Správa dokumentů

Jako design manažer je nezbytné implementovat efektivní řízení dokumentace, aby bylo zajištěno, že výkresy a dokumenty vašeho týmu jsou správně kontrolovány a dobře distribuovány během životního cyklu projektu.

Zajištění, že váš tým a další zúčastněné strany mají správné, aktuální verze těchto dokumentů, je základní požadavek pro zamezení nákladných chyb a zpoždění.

Hlavní funkce Daluxu, jako je kontrola verzí, snadný přístup pro architekty, inženýry a dodavatele a schopnost sledovat změny v návrhu, poskytují silný nástroj pro efektivní spolupráci.

Kontrola verzí a jejich sledování

Při nahrávání souborů do Daluxu je důležité zvolit konkrétní složku a udržovat konzistentní název souboru.
Tento přístup zajišťuje, že dokument je uložen na jednom místě, odkud můžete využít funkce Daluxu k přiřazení specifickým fázím (sady verzí), zahájení revizí (revizní balíčky) nebo jeho publikaci pro výstavbu.

To zajišťuje, že všichni členové týmu pracují s aktuální, schválenou verzí dokumentu - na základě jejich role v projektu.

Dalux Box automaticky sleduje verze/revize dokumentů a udržuje úplnou historii změn. Běžně je zobrazena pouze nejnovější schválená verze, která je ihned přístupná, zatímco předchozí verze jsou skryty níže, ale stále si je můžete v případě potřeby stáhnout.

Oprávnění pro přístup a řízení na základě rolí

Pouze autorizovaní uživatelé by měli mít možnost nahrávat, distribuovat a schvalovat dokumenty v určitých složkách.

Dalux Box nabízí funkce řízení přístupu, které umožňují administrátorům nastavit oprávnění pro specifické skupiny uživatelů ve složkách.

V tomto případě bude architekt prohlížet dokumenty ve všech složkách, ale nahrávat smí pouze do své vlastní složky.

Pouze určení uživatelé, jako jsou projektoví manažeři, design manažeři nebo BIM koordinátoři, by měli být autorizováni k publikování dokumentů.

V tomto případě musí dokumenty projít strukturovaným pracovním postupem, než budou uvolněny k použití na stavbě, což zajišťuje, že splňují kvalitativní normy a právní požadavky.

Dalux Box podporuje uživatelské pracovní postupy, které umožňují řízený proces revize a schválení. Dokumenty mohou být směrovány k určitým členům týmu nebo oddělení pro schválení s automatickými oznámeními, aby bylo zajištěno, že úkoly jsou splněny včas.

Následující článek popisuje, jak používat toky souborů: Jak používat Tok souborů.

Dalux zaznamenává schválení a rozhodnutí, poskytující auditní stopu pro účely souladu a zajištění kvality.

Administrace řízení dokumentu

Pro administrátory Daluxu nebo design manažery je v následujících článcích popsáno, jak efektivně nastavit Dalux BOX.

Složková struktura

Tento článek popisuje, jak vytvářet složkové struktury a udělit konkrétní přístup skupinám uživatelů: Složková struktura a oprávnění ke složkám

Struktura složek může být využívána v různých fázích projektu tak, aby soubory mohly zůstat ve stejné složce; nevytvářejte je podle stavu, fáze nebo procesu.

Vždy používejte klasifikační nebo číselný systém. To usnadňuje navigaci bez ohledu na jazyk.

Oblasti souborů

Aktivujte alespoň dvě oblasti souborů, aby měl projekční tým prostor pro koordinaci předtím, než budou soubory zpřístupněny dodavatelům.

Přečtěte si tento článek o tom, jak je vytvořit: Oblasti souboru

Schvalovací toky

Vytvořte schvalovací toky mezi týmem projektantů a technickými specialistami a ujistěte se, že stavební manažer má kontrolu při distribuci dokumentace. 

Přečtěte si tento článek o tom, jak je vytvořit: Jak nastavit Tok souborů