Jak revidovat soubory v balíčku Submittals

Tento článek vysvětlí funkce revize odeslaných souborů. Všichni revidující osoby mohou kontrolovat paralelně a vytvářet změny a komentáře k odeslaným souborům. Přidání revize do toku submittal je volitelné.

Jak přidat komentáře a připomínky

Revizní manažeři a schvalovatelé mohou přidat komentáře v krocích 'Odeslat ke kontrole' a 'Schválit'.

Komentáře fungují stejně jako v jiných nástrojích Boxu a mohou být použity i pro komunikaci mimo proces odevzdání v submittals.

Chcete-li to udělat, přejděte na

BoxSubmittalVyberte svůj SubmittalOtevřete souborNový komentář

Aktivní revize lze najít v Box Revize Moje revize.

Otevřete revizi dvojitým kliknutím na ni nebo vyberte ze seznamu a klikněte na Zobrazit.

Pokud uživatel patří do více uživatelských skupin přidaných do kroku revize, bude požádán, aby si vybral, kterou roli zastupuje.

Revize je organizována takto:

1. Tlačítko pro změnu stavu se nachází nahoře obrazovky. Kliknutím na Dokončit revizi ukončíte revizi pro celou revizní skupinu.
2. Zde je vidět stav balíčku Submittals.
3. Na horní liště balíčku Submittal se zobrazuje tok revize. Označené pole (v tomto případě 'Revize' ukazuje aktuální fázi submittal.
4. Soubory, které jsou součástí revize, jsou viditelné zde. Klikněte na soubor, abyste jej otevřeli a mohli přidávat připomínky a markupy.
5. Celkové informace o balíčku Submittals.
6. Přílohy přidané k balíčku Submittals.
7. Úplná historie balíčku, která je automaticky aktualizována.

Kliknutím na soubor jej otevřete, a zde je možné přidávat a zobrazovat připomínky a komentáře pro soubor.

Připomínky v submittls nemají šablonu, která by mohla být upravena, a nejsou nikomu přiřazeny.

Jsou určeny k tomu, aby byly jednoduchými popiskami, kde mohou revidující zanechat své názory k souborům. Jednotlivý uživatelé v revizi mohou smazat své připomínky (před dokončením své revize), ale nemohou mazat připomínky ostatních kontrolujících.

Nové připomínky lze přidat kliknutím na Nová připomínka.

Musíte vytvořit alespoň jednu grafickou značku pomocí nástrojů z panelu nástrojů na spodní části okna.

Když byla grafická značka přidána, lze vyplnit název a popis připomínky.

Všechny připomínky lze vidět jako grafické značky v souboru, nebo v seznamu v bočním panelu.

Panel zobrazíte nebo skryjete kliknutím na Zobrazit připomínky a výběrem možnosti.

Můžete se také rozhodnout zobrazit pouze připomínky vaší skupiny přepnutím 'Zobrazit pouze připomínky skupiny' v bočním panelu.

Připomínky lze otevřít kliknutím na grafickou značku ve výkrese nebo ze seznamu v bočním panelu. Poté je možné napsat k připomínce zprávu. Každá uživatelská skupina v revizi může přidávat zprávy k připomínkám ostatních.

Veškeré připomínky jsou uložené v příslušném balíčku Submittals po dokončení revize.

Jak dokončit revizi

Když je revizní skupina hotová s přidáváním připomínek k submittalu, může označit revizi jako dokončenou kliknutím na Dokončit revizi. Pokud byly nastaveny stavyi ve Vyjádření revizních rolí, mohou být tyto vybrány z vyskakovacího okna a také přidat zprávu.

Jak smazat nebo upravit Připomínky

Připomínky je možné upravovat nebo mazat během revize vašeho aktuálního revdujícího týmu. Grafické značky (Markupy) pro připomínky už ale upravit nejde, pouze předmět a popis.

Upravit připomínku lze otevřením připomínky a kliknutím na -ikonu vedle názvu nebo popisu.

Chcete-li připomínku odstranit, najeďte na ni v zobrazení seznamu a klikněte na . Budete dotázáni, zda opravdu chcete připomínku smazat.

Jak schválit nebo odmítnout balíček Submittals

Když jsou všechny revize označeny jako dokončené nebo uplynul termín, uživatelé v roli schvalovatele mohou vyhodnotit balíček submittal a buď ho schválit, nebo odmítnout.

Schvalovatel uvidí přehled aktivit z průběhu revize. Mohou rychle přejít k připomínkám z každé revizní skupiny a také vidět jednotlivá vyjádření k revizi.

Je zobrazen přehled pro každou skupinu a připomínky lze otevřít kliknutím na -ikonu.

Při prohlížení připomínek udělaných během revize je možné je přímo přiřadit odesílateli.
Je také možné je přiřadit ručně, pokud má být zodpovědná jiná osoba než odesílatel.

Jednotlivé soubory lze schválit/autorizovat, ale zamítnout pouze celkový balíček submittal. K tomu musí mít tok revize nastavenou "Distribuci" schválených souborů (Jak nastavit Submittals).

Otevřete soubor ve svém Submittalu a klikněte na Schválit do sdílených souborů nebo Schválit do publikovaných souborů, podle potřeby. Soubory, které tímto způsobem schválíte jednotlivě, budou následovat nastavení balíčku submittals, i když zbytek submittalu zamítnete.

Po vyhodnocení submittalu jej lze pomocí Schválit nebo Odmítnout submittal schválit nebo odmítnout.

Dokončené a schválené submittaly budou označeny stavem 'Dokončeno' a lze je třídit a filtrovat ve složkách Všechny submittaly nebo Všechny revize.

Budou také umístěny do složky Revize Archivováno.

Pokud je balíček odmítnut, musí být nastaven nový termín a je možné napsat zprávu. Balíček se vrátí do stavu 'Čeká na zpracování' a nové soubory mohou být přidány do balíčku. Odmítnutí je zapsáno do historie balíčku submittal.