Použijte poštovní archiv Dalux k automatickému archivování e-mailů relevantních pro projekt v jednom nebo více archivech v Dalux Box. Každý archiv vytvořený v Dalux má jedinečnou e-mailovou adresu. Při odesílání e-mailů, které chcete archivovat v Dalux, lze adresu poštovního archivu Dalux přidat do polí CC nebo BCC. Je také možné odeslat/přeposlat e-maily přímo na adresu poštovního archivu Dalux. Přístup k e-mailovým archivům je řízen skupinami uživatelů a pouze uživatelé projektu mohou odesílat e-maily na adresy poštovních archivů.
Vezměte prosím na vědomí, že každý jednotlivý email je v současnosti omezen na maximální velikost 10 MB.
Jak nastavit poštovní archiv
Uživatelská oprávnění
Aktivaci a nastavení poštovních archivů musí provést Administrátor projektu nebo Správce BOXu.
Chcete-li aktivovat poštovní archiv, přejděte na Nastavení
Box
'Poštovní archiv'
'Aktivovat'.
Když byly poštovní archivy aktivovány, objeví se v Dalux Box nová karta nazvaná Poštovní archiv. Chcete-li vytvořit a spravovat poštovní archivy, přejděte na
Box
Poštovní archiv.
Odtud lze přidat nové schránky a spravovat stávající. Chcete-li vytvořit novou schránku, klikněte na Nový.
Každá schránka musí být pojmenována. Název neovlivní jméno e-mailu, které Dalux generuje. Když je schránka pojmenována, klikněte 'OK'. Složka bude vytvořena a bude vygenerována e-mailová adresa.
Chcete-li změnit název schránky, vyberte ji z přehledu seznamu a klikněte na Upravit. Chcete-li smazat schránku, vyberte ji z přehledu seznamu a klikněte na
Smazat. Není možné změnit e-mailovou adresu.
Chcete-li otevřít schránku, klikněte na schránku v přehledu seznamu a klikněte na Zobrazit v horním menu nebo na schránku dvakrát klikněte. Když je schránka otevřena, lze e-mailovou adresu zkopírovat kliknutím na
Kopírovat e-mailovou adresu.
Jak používat poštovní archiv
E-maily odeslané na e-mailové adresy z poštovního archivu Dalux jsou automaticky přidány do archivů. Je také možné ručně nahrát e-maily do schránky, pokud je to nutné. E-mail generovaný v Dalux specifický pro schránku lze použít jako jakýkoli jiný e-mail. Ať už e-maily odešlete přímo na e-mail nebo použijete CC/BCC, e-mail bude odeslán do schránky Dalux a archivován.
Chcete-li do schránky ručně přidat e-maily, otevřete schránku a klikněte na Přidat e-mail a poté vyhledejte e-mail(y) na svém počítači.
Také můžete jeden nebo více e-mailů nahrát přímo přetažením do schránky ze svého počítače. V Dalux se objeví vyskakovací okno, které vám poskytne přehled.
Klikněte na 'Nahrát', aby byly e-mail(y) přidány do schránky. Každý e-mail ve schránce poštovního archivu Dalux lze zobrazit, stáhnout a smazat.
Tipy a triky
Použijte metadata jako odesilatel, datum nebo přílohy k filtrování, třídění a vyhledání e-mailů.
Jak spravovat přístup k poštovním archivům
Přístup k poštovním archivům je řízen na úrovni skupin uživatelů. To znamená, že konkrétním skupinám uživatelů bude nutno poskytnout přístup k poštovnímu archivu, aby mohli vidět nebo stáhnout e-maily.
Chcete-li tak učinit, přejděte na:
Nastavení
Uživatelé
Vyberte skupinu uživatelů, která potřebuje přístup k poštovním archivům
Přidat
'Poštovní archiv'.
Tímto se otevře nové okno, kde lze nastavit přístup k různým poštovním archivům. Uživatelé s přístupem k poštovním archivům mohou zobrazit a stáhnout všechny e-maily. Vyberte, ke kterým archivům by měli mít uživatelé ve skupině přístup, a poté klikněte na 'Uložit'.
Uživatelé z uživatelské skupiny nyní budou mít přístup k poštovnímu archivu.
Tipy a triky
Administrátoři projektu a Správci BOXu mohou mazat, přejmenovávat a vytvářet poštovní archivy. Pouze administrátoři projektu mohou mazat e-maily z poštovních archivů. Smazané poštovní archivy nebo e-maily nelze v Dalux obnovit.