Schválení žádostí o změnu na staveništi

Úvod

Jako stavbyvedoucí pracující na renovačním Projektu často zjistíte, že odhalení stávajícího objektu odhalí něco, co neodpovídá skutečnému provedení podle výkresů, a musíte přímo na místě rychle rozhodnout. V systému Dalux můžete nastavit schválení tak, aby Subdodavatelé zdokumentovali dohodu v okamžiku jejího uzavření a vy ji potvrdili na staveništi, aniž byste se spoléhali na ústní dohodu bez dokumentace.

Výzva

Renovační a rekonstrukční práce s sebou nesou riziko, že to, co se nachází za stěnou, nad stropem nebo pod podlahou, nebude odpovídat výkresům skutečného provedení. Subdodavatel otevře objekt, všimne si něčeho odlišného a vy se musíte přímo na staveništi dohodnout na řešení, než budete pokračovat.

Ne vždy se jedná o žádost o informace. Samotná úloha je jasná, ale je zapotřebí více práce nebo je nutný jiný materiál či postup. Tuto změnu je nutné schválit, než bude možné pokračovat v práci.

K tomuto potvrzení často dochází podáním ruky nebo telefonicky, aniž by bylo cokoli zdokumentováno, a podrobnosti se zapomenou. Čekání na schválení e-mailem vytváří úzké hrdlo a způsobuje zastavení práce, dokud někdo neodpoví.

Jak to řeší Dalux

V systému Dalux se pro každou dohodu používá šablona schválení se sdíleným pracovním postupem a stejnými povinnými poli, takže každý Subdodavatel zdokumentuje změnu stejným způsobem. Jakmile je řešení dohodnuto, Subdodavatel zahájí na staveništi proces schválení podle šablony.

Okamžitě se zobrazí ve vaší přijaté poště, takže jej můžete hned zkontrolovat a schválit. To znamená, že Subdodavatel může pokračovat v práci s dohodou zaznamenanou v dokumentaci. V závislosti na dohodách a smlouvách Projektu udělí vedoucí Projektu konečné schválení, pokud změna ovlivní čas nebo náklady.

Výsledek

Se schváleními v systému Dalux získáte:

• Žádné spoléhání na podání ruky: Ústní dohody již není nutné dodatečně potvrzovat, jakmile byly zdokumentovány na místě.
• Jeden proces pro každého Subdodavatele: Stejná šablona a pracovní postup platí pro všechna Řemesla na vašem staveništi.
• Dokumentovaný zdroj: Máte se o co opřít v případě změnových příkazů, kontrol nebo sporů.

Nastavení šablony žádosti o změnu

Nastavení schválení začíná šablonou a pracovním postupem, které vytvoříte tak, aby odpovídaly struktuře vašeho Projektu. Šablona definuje pole, která každá dohoda potřebuje. Datum, co bylo dohodnuto, kdo to schválil a případně důsledek pro čas nebo náklady. Můžete také určit, která pole jsou v jednotlivých fázích povinná. Tím zajistíte, že příslušné informace budou v každé fázi procesu schválení zdokumentovány správnými lidmi.

Subdodavatel zahájí proces schválení, jakmile je na staveništi dohodnuto řešení. Dostane se přímo do vaší přijaté pošty, takže jej můžete zkontrolovat a schválit, aniž by kdokoli z vás čekal na odpověď na e-mail.

Po schválení jej lze použít později. Lze jej například použít, pokud se kontrolor zeptá, proč se práce liší od původního výkresu nebo pokud Subdodavatel potřebuje změnu zahrnout do změnového příkazu.

Můžete nastavit a uložit filtry pro každého Subdodavatele nebo řadit a filtrovat podle typu změny, dopadu či libovolného datového pole, které jste přidali do šablony.

Od podání ruky k dokumentovanému záznamu

Schválení nahrazují podání ruky nebo telefonát dokumentovaným záznamem vytvořeným ve stejném okamžiku, kdy je dohoda uzavřena, aniž by se kvůli tomu zpomalila práce.

Každý Subdodavatel pracuje se stejnou šablonou a pracovním postupem, takže všechny změny zjištěné po zahájení práce lze v celém Projektu zahrnujícím mnoho různých Řemesel konzistentně zdokumentovat a snadněji spravovat. Protože je dohoda potvrzena před pokračováním práce, lidé nemusí čekat na řešení, které nikdy není formálně schváleno. To by jinak způsobilo zpoždění dalších profesí čekajících na dokončení této práce.

Se schváleními v systému Dalux získáte:

• Žádné spoléhání na podání ruky: Ústní dohody již není nutné dodatečně potvrzovat, jakmile byly zdokumentovány na místě.
• Jeden proces pro každého Subdodavatele: Stejná šablona a pracovní postup platí pro všechna Řemesla na vašem staveništi.
• Dokumentovaný zdroj: Máte se o co opřít v případě změnových příkazů, kontrol nebo sporů.