Šablony připomenutí úkolů v Daluxu mohou vytvořit vlastní úvodní stranu pro zaslání připomenutí k úkolům. Můžete vytvořit a používat více šablon připomenutí úkolů. To znamená, že mohou být vytvořeny šablony pro různé typy připomenutí nebo fáze projektu. Šablony připomenutí úkolů jsou vytvářeny ze dynamických polí pro různá automaticky generovaná data z projektu a polí s volným textem.
Jak nastavit šablonu připomenutí úkolů
Oprávnění uživatelů
Nastavení šablon připomenutí úkolů musí být provedeno Administrátorem projektu nebo Správcem Field. Šablony připomenutí úkolů mohou být aktivovány v:
Nastavení
Přidat funkce
'Šablony připomenutí úkolů'
Aktivovat.
Chcete-li začít vytvářet nebo upravovat šablony připomenutí úkolů, přejděte na
Nastavení
Field
'Šablony připomenutí úkolu' v kartě funkcí úkolů:
Otevře se nové okno, kde mohou být šablony připomenutí úkolů vytvořeny a spravovány. Chcete-li vytvořit novou šablonu připomenutí úkolů na projektu, klikněte na Přidat. Nové šablony mohou být vytvořeny nebo importovány z profilu společnosti. Chcete-li začít s novou šablonou, klikněte na 'Vytvořit nový'.
Předmět, typ reportu a dynamická pole
Šablona připomenutí úkolů musí mít 'Předmět'. Toto je název šablony, který se zobrazí při výběru šablony pro použití připomenutí úkolů. Předmět je také používán pro název souboru v reportu.
Existují tři typy výkazů šablon připomenutí úkolů:
- Podrobný report - Zahrnuje každý úkol jako samostatný tisk úkolů (Max. 10 úkolů v reportu)
- Výkaz o stavu - Zahrnuje úkoly v přehledu výkazu o stavu (Max. 50 úkoly na report)
- Žádný výkaz - Zahrnuje pouze přední stranu generovanou z šablon připomenutí úkolů
Ve všech případech se vybrané úkoly pro připomenutí objeví v e-mailu odeslaném příjemci. Při používání šablon připomenutí úloh můžete posílat pouze jednomu příjemci.
Modrá dynamická pole vpravo ve okně mohou být přidány do šablony kliknutím na ně.
Níže je tabulka vysvětlující různá dynamická pole. Všechna data v polích jsou shromážděna z Daluxu.
| Název zástupného symbolu | Značka použitá v Dalux | Vysvětlení |
| Číslo | {NO} | Zobrazí předponu a číslo vybraných úkolů v jednom řádku, přičemž jednotlivá čísla úkolů jsou oddělena čárkou. |
| Názvy | {TITLES} | Zobrazí název(y) z úkolu(ů) na řádku s každým názvem odděleným čárkou |
| Tabulka termínů | {TASK_TABLE} |
Vytváří tabulku úkolů, která obsahuje sloupce pro 'Typ' úkolu, 'Číslo', 'Předmět', 'Místnost'. Tabulka rovněž obsahuje informace o termínu a kdy bylo naposledy odesláno připomenutí. |
| Název projektu | {PROJECT_NAME} | Napíše název projektu |
| Logo projektu | {PROJECT_LOGO} | Přidá malý náhled loga projektu |
| Fotografie projektu | {PROJECT_PHOTO} | Přidá malý náhled fotografie projektu |
| Logo společnosti | {COMPANY_LOGO} | Přidá malý náhled loga společnosti (z profilu společnosti) |
| Datum odeslání | {SENT_DATE} | Zapíše datum a čas, kdy bylo připomenutí odesláno, ve formátu měsíc-den-rok-čas (např. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Datum odeslání předchozí připomínky úkolu | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Zapíše poslední datum a čas, kdy bylo připomenutí naposledy odesláno, ve formátu měsíc-den-rok-čas (12hodinový formát) (např. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Podpis odesilatele | {SENDER_SIGNATURE} | Zapíše jméno osoby, která odesílá připomenutí |
| Telefon odesílatele | {SENDER_PHONE} | Zapíše telefonní číslo osoby, která odesílá připomenutí |
