Jak používat Toky souborů

V tomto článku se dozvíte, proč a jak využívat funkci 'Toky souborů'.

Oblasti souborů jsou základní funkcí pro toky souborů, protože toky se používají ke schválení a autorizaci souborů mezi 3 oblastmi souborů:

Soubory

Sdílené soubory

Publikované soubory

Soubory mohou být chápány jako místo pro soubory, které jsou ve fázi přípravy, zatímco sdílené soubory jako místo pro soubory připravené k posouzení. Oblast publikovaných souborů je pak pro soubory, ve které jsou autorizované soubory pro účastníky projektu.

Toky souborů jsou procesy a postupy, které určují, jak soubory přecházejí mezi různými fázemi sdílení a tím i mezi těmito 3 různými oblastmi souborů.

Schvalování souborů

Existují dvě cesty, jak může být soubor schválen: Přímé schválení nebo prostřednictvím schvalovacích toků souborů. V tomto článku si projdeme základní používání schvalovacích toků. Pokud se chcete dozvědět, jak přímo schválit soubory pouze pomocí funkce oblasti souborů, přečtěte si náš článek o Oblasti souborů.

Jak zahájit schvalovací toky souborů

Po zahájení schvalovacího toku souboru, bude přesunut do jeho první fáze, kde musí být schválen. Soubor se vždy objeví každému uživateli, který je v aktuálním kroku schvalovacího toku souboru, v sekci Čeká na mé schválení :

Soubor bude schválen/autorizován pouze, pokud projde všemi kroky schvalovacího toku. Pokud uživatel v prvním kroku soubor schválí, ale uživatel v dalším kroku ne, soubor neprojde tokem souboru.

Zahájení schvalovacího toku souboru

Když je tok aktivní, může iniciátor toku (v našem případě architekt) předložit soubor k schválení/autorizaci pod

Box Soubory Vybrat soubor(y) Více Zahájit autorizační tok Vybrat schvalovací tok.

V novém okně uvidíte přehled toho, co se stane s každým souborem. Chcete-li spustit postup, klikněte na 'Start postupu'.

Soubor poté přejde do sekce Autorizace do Publikovaných souborů Čeká na schválení dalších. Pro osobu, která musí soubory schválit, bude umístěn do sekce Čeká na mé schválení:

Jak schválit/autorizovat soubory ve schvalovacích tocích souborů

Uživatel, který má soubor schválit/autorizovat, o tom bude informován e-mailem.

Může také vidět, kdolik je potřeba schválit/autorizovat souborů podle čítače, který se zobrazuje na modulu Box v bočním panelu, a čítačů v bočním menu

• Schválení pro sdílené soubory
• Čeká na moje schválení
• Schválení publikovat soubory

Dále vybre, zda soubor schválit/autorizovat nebo odmítnout. Chcete-li to udělat, přejděte na

Schválit:

Schválení do Sdílených souborů Čeká na mé schválení Vybrat soubor Schválit nebo Odmitnout0>:

Autorizovat:

Autorizace do Publikovaných souborů Čeká na mé schválení Vyberte soubor Schválit nebo Zamítnout:

Vytvoření komentářů ve schvalovacím toku souboru

Když je soubor ve schvalovacím toku souborů, může aktuální uživatel (který je schvalovatel) mít také právo přidávat komentáře. Tyto komentáře mohou být vytvořeny před schválením nebo zamítnutím souboru. Například komentář může být určen osobě zodpovědné za zpracování zamítnutých souborů. Při vytváření komentáře může uživatel vybrat ze dostupných komunikačních kanálů a typů komentářů.

Pro vytvoření komentáře vyberte:

Čeká na mé schválení Vyberte soubor Zobrazit Nový komentář.

Poté vytvořte grafickou značku, vyplňte formulář pro komentář vpravo a klikněte na 'Vytvořit':

Přehled o souborech ve schvalovacích tocích a jejich stavu

Správci projektu a manažeři plánování projektu mohou na domovské obrazovce Dalux Box najít panel toku souborů.

Panel vám může poskytnout přehled o průběhu toků souborů ve vašem projektu a pomáhá identifikovat možná úzká místa. Panel zobrazuje po termínu i nadcházející termíny toků souborů a také jejich rozložení napříč skupinami uživatelů.

Když jsou schvalovací toky souborů spuštěny, můžete získat přehled o jejich stavu pomocí zobrazení jednotlivých sloupců v seznamu. Toto se provádí použitím sloupců metadat následovně:

• 'Sloupec 'Nejnovější verze ve schvalovacím/autorizačním toku';
  • Pokud je poslední verze souboru ve schvalovacím toku souborů:

• Sloupec 'Nejnovější verze ve sdílených/publikovaných souborech'
  • Pokud je poslední verze souboru v oblasti sdílených/publikovaných souborů:

• Sloupec 'Zahájeno' (Datum) a sloupec 'Zahájil' (Uživatel)
  • Kdo a kdy zahájil schvalovací tok

Výkazy toku souborů

Můžete vytisknout nebo exportovat PDF výkaz toku souborů pro schválené nebo oprávněné soubory. PDF výkaz zahrnuje náhled souboru, jeho verzi, složku Boxu, ve které se nachází, a historii toku souborů. Můžete vidět, co nebo kdo spustil postup a kdo dokončil každý krok, stejně jako kdy byl každý krok dokončen.

Výkaz toku souborů můžete tisknout ze zobrazení seznamu nebo přímo ze souboru.