Jak vytvořit nový balíček Submittals

Tento článek vysvětlí, jak vytvořit nový balíček předání.

Balíček předání obsahuje různá metadata, která pomáhají sledovat odevzdané dokumenty, například:

• Lhůta pro odeslání
• Odesílatel (skupina uživatelů, která musí poskytnout soubory)
• Popis
• Cílová složka (kam budou soubory nahrány v Dalux Boxu)
• Zástupce (seznam zástupných souborů, které je třeba odevzdat)

Nástroj Submittals spravuje a sleduje plánované odevzdávky souborů v projektech. Funkce Submittals umožňuje přizpůsobit tok revize a dokumentovat proces revize v Daluxu.

Porozumění submittal procesu

Role v Submittals

Proces Submittals v Daluxu má následující role:

• Správce Submittal
• Odesílatel
• Manažer revize (volitelné)
• Revidující osoba (volitelné)
• Schvalovatel

Správci Submittal

Správci Submittals jsou odpovědní za vytváření nových balíčků submittal. Je také možné povolit vytváření nových submittals v různých balíčcích na úrovni uživatelské skupiny. Submittals jsou vždy vytvářena jako koncepty a odpovědnost za zahájení předání mají správci s stisknutím tlačítka 'Odeslat odesílateli'.

Odesílatel

Odesílatelé jsou určeni pro každý balíček submittal a jsou to konkrétní uživatelské skupiny, které mohou odesílat soubory. Když odesílatel nahraje své soubory, je odpovědný za označení souborů jako odeslaných, aby zahájil další krok v procesu.

Manažer revize

Je možné nastavit roli manažera revize jako volitelný krok před procesem revize. Manažer revize bude odpovědný za kontrolu předaných souborů před jejich odesláním k 'Revizi'. Pokud je to nutné, má revizní manažer možnost přidat další skupiny do revizního procesu před odesláním souborů k revizi. Manažeři revize mohou rovněž vrátit odeslané soubory zpět do předchozího kroku.

Revidující osoba

Mnoho různých skupin může být nastaveno jako revidující osoby a jsou odpovědné za revizi a připomínkování předaných souborů před stanoveným termínem. Když je skupina hotova s revizí, může nastavit stav na 'Hotovo'. Pokud termín uplynul a je nastaven jako povinný, stav revize se automaticky změní na 'Hotovo'.

Schvalovatel

Schválení je posledním krokem v procesu předání a schvalovatel odpovídá za schválení nebo zamítnutí celého balíčku submittal.

Stav submittal

Proces předání může mít následující fáze:

• Koncept
• Čeká na zpracování
• Odesláno
• Probíhá kontrola (pokud byl do postupu revize přidán krok revize)
• Čeká na schválení
• Hotovo

Koncept

Nový submittal je vytvářen ve stavu koncept. Všechna metadata lze změnit a submittal nemusí být viditelné pro odesílatele, manažery revize ani schvalovatele. Žádná oznámení nejsou odesílána. Nahrání souborů do submittal ve stavu konceptu není možné.

Čeká na zpracování

Když proces submittal začne, stav se změní na čeká na zpracování. Submittal nyní čeká na to, až odesílatel nahraje soubory. Emailové upozornění bude odesláno a submittal je viditelný pro odesílatele ve složce 'Moje submittals'. Submittal zatím není viditelné pro manažera revize ani revidující osoby. Soubory mohou být nahrány do submittal.

Odesláno

Poté, co byly soubory nahrány, může odesílatel soubory odeslat a stav se změní. Pokud byl k toku přidán manažer revize, obdrží oznámení.

Probíhá kontrola

Odeslané soubory přejdou do stavu revize, pokud je v toku submittal přidán krok revize. Pokud je také využit manažer revize, bude muset odeslat soubory k revizi. Uživatelé ve skupině(ách) revize obdrží oznámení.

Když je submittal ve stavu revize, přesune se do složek Revize v Boxu.

Dokončeno

Když je submittal schválen, bude označen jako hotový a archivován v Daluxu.

Jak vytvořit nový submittal

Chcete-li zahájit tok, musí být vytvořen nový submittal. Abychom to udělali, přejděte na
Box  Submittals Všechny submittals  Nový.

Poznámka, že také můžete vytvářet nové submittaly z různých Balíčků. Tato metoda automaticky nastaví balíček pro nový submittal.

Při vytváření nového balíčku submittal se otevře nové okno, kde lze submittal nakonfigurovat.

• Jméno - Název balíčku submittal uvedený v zobrazeních seznamu
• Balíček - Ke které skupině balíčků je submittal přiřazen
• Postup - Jaký tok revize by měl být použit pro submittal
• Odesílatel - Která skupina uživatelů přidává a odesílá soubory
• Specifikace sekce - Způsob, jak kategorizovat submittal
• Specifikace podsekce - Pokud je potřeba, můžete submittal dále kategorizovat
• Termín - Termín pro přidání souboru(ů)
• Cílové složky - Do které složky lze odeslané soubory nahrát
• Popis - Pomocný text pro doplnění kontextu k submittalu

Po dokončení klikněte na 'Uložit'. Pokud vytváříte více balíčků submittals, můžete zaškrtnout 'Vytvořit jiný' a po kliknutí na 'Uložit' se zobrazí nové okno. Nový balíček submittal je vždy vytvářen jako koncept.

Submittal může být rozdělen do několika oblastí. Ve fázi konceptu je možné změnit všechna metadata.

1. Tlačítko pro změnu stavu se nachází v horní části obrazovky. Poznámka: Protože je submittal ve stavu konceptu a vše může být změněno, je také možné Odeslat odesílateli bez vytvoření zástupců, přestože je to nastaveno jako požadavek při vytváření nového submittalu. Ujistěte se, že je submittal připraven, než ho odešlete odesílateli.
2. Stav submittal lze vidět zde.
3. Postup lze vidět na vrchní liště submittal. Ve stavu konceptu a čeká na zpracování a je možné změnit skupiny spojené s každým krokem, kliknutím na ně a výběrem jiné uživatelské skupiny.
4. Zástupci odevzdávaných souborů jsou vytvořeni a zobrazeni zde - viz dále, jak jsou zástupci souborů vytvořeni.
5. Celkové informace k předání jsou zde viditelné. Tyto hodnoty lze upravit, když jsou ve stavu konceptu nebo čekání, kliknutím na -ikonu.
6. Přílohy mohou být přidány k předání. Připojeny mohou být pouze soubory z Dalux Boxu.
7. Celá historie předání je zde zobrazena a automaticky se aktualizuje.

Jak nastavit zástupné prvky souborů

Pokud je to nutné, můžete specifikovat, které soubory je třeba nahrát během odevzdání. Tento krok je volitelný.

Zástupci mohou být přidáni ručně nebo zkopírováni a vloženi z 2-sloupcové excelové tabulky.

Pro přidání zástupného souboru klikněte Přidat.

Nahraný soubor může mít jakýkoliv název, ale musí odpovídat názvu zástupného souboru. V pořadí vyplnit zástupce a odeslat soubory.

Odesílatel má možnost nahrát soubory s různými názvy přímo do zástupného prvku, ale Dalux přejmenuje soubor, aby odpovídal zástupci.

Jakékoliv soubory nahrané mimo zástupce budou také přidány jako 'Další soubory' do balíčku.

Když bylo odevzdání nastaveno podle potřeby, proces může být zahájen kliknutím Odeslat odesílateli. Tím se stav změní na 'Čeká na zpracování' a upozorní uživatele v roli odesílatele.