Správa dodavatelů

Úvod

Pro správce objektu zadání zakázky často znamená pouze doufat, že dodavatel bude v praxi dodržovat dohodnuté podmínky, přičemž až do chvíle, kdy se objeví problém, má o jejich plnění jen omezený přehled.

Pomocí servisních smluv v systému Dalux FM můžete pro každého dodavatele nastavit cíle pro dobu odezvy a dobu dokončení a přímo sledovat jeho výkonnost, místo abyste ji pouze předpokládali.

Výzva

Správa rozsáhlého portfolia znamená spolupráci s mnoha dodavateli v různých budovách, lokalitách a disciplínách. Když si objednáte práci u místních dodavatelů, často nemáte snadný způsob, jak ověřit, zda dodavatel dodržel slíbenou dohodnutou dobu reakce nebo dokončení.

Bez možnosti toto sledovat zůstávají odchylky bez povšimnutí, dokud se nestanou opakujícím se problémem nebo předmětem sporu. Pokud máte se svými nájemci vlastní dohody o úrovni služeb (SLA), může se zmeškaný termín dodavatele stejně snadno stát nesplněným závazkem vůči nájemci.

Jak to řeší Dalux FM

Pomocí Dalux FM můžete do servisní smlouvy přidat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), například dobu do reakce a dobu do dokončení. Každý KPI má vlastní prahovou hodnotu SLA a míru akceptace. KPI můžete nastavit pro každý pracovní příkaz v rámci smlouvy nebo pro konkrétní majetek, budovy či pozemky. Panel vám následně ukáže, jak si dodavatel vede ve vztahu k těmto prahovým hodnotám, a to pro libovolné zvolené časové období. 

Výsledek

Pomocí Dalux FM získáte:

• Jasné KPI: Sledujte dobu do reakce a dobu do dokončení ve vztahu k prahové hodnotě a míře akceptace, které nastavíte pro každého dodavatele
• Jasný přehled časového období: Sledujte výkon dodavatele pro libovolné časové období nebo rozsah, aniž byste jej museli ručně skládat
• Výchozí bod pro vyjednávání: Využijte výkon dodavatele při jednáních o prodloužení nebo novém vyjednání smlouvy, podložený daty namísto dojmů

Nastavte cíle pro dobu reakce a dokončení pro každého dodavatele

Do jakékoli servisní smlouvy můžete přidat KPI a sledovat výkon dodavatele, například dobu reakce a dobu dokončení.

Doba do reakce měří čas od přiřazení pracovního příkazu dodavateli do chvíle, kdy dodavatel požadavek přijme.

Doba do dokončení měří čas od přijetí do chvíle, kdy je pracovní příkaz dokončen a uzavřen.

U každého KPI definujete prahovou hodnotu souladu se SLA (požadovaný cíl výkonu), měrnou jednotku a míru akceptace potřebnou ke splnění požadavků smlouvy.  

KPI můžete použít na všechny pracovní příkazy zahrnuté ve smlouvě nebo jeho rozsah zúžit na konkrétní majetek, budovy či pozemky. Výkon můžete sledovat samostatně napříč portfoliem, například nastavit přísnější požadavky na dobu reakce u kritického vybavení serverové místnosti a zároveň povolit delší dobu reakce u úloh s nižší prioritou, jako je mytí oken. 

Po nastavení KPI servisní smlouvy můžete kdykoli otevřít její panel a zjistit, jak si dodavatel vede, filtrovaně podle časového období a rozsahu, aniž byste museli ručně vytvářet porovnání v tabulkách.

Panel poskytuje jasný a konzistentní základ pro hodnocení dodavatelů a jednání o prodloužení smlouvy. Místo spoléhání na paměť, roztříštěné e-maily nebo ruční následné kroky získáte vizuální přehled výkonu měřeného vůči vámi definovaným prahovým hodnotám. 

Využijte tyto poznatky jako výchozí bod pro jednání s dodavateli, iniciativy na zlepšení a jednání o prodloužení smlouvy. Výpočty jsou navrženy tak, aby usnadnily sledování výkonu, ale před jejich použitím jako základu pro konečná rozhodnutí by měly být vždy ověřeny a projednány s dodavatelem.

Od předpokládaného souladu k panelu dodavatele

Pomocí Dalux FM se výkon dodavatele snáze měří, chápe a projednává.

• Jasné KPI: Získáte konzistentní přehled o tom, jak si dodavatelé vedou ve vztahu k vámi definovaným cílům SLA.
• Jasný přehled časového období: Získáte přehled o výkonu napříč portfoliem pro libovolné časové období nebo rozsah.
• Výchozí bod pro vyjednávání: Tyto poznatky podporují jednání s dodavateli založená na datech a lepší rozhodnutí během revizí služeb a obnovování smluv.