Jak vytvořit skupinu tendrů

V tomto článku si projdeme, jak vytvořit skupinu tendrů a správně ji nakonfigurovat, aby byly jednotlivé tendry strukturované, sledovatelné a snadno spravovatelné v průběhu celého životního cyklu tendru.

Menu Domů poskytuje souhrnný přehled všech tendrů a dává správcům úplný přehled o všech skupinách tendrů.

Vyberte tendr a budou k dispozici následující nástroje:

Zobrazit otevře tendr v okně vyskakovacího okna, kde si můžete zobrazit podrobnosti tendru.
Upravit otevře tendr v režimu úprav, což vám umožní provádět změny přímo.

Skupiny tendrů

Skupina tendrů představuje nejvyšší úroveň v členění tendru. Slouží jako centrální rámec, který spojuje organizaci tendru, sdílenou dokumentaci tendru a všechny související jednotlivé tendry.

V rámci skupiny tendrů jsou jednotlivé tendry organizovány a spravovány podle jejich aktuálního stavu, což poskytuje jasný přehled o celkovém postupu.

1. Skupina tendrů
2. Organizace skupiny tendrů
3. Soubory skupiny tendrů
4. Tendry se stavem "Probíhající"
5. Tendry se stavem "Koncept"
6. Tendry se stavem "Ukončeno"
7. Šablona skupiny tendrů

Jak vytvořit skupinu tendrů

Chcete-li vytvořit novou skupinu tendru, přejděte na TendrDomů Vytvořit skupinu tendru.

Tím se vytvoří nová skupina tendru s vlastní organizací a soubory skupiny tendru.

Šablona skupiny tendrů

Toto je výchozí šablona pro všechny tendry vytvořené v rámci této skupiny tendrů. Tato nastavení se budou používat pokaždé, když v této skupině vytvoříte nový tendr, čímž vám ušetří čas tím, že nebudete muset zadávat stejné informace pro každý nový tendr.

Skládá se ze dvou prvků: 'Informace pro nové tendry' a 'Požadavky tendru pro nové tendry'.

Klikněte na Upravit pro změnu obsahu nebo na Kopírovat ze společnosti pro použití požadavků tendru z profilu vaší společnosti.

Organizace

Zatímco správci tendru mohou vytvářet a spravovat všechny tendry napříč projektem, některé role lze nastavit specificky pro skupinu tendrů. 

Tyto role lze najít v TendrVyberte skupinu tendrůOrganizace

• Tender manažeři: Spravují veškeré informace o skupině tendrů i o tendru, vytvářejí požadavky, zvou uchazeče a další.
• Správci dokumentace: Spravují dokumenty tendru, odpovídají na otázky, vytvářejí globální odpovědi
• Pozorovatelé tendru: Mohou zobrazovat veškerý obsah, nemohou nic vytvářet ani měnit

Nastavit soubory skupiny tendrů

Složka Soubory skupiny tendrů je vaše složková struktura pro nahrávání souborů do skupiny tendrů.
Chcete-li přidat složky, klikněte na vedle Soubory:

Můžete přidat nové složky nebo je importovat z profilu společnosti. 

Soubory mohou být také nahrávány bez struktury složek.

Při přidávání souborů do tendru se zkopíruje složková struktura, kterou jste nastavili v této skupině tendrů. Veškeré změny lze provádět pouze na úrovni skupiny tendrů, nikoli u každého tendru jednotlivě.

Nahrát soubory do skupiny tendrů

Chcete-li nahrát soubory, vyberte složku, do které chcete soubory nahrát, a klikněte na Přidat. Poté buď přidejte soubory přímo z vašeho počítače, nebo přidejte soubory z Boxu:

Případně můžete přidat soubory z Boxu tak, že je najdete v Soubory nebo v Sadách verzí, poté je vyberete a kliknete na VícePřidat doTendr:

Při přidávání souborů z Dalux Boxu bude zachována složková struktura. Pokud odpovídající složka ve skupině tendru již neexistuje, bude vytvořena automaticky.

Pokud si nepřejete, aby byla vytvořena nová složka, vyberte místo toho existující složku. Soubory pak budou umístěny přímo do této složky.

Zde můžete nahrát novou verzi existujícího souboru:

Otevřít souborVíceSpravovatNahrát novou verzi

Přidat soubory do tendrů

Jakmile jsou nahrány do souborů skupiny tendrů, musí být soubory přidány do každého tendru, pokud nejsou tendry nastaveny tak, aby je po nahrání přijímaly automaticky.

