Jak nastavit Toky souborů

V tomto článku se budeme zabývat tím, jak nastavit funkci 'Tok souborů' pro schvalování souborů ve vašem projektu Dalux. Tok souborů je úzce spojen s funkcí Oblasti souborů, která musí být v projektu aktivována před nastavením toku souborů.

Oblasti souborů jsou založeny na ISO 19650 a slouží k řízení přístupu k souborům, na kterých se pracuje před finální autorizací a publikováním. 

Existují 3 oblasti souborů:

Soubory

Sdílené soubory

Publikované soubory

Soubory mohou být chápány jako místo pro soubory, které jsou ve fázi přípravy, zatímco sdílené soubory jako místo pro soubory připravené k posouzení. Oblast publikovaných souborů je pro soubory připravené k publikaci účastníkům projektu.

Toky souborů jsou procesy a postupy, které určují, jak soubory přecházejí mezi různými fázemi sdílení a tím i mezi těmito 3 různými oblastmi souborů. Proces toku souborů zahrnuje definování spouštěčů toku (kterou složku tok spravuje), odpovědné osoby a postup práce se soubory. Pomocí toků souborů definujete, jak jsou soubory schváleny a publikovány do příslušných složek, jestli manuálně nebo automaticky.

Aktivace oblastí a schvalovacích toků souborů

Nejprve musíte aktivovat nástroj 'Oblasti souborů'. Za tímto účelem přejděte do Nastavení Box 'Oblasti souborů':

Dále musíte aktivovat funkci Toky souborů. Za tímto účelem zůstaňte v Nastavení a klikněte na 'Tok souborů' a poté na 'Aktivovat':

Nastavení toků souborů

Chcete-li nastavit tok souborů, přejděte na Nastavení Box 'Toky souborů':

Tím se otevře nové okno, kde můžete vytvářet a upravovat toky vašich souborů.

V tomto novém okně klikněte na Přidat pro vytvoření nového toku. Zde si můžete vybrat, zda vytvoříte tok pro:

• Schválení do sdílených souborů

• Autorizaci publikovaných souborů:

Tím se otevře nové okno, kde můžete schvalovací tok nastavit. Schvalovací tok vytvoříte sestavením pracovního postupu a také, jak by měl být tok spuštěn, kdo by ho měl spustit a kdo je odpovědný za odmítnutí souborů:

• Podmínka spouštění toku: co je spouštěčem zahájení toku souborů 
  • Můžete si vybrat mezi složkou, stavem, nebo obojím, kde musí být soubor umístěn ve zvolené složce a/nebo mít zvolený stav, aby mohl být zahájen tok souborů
• Manuální zahájení postupu: uživatelé, kteří mohou přímo předkládat soubory ke schválení/autorizaci a tím zahájit tok (i bez splnění podmínek spouštěče).
• Odpovědná osoba za odmítnuté soubory: uživatelé, kteří zpracovávají soubory, jež byly odmítnuty
• Přidat uživatele do rolí ke schválení sdílených souborů: Toto bude osoba/osoby, které mohou soubor schválit

Zahájení toku

Tok souborů může být spuštěn jedním ze dvou způsobů. Buď může být spuštěn uživatelem nastaveným jako Manuální zahájení postupu nebo může být spuštěn pomocí splnění podmínek Spuštěče toku nastavených v toku.

• Manuální zahájení postupu: Uživatelé ručně odešlou soubor ke schválení/autorizaci. Manuální zahajovatel postupu může odeslat soubor z jakékoliv složky, ke které má přístup, ale pouze v definovaných tocích souborů.
• Spouštěč toku: Tok souborů bude zahájen, pokud je soubor nahrán do vybrané složky a/nebo je mu přiřazen vybraný stav. Pokud je vybrána pouze složka, každý nový soubor ve složce je odeslán ke schválení/autorizaci. Pokud je vybrán pouze stav, všechny soubory se stavem ve všech složkách jsou odeslány v toku souborů. Pokud jsou vybrány oba, soubor musí splnit všechna kritéria, aby byl odeslán v toku souborů.

