Sådan oprettes Udbud

Dalux Udbud styrer alle dine projekters udbud og de indkomne tilbud. Dette gøres ved at oprette udbud, opsætte krav og invitere tilbudsgivere. En sektion for spørgsmål og svar og andre værktøjer i Udbud bruges til at styre udbudsprocessen.

I denne artikel dækker vi, hvordan man kan oprette og opsætte udbud og deres krav.

Sådan opretter du et udbud

Gå til UdbudKlik på en udbudsgruppe Tilføj udbud 'Opret nyt udbud'.

De generelle oplysninger er forudfyldt baseret på udbudsgruppens skabelon. Gennemgå og juster detaljerne efter behov, inden du gemmer.

Navn: Navnet på udbuddet, synligt for tilbudsgivere.

Kunde: Kundens navn, synligt for tilbudsgivere.

Status

• Kladde: Udbuddet er kun synligt for udbudsorganisationen og kan ikke tilgås af tilbudsgivere.
• Igangværende: Udbuddet er aktivt og kan, afhængigt af indstillinger for prækvalifikation og start, være synligt og tilgængeligt for inviterede tilbudsgivere.

Kontaktperson: Navn, telefonnummer og e-mailadresse på den person, der er ansvarlig for at besvare spørgsmål vedrørende udbuddets indhold.

Udbudsbeskrivelse: Angiv en kort beskrivelse af udbuddet for at give tilbudsgivere en klar forståelse af omfanget. Dette er særlig nyttigt for offentlige udbud, da det hjælper med at sikre, at kun relevante tilbudsgivere opretter en bruger.

Udbudsformat: Udbudsformatet bruges kun til filtrering og søgning og påvirker ikke udbuddets indhold eller adfærd. Det er synligt for tilbudsgivere og skal overholde alle juridiske krav i din region eller dit land.
Du kan indtaste et udbudsformat selv, eller du kan vælge udbudsformatet mellem:

• Begrænset udbud
• Projektkonkurrence
• Offentlig udbud med prækvalifikation
• Offentlig udbud uden prækvalifikation
• Udbud med forhandling

Kontrakttype: Kontrakttypen bruges kun til filtrering og søgning og påvirker ikke udbuddets indhold eller adfærd. Det er synligt for tilbudsgivere og skal overholde alle juridiske krav i din region eller dit land.
Du kan indtaste en kontrakttype selv, eller du kan vælge mellem:

• Hovedentreprise
• Totalentreprise
• Fagentreprise

Se tilbud før deadline: Dette giver den udbudsansvarlige mulighed for at se indmeldte tilbud før fristen og skal være slået til, før udbuddets status ændres til 'Igangværende'. Tilbudsgivere vil blive notificeret, hvis denne mulighed er slået til, når de indsender et tilbud.
Denne mulighed er ikke tilgængelig for prækvalifikation eller offentlige udbud (se nedenfor).

Prækvalifikation/Offentlige udbud: Hvis du vælger 'Prækvalifikation/Offentlige udbud'-muligheden, genereres et delbart link, der giver adgang til udbuddet uden at kræve en invitation fra udbudsansvarlig.

Udgivelsesdato: For at give tidlig, begrænset adgang til udbuddet, sæt kryds i 'Udgivelsesdato'-boksen og vælg en dato nedenfor. 
Dette giver prækvalificerede parter eller offentligheden mulighed for at se udbuddets filer uden at indsende et tilbud, hvilket giver alle potentielle tilbudsgivere mulighed for at gennemgå dokumenterne, før tilbudgivning begynder.

Frister og datoer: Når du sætter status til 'Igangværende', skal du beslutte udbuddets start og afleveringsfrist.

• Udbudsstart: Dette definerer, hvornår tilbudsgivere kan begynde at interagere med udbuddet, såsom at downloade udbuddets filer og afgive tilbud.
• Afleveringsfrist for udbud: Dette definerer, hvor længe tilbudsgivere kan afgive deres tilbud, og dermed hvornår udbuddet afsluttes. Tilbudsgivere kan redigere deres tilbud indtil udbuddets frist, men tilbuddene vil blive låst, når fristen er udløbet.

Filer: Sæt kryds i denne boks, hvis du vil have alle filer automatisk synkroniseret til dette udbud fra udbudsgruppens filer. Dette gælder for alle nuværende filer og eventuelle nye filer, der tilføjes senere, men ikke for nye versioner af eksisterende filer (se filversioner nedenfor).