| Pracovní pozice odesílatele | {SENDER_WORK_TITLE} | Zapíše pracovní pozici osoby, která odesílá připomenutí |
| Název společnosti odesílatele | {SENDER_COMPANY_NAME} | Vyplní název společnosti osoby, která odesílá připomenutí |
| Adresa společnosti odesílatele | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Vyplní adresu společnosti osoby, která odesílá připomenutí |
| Jméno příjemce | {RECIPIENT_NAME} | Zapíše jméno osoby, která obdrží výkaz připomenutí úkolů |
| Telefon příjemce | {RECIPIENT_PHONE} | Zapíše telefonní číslo osoby, která obdrží výkaz připomenutí úkolů |
| Pracovní pozice příjemce | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Zapíše pracovní pozici osoby, která obdrží výkaz připomenutí úkolů |
| Název společnosti příjemce | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Vyplní název společnosti osoby, která obdrží výkaz připomenutí úkolů |
| Adresa společnosti příjemce | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Vyplní adresu společnosti osoby, která obdrží připomenutí |
| Název smlouvy | {CONTRACT_NAME} | Vyplní název smlouvy spojené s pracovním balíčkem, ve kterém se osoba, která obdrží připomenutí úkolů nachází (Viz níže, jak pracovat se smlouvami) |
| Datum smlouvy | {CONTRACT_DATE} | Vyplní datum smlouvy spojené s pracovním balíčkem, ve kterém se osoba, která obdrží připomenutí úkolů, nachází (viz níže, jak pracovat se smlouvami) |
Vytvoření smluv pro šablony připomenutí úkolů
Poznámka
Smlouvy musí být aktivovány v profilu společnosti, než mohou být používány na projektech.
To lze provést v:
Standardizace
Knihovny
'Knihovna Field'
'Šablona připomenutí úkolu'
Smlouvy mohou být aktivovány v projektech tak, že přejdete na
Nastavení
Field
Přidat funkce
'Smlouvy'
Aktivovat.
V nastavení se poté objeví karta nástroje 'Smlouvy'. Chcete-li přidat nebo upravit smlouvy na projektu, klikněte na 'Smlouvy'. Odtud mohou být smlouvy poté přidány, upraveny nebo smazány.
Vytvořte novou smlouvu kliknutím na Přidat. Smlouva vyžaduje název a datum. V případě potřeby může být přidružen pracovní balíček.
Při vytváření šablon připomenutí úkolů, pokud použijete dynamická pole smlouvy, bude název a datum smlouvy zobrazeno pouze za dvou podmínek.
- Za prvé, pracovní balíček musí být propojen se smlouvou.
- Za druhé, příjemce musí být součástí stejného pracovního balíčku jako propojená smlouva.
Upozorňujeme, že každý pracovní balíček může být spojen pouze s jednou smlouvou, ale jedna smlouva může mít více pracovních balíčků.
Příklad šablony připomenutí úkolů
Níže je uveden příklad šablony připomenutí úkolů v Daluxu.
Jak používat šablony připomenutí úkolů
Chcete-li použít šablonu připomenutí úkolů pro zasílání oznamování uživatelům Daluxu, přejděte na:
Field
Úkoly
Všechny úkoly
Vyberte úkol(y)
Více
Připomenout.
Nemůžete odeslat připomenutí více různým odpovědným uživatelům současně.
V dalším okně vyberte, kterému uživateli chcete zaslat připomenutí. Poté zaškrtněte 'Vytvořit zprávu s vlastní přední stranou' a vyberte, kterou šablonu připomenutí úkolů použít.
Dalux poté zašle e-mail příjemci s vytvořenou přední stranou a připojenými úkoly podle vybrané šablony. Kopie bude také odeslána odesílateli.
Tipy a triky
Pokud chcete otestovat, jak výkaz vypadá před jeho odesláním, můžete postupovat podle výše uvedeného procesu, ale vyberte pouze své jméno jako příjemce. Pokud nejste spokojeni s tím, jak výkaz vypadá, lze šablonu upravit.