Standardizace realizace tendru

Úvod

Provádění tendru prostřednictvím e-mailu často vytváří administrativní zátěž, nekonzistentní nabídky a žádný jasný záznam o tom, že všichni uchazeči pracovali ze stejných informací. Jako manažer nákupu můžete pomocí Dalux Tendru spravovat požadavky tendru, otázky a odpovědi a termíny na jedné dokumentované platformě a nahradit nesourodá e-mailová vlákna jediným strukturovaným procesem.

Výzva

Tendry se stále často provádějí prostřednictvím e-mailu, což pro manažera nákupu vytváří administrativní zátěž. I když jsou požadavky tendru a právní požadavky standardizované, e-mail jejich dodržování nevynucuje. Nabídky se vracejí nekonzistentní a obtížně porovnatelné.

Bez sdíleného systému může otázka zůstat nezodpovězena nebo může být zapomenuta v dokumentu s odpověďmi odeslaném všem uchazečům. Uchazeči pak mohou pracovat z různých informací. Bez vynucování může neformální změna termínu dorazit k některým uchazečům, ale k jiným ne.

Bez jasné dokumentace procesu tendru je obtížné uchazeči nebo vlastníkovi budovy prokázat, že každý uchazeč pracoval ze stejných informací a za stejných podmínek.

Jak to řeší Dalux Tendr

S Dalux Tendrem můžete proces tendru provádět na jedné platformě namísto e-mailu. Všichni uchazeči pracují ze stejné sady požadavků a dokumentace, která je strukturovaná a dostupná na jednom místě.  Uchazeči vidí pouze své vlastní nabídky a komunikaci.

Otázky a odpovědi probíhají na platformě a relevantní otázky můžete sdílet se všemi uchazeči. Termíny a požadavky zůstávají viditelné pro každého uchazeče a Dalux Tendr uchazeče upozorní pokaždé, když se něco změní. Dalux Tendr dokumentuje proces tak, jak probíhá, a následně vám poskytuje důkaz, že každý uchazeč pracoval ze stejného základu.

Výsledek

S Dalux Tendrem získáte:

• Všechny nabídky, které obdržíte, splňují vaše požadavky tendru a mají stejný formát
• Všichni uchazeči obdrží stejné aktualizované informace a termíny
• Dalux Tendr zaznamenává a dokumentuje celý proces od začátku do konce

Využijte digitální tendry

Jako odpovědná osoba za tendr, která řídí každodenní proces, nastavujete požadavky, odpovídáte na otázky uchazečů a spravujete nabídky uvnitř Dalux Tendru namísto správy všeho prostřednictvím e-mailových vláken a nesourodých dokumentů.

Požadavky tendru můžete nastavit jako povinná pole, takže uchazeč nemůže odeslat nabídku bez jejich splnění. K pokrytí vašich požadavků použijte kombinaci textových polí, polí seznamu, číselných polí a polí dokumentů. Můžete například přidat požadavek na Jednotný evropský dokument pro zadávací řízení (ESPD) pro veřejný evropský tendr.

Každý uchazeč pracuje při odesílání nabídky v rámci stejných požadavků, možností a omezení. To pomáhá uchazečům odeslat vše požadované a vám to pomáhá následně vyhodnotit nabídky, protože každé odeslání má stejnou strukturu.

Soubory tendru lze synchronizovat ze skupiny tendru přímo do vašeho tendru, včetně nových verzí souborů, takže uchazeči vždy pracují s aktuální dokumentací. Nemusíte odesílat aktualizované soubory ani sledovat, kdo obdržel kterou verzi. Uchazeči mohou každý den získat automatický souhrn se seznamem všech změn souborů.

Otázky uchazečů a vaše odpovědi zůstávají na stejné platformě namísto toho, aby byly rozptýlené mezi e-maily. Otázky relevantní pro všechny uchazeče můžete publikovat anonymně a zachovat skrytou identitu uchazeče. Pokud několik uchazečů položí stejnou otázku, můžete místo individuální odpovědi každému z nich zveřejnit jednu obecnou odpověď.

Dalux Tendr uchazeče automaticky upozorní, pokud změníte termín tendru. Nemusíte odesílat následný e-mail s potvrzením, že všichni obdrželi aktualizaci. Všichni uchazeči také obdrží automatický e-mail 24 hodin před termínem.

Dalux Tendr obsahuje integrovaný systém zpráv, takže můžete odesílat jednosměrné zprávy jednomu, několika nebo všem uchazečům. Každá zpráva je zaznamenána v Dalux Tendru. Můžete jej použít k formální aktualizaci všech uchazečů o změně tendru.

Po uplynutí termínu tendru Dalux Tendr uzamkne odeslané nabídky. Poté můžete projít každou nabídku a stáhnout všechny přiložené dokumenty od uchazečů. Následně kontrolujete přesnou sadu dokumentů, které odeslal každý uchazeč, uspořádanou podle vámi nastavených požadavků, nikoli směs příloh stažených z různých e-mailových vláken.

Od nesourodých e-mailů ke strukturovaným procesům

Dalux Tendr mění proces tendru založený na e-mailech na jedinou strukturovanou platformu, která dokumentuje požadavky, otázky a nabídky od začátku do konce.

S Dalux Tendrem získáte:

• Nabídky, které splňují vaše požadavky: Povinná pole včetně ESPD, pokud je právně vyžadován, musí být před odesláním nabídky zcela vyplněna
• Stejné informace a termíny: Každý uchazeč pracuje ze stejných souborů a požadavků a Dalux Tendr automaticky upozorní každého uchazeče, pokud se termín změní
• Dokumentovaný proces: Dalux Tendr zaznamenává každý požadavek, otázku a termín a poskytuje vám jediný záznam, na který se můžete odvolat, pokud se uchazeč nebo vlastník budovy zeptá, jak bylo rozhodnutí přijato