå til:
Field
Opgaver
Alle opgaver
Vælg opgave(r)
Mere
Påmind.
Du kan ikke sende en påmindelse til flere forskellige ansvarlige brugere på samme tid.
I det næste vindue skal du vælge, hvilken bruger der skal påmindes. Sæt derefter flueben ved 'Opret rapport med brugerdefineret forside' og vælg hvilken påmindelseskabelon, der skal bruges.
Dalux vil derefter sende en e-mail til modtageren med en genereret forside og de opgaver vedhæftet i henhold til den valgte skabelon. En kopi vil også blive sendt til afsenderen.
Tips og tricks
Hvis du vil teste, hvordan rapporten ser ud, før du sender den ud, kan du følge processen ovenfor, men kun vælge dit eget navn som modtager. Hvis du ikke er tilfreds med, hvordan rapporten ser ud, kan skabelonen redigeres.