Vyberte soubory, které chcete přidat do tendru, a poté klikněte na Přidat do tendru. Poté vyberte všechny tendry, ke kterým chcete soubory propojit.

Pokud je tendr zašedlý, tato verze souboru je již propojena a nebude přidána znovu.

V níže uvedeném scénáři byla jedna z vybraných verzí souboru již přidána do tendru 'External walls and cladding'. 

Proto žádná z vybraných verzí souboru nebude přidána do tohoto tendru.

Všechny vybrané verze již byly přidány do tendru 'Windows, doors, and external openings'. 

Protože tatáž verze nemůže být přidána dvakrát, nebude přidána žádná.

Zaškrtněte políčko, chcete-li přidat všechny nové verze do tendru.

Použijte sloupec Tendry k zobrazení, která verze souboru byla přidána do každého tendru.

Metadata tendru

Všechny soubory ve všech tendrech, bez ohledu na skupinu tendrů, používají stejnou strukturu metadat. 
Metadata se skládají z výchozích polí Dalux Box, polí specifických pro tendr a vlastních polí importovaných z Dalux Box.

Chcete-li nastavit metadata, přejděte na NastaveníNabídka „Metadata“

Výchozí metadata z Dalux Boxu

Tato metadata jsou vždy dostupná a importována z Dalux Boxu. Nelze je upravovat v modulu Tendr a je označeno ikonou . 

Sloupec 'Zobrazit pro' určuje, kdo může obsah zobrazit. 
Předdefinované možnosti nelze změnit — musíte je otevřít, abyste viděli, kdo je může zobrazit.
Stav 'Neaktivní' lze změnit. Níže najdete dostupné možnosti.

Přidat metadata specifická pro tendr

Chcete-li přidat nové pole metadat, klikněte na PřidatNové.

Název, typ, šířka sloupce a možnosti se chovají stejně jako metadata v Dalux Boxu.

Možnost 'Zobrazit pro'

Metadata 'Zobrazit pro' určují, kdo může sloupec a jeho obsah zobrazit. 

Neaktivní:
Obsah může zobrazit a ručně upravovat pouze administrátor tendru. Metadata budou i nadále automaticky aktualizována, pokud jsou importována z Dalux Boxu.

Organizace tendru:
Všichni uživatelé v přiřazených skupinách mohou obsah zobrazit. Osoby zodpovědné za tendr a dokumenty mohou obsah ručně upravovat.

Organizace tendru a uchazeči:
Všichni uživatelé v přiřazených skupinách mohou obsah zobrazit. Osoby zodpovědné za tendr a dokumenty mohou obsah ručně upravovat.

Změny nabývají účinku okamžitě a nejsou odesílána žádná oznámení.

Importovat vlastní metadata z Dalux Boxu

Místo vytváření všech polí metadat ručně je můžete importovat z Dalux Boxu. Tímto se pole také propojí, takže jsou automaticky vyplňována a aktualizována, když jsou z Dalux Boxu přidány nové verze souborů.

Chcete-li importovat z Dalux Boxu, klikněte na PřidatZ Boxu.

Tato pole jsou označena ve sloupci 'Box property'. 

Jejich názvy nemůžete změnit, ale můžete upravit nastavení sloupce 'width', 'options' a 'Show for', jak je popsáno výše.

Účastníci budou moci zobrazit předchozí verze a porovnat dokumenty, výkresy a modely, aby viděli, co se přesně změnilo.

Při nahrávání výkresu do souborů skupiny tendru se ujistěte, že v metadatech výkresu nastavíte měřítko, aby uchazeči mohli přesně měřit vzdálenosti a oblasti. Pokud je soubor přidán z Dalux Boxu, předdefinovaná metadata budou automaticky zkopírována.

Pokud sami měřítko nenastavíte, uchazeči si pak mohou nastavit dočasné měřítko.

Protokol skupiny tendru

Skupiny tendrů mají protokol, ve kterém je sledována aktivita tendru. Do protokolu tendru pro skupiny tendrů mohou přistupovat pouze odpovědné osoby za tendr, aby se zajistilo, že neoprávnění uživatelé nemohou získat přístup k informacím o uchazečích a dalším citlivým údajům.

Chcete-li získat přístup k protokolu tendru, přejděte do TendrOtevřete skupinu tendruVíce Protokoly skupiny tendru:

Tím se otevře protokol, kde můžete zobrazit veškerou aktivitu, použít filtry k nalezení konkrétních informací a exportovat výsledky do tabulky kliknutím na 'Export'.

Jak vytvořit tendr