Brug denne funktion til at sikre, at alle filer uploadet til udbudsgruppen også er tilgængelige i dette udbud.

Filversioner: Sæt kryds i denne boks, hvis du vil have alle nye versioner af filer, der allerede er tilføjet til dette udbud, opdateret automatisk, når de opdateres på gruppens udbudsfiler.

Brug denne funktion til at sikre, at eventuelle nye filversioner uploadet til udbudsgruppen automatisk opdateres i dette udbud.

Spørgsmål og svar: Ved hjælp af funktionen spørgsmål og svar kan du nemt håndtere spørgsmål fra tilbudsgivere til dit udbud med flere muligheder for, hvordan du giver svar. Markér afkrydsningsfeltet ved 'Aktivér spørgsmål og svar' for at aktivere dem.

Tilbudsgivere vil ikke kunne sende spørgsmål, før udbuddet er startet. Spørgsmål vil som standard være private, men kan deles med tilbudsgivere af udbudsansvarlige, hvis svaret er relevant for alle. Sæt flueben ved 'Offentlige spørgsmål' for som standard at gøre alle spørgsmål synlige for alle.

Afleveringskrav 

For at sikre, at tilbudsgivere overholder dine afleveringskrav, kan du angive specifikke krav såsom tekst, liste, nummer, dokument eller det europæiske udbudsdokument (ESPD). 

Obligatoriske krav skal være opfyldt, før et tilbud kan indsendes, hvilket hjælper med at håndhæve standarder og reducere fejl.

Opret krav til udbud

Alle udbud oprettes med ét krav i form af et dokument kaldet 'Dokument'. 

Du kan ændre dette krav, hvis det er nødvendigt.  Et udbud skal altid have mindst ét opsat krav.

For at oprette dine afleveringskrav, gå til

Afleveringskrav Rediger eller Kopier fra firma:

Du kan derefter oprette nye udbudskrav eller importere dem fra din firmaprofil.

Dit afleveringskrav, har mulighed for at omfatte:

• Tekst
• Liste
• Heltal eller decimal
• Dokument
• ESPD-dokument

Som standard er de valgfrie, men du kan gøre dem obligatoriske for tilbudsgivere, før de kan uploade et tilbud.

Nye udbud vil altid kræve et dokument kaldet "Dokument". Du kan ændre dette under opsætning, men mindst ét nødvendigt felt er påkrævet.

Administrer udbudsfiler

Filer og mapper administreres på udbudsgruppens niveau. Læs venligst denne artikel for flere detaljer: Sådan oprettes en Udbudsgruppe.

Fra udbuddet kan du se, hvilke versioner er blevet tilføjet, eller Fjern en fil helt. 

At fjerne en fil fra et 'Igangværende' udbud vil notificere alle tilbudsgivere om ændringen.

Tilbudsgivere

En tilbudsgiver er en person eller organisation, der indsender et tilbud for at vinde en kontrakt.

Disse roller kan findes i UdbudVælg udbuddetTilbudsgivere.

Tilbudsgivere er organiseret i brugergrupper, typisk efter firma. En tilbudsgruppe kan inkludere flere brugere, men kun én bruger er ansvarlig for at indsende tilbuddet.

• Tilbudsgivere: Inviterede tilbudsgivere til dette udbud, som i øjeblikket kan downloade, indsende et tilbud, og som vil blive notificeret om ændringer.
• Slettet/Afmeldt tilbudsgivere: Tidligere tilbudsgivere, som er blevet fjernet af en ansvarlig eller som selv har afmeldt sig. De vil ikke blive notificeret om ændringer.

Hvis du vil vide mere om at invitere tilbudsgivere, kan du læse denne artikel: Sådan inviteres tilbudsgivere til Udbud.

Dupliker et udbud

For at spare tid, kan du duplikere et allerede oprettet udbud. Dette kan også bruges til at få et nyt tilbud fra et par udvalgte tilbudsgivere, da du kan vælge, hvilke tilbudsgivere der skal kopieres til det nye udbud.

For at duplikere et udbud, gå til Udbudsgruppe Tilføj udbud 'Opret en kopi':

I dette tilfælde er 'Foundations' blevet duplikeret for at få et tilbud i anden runde fra to tilbudsgivere. Derfor er kun momsnummeret, det samlede beløb og prislisten fra afleveringskrav blevet kopieret over.