Příklad

V tomto příkladu tok souborů začne, když je soubor nahrán do složek výkresů a modelů a je mu přiřazen status 'Vhodné pro publikaci':

Pracovní postup

Vytvoření schématu pracovního postupu zahrnuje stanovení kroků schválení pro tok souborů.

Aby byl soubor schválen, musí projít všemi kroky v postupu. Poslední krok, nazvaný „Publikovat“, je ve výchozím nastavení nastaven na ruční schválení, ale v případě potřeby jej můžete změnit na automatické schválení.

Ruční krok vyžaduje, aby byla před aktivací toku souborů přidána alespoň jedna skupina uživatele.

Pro přidání kroků do toku klikněte na Vytvořit krok:

Při přidávání kroku můžete vybírat ze 3 typů:

• Krok schválení pro jednu roli: Jedna osoba (role/uživatel) potřebuje schválit soubor.
• Krok schválení pro více rolí: Více osob (role/uživatelé) potřebuje schválit soubor
• Krok větvení: Větví se do dvou cest, kde uživatel rozhodne, kterou cestu musí soubor následovat, například kdo musí soubor schválit

Do schvalovacího toku můžete přidat tolik kroků a uživatelů, kolik chcete.

Termíny splnění

Můžete nastavit počet pracovních dnů pro každý krok v procesu schválení nebo autorizace.

Když je nastaven termín, uvidí jej schvalovatel/autorizátor v procesu schválení/autorizace.

Tato informace je pak zobrazena v e-mailové notifikaci, dashboardu a také seznamu pro schválení/autorizaci:

Jeden den před vypršením termínu jsou odpovědní uživatelé (uživatel) pro krok schválení/autorizace upozorněni emailem. Zahajovatel toku schválení/autorizace bude také notofokován po vypršení termínu.

Stav

Chcete-li používat stavy v toku souborů, nejprve je musíte nastavit. Chcete-li se dozvědět, jak to udělat, můžete si přečíst náš článek o jejich nastavení: Metadata Stav souborů.

Je-li funkce stavu aktivována v projektu, musíte nastavit alespoň výchozí stav pro tok souborů.

Po vytvoření jednoho či více stavů je můžete použít v toku souborů. Mohou být použity jako spouštěče toku, jak je popsáno výše, a stav lze také změnit jako výsledek schválení toku souborů.

Chcete-li změnit výsledný stav souboru během toku souborů, jednoduše deaktivujte tok, abyste jej mohli upravovat, a nastavte "Stav ve sdílených souborech po schválení/Stav v publikovaných souborech po autorizaci" na požadovaný stav:

Když je soubor schválen pomocí toku souborů, jeho stav se automaticky změní jako součást procesu.

Aktivování toku souborů

Po dokončení přizpůsobení toku souborů je třeba tok souborů aktivovat, aby se mohl používat v projektu, což provedete kliknutím na "Aktivovat" v pravém horním rohu okna editoru toku souborů:

Duplikace šablony toku souborů

Je možné duplikovat šablony toku souborů. Když vytváříte tok souborů, který je téměř identický s již existujícím, tato funkce vám ušetří spoustu kliknutí.

Duplikovaná šablona toku souborů zkopíruje všechna nastavení z existujícího toku souborů, ale standardně bude deaktivována. Pro duplikaci toku souborů jděte na:

Nastavení Box 'Toky souborů' Vyberte šablonu toku souborů, kterou chcete duplikovat Duplikovat:

Nastavení komunikačních kanálů pro komentáře

Když je soubor v toku souborů, může aktuální uživatel (který je schvalovatel) také mít oprávnění přidávat komentáře. Tyto komentáře mohou být vytvořeny před schválením nebo zamítnutím souboru. Například komentář může být určen osobě zodpovědné za zpracování zamítnutých souborů. Při vytváření komentáře může uživatel vybrat ze dostupných komunikačních kanálů a typů komentářů.

Nejběžnější případ použití je vytvoření komunikačního kanálu mezi iniciátorem toku nebo osobou zodpovědnou za zamítnuté soubory a uživateli v krocích schválení. Uživatelé, kteří jsou součástí kroku, mohou vytvořit komentáře, které objasní důvod odmítnutí.

Další informace o komentářích, komunikačních kanálech a jejich nastavení najdete v tomto článku: Jak nastavit Komentáře.