Jak založit tendr

Modul Tendr spravuje všechny tendry vašeho projektu a příchozí nabídky. K tomu je potřeba tendr vytvořit, nastavit požadavky a pozvat uchazeče. Sekce otázek a odpovědí a další nástroje v tendru se používají k úspěšnému řízení procesu tendru.

V tomto článku si projdeme, jak vytvořit a nastavit tendry a jejich požadavky.

Jak vytvořit tendr

Přejděte na TendrKlikněte na skupinu tendru Přidat tendr 'Vytvořit nový tendr'.

Obecné informace jsou předvyplněny na základě šablony skupiny tendrů. Před uložením zkontrolujte a případně upravte podrobnosti.

Název: Název tendru, viditelný pro účastníky.

Klient: Název klienta, viditelný pro účastníky.

Stav

• Koncept: Tendr je viditelný pouze pro organizaci tendru a účastníci k němu nemají přístup.
• Probíhající: Tendr je aktivní a v závislosti na nastavení předběžné kvalifikace a začátku může být viditelný a přístupný pozvaným uchazečům.

Kontaktní osoba: Jméno, telefonní číslo a e-mailová adresa osoby odpovědné za zodpovídání otázek týkajících se obsahu tendru.

Popis tendru: Uveďte krátký popis tendru, aby účastníci měli jasnou představu o rozsahu. To je zvláště užitečné u veřejných tendrů, protože to pomáhá zajistit, že se zaregistrují pouze relevantní účastníci.

Formát tendru: Formát tendru slouží pouze k filtrování a vyhledávání a neovlivňuje obsah ani chování tendru. Je viditelný pro účastníky a musí splňovat všechny právní požadavky ve vaší oblasti nebo zemi.
Můžete zadat formát tendru sami nebo můžete vybrat formát tendru z:

• Soukromý tendr
• Soutěž o nejlepší návrh
• Veřejný tendr s předběžnou kvalifikací
• Veřejný tendr bez předběžné kvalifikace
• Vícefázový tendr

Typ smlouvy: Typ smlouvy slouží pouze k filtrování a vyhledávání a neovlivňuje obsah ani chování tendru. Je viditelný pro účastníky a musí splňovat všechny právní požadavky ve vaší oblasti nebo zemi.
Můžete zadat typ smlouvy sami, nebo můžete vybrat mezi:

• Hlavní smlouva
• Všeobecná smlouva
• Subdodavatelská smlouva

Zobrazit nabídky před termínem: Toto umožňuje odpovědné osobě pro tendr zobrazit odeslané nabídky před termínem a musí být povoleno před změnou stavu tendru na 'Probíhající'. Uchazeči budou upozorněni, pokud je tato volba povolena při odeslání nabídky.
Tato možnost není k dispozici pro předběžnou kvalifikaci nebo veřejné tendry (viz níže).

Předběžná kvalifikace/Veřejná soutěž: Pokud vyberete možnost 'Předběžná kvalifikace/Veřejná soutěž', vygeneruje se sdílený odkaz, který umožní přístup k tendru bez nutnosti pozvání od správce tendru.

Datum publikace: Chcete-li povolit časný, omezený přístup k tendru, zaškrtněte políčko 'Datum publikace' a níže vyberte datum. 
To umožní předběžně kvalifikovaným stranám nebo veřejnosti zobrazit soubory tendru bez odeslání nabídky, čímž všem potenciálním uchazečům dá možnost prostudovat dokumenty před zahájením procesu podávání nabídek.

Termíny a data: Při nastavení stavu na 'Probíhající' musíte určit začátek tendru a termín.

• Začátek tendru: To určuje, kdy mohou uchazeči začít pracovat s tendrem, například stahovat soubory tendru a podávat nabídky.
• Uzávěrka tendru: Určuje, jak dlouho mohou účastníci podávat své nabídky, a tím kdy tendr končí. Účastníci mohou upravovat své nabídky až do termínu uzávěrky tendru, ale nabídky budou uzamčeny, když termín uplyne.

Soubory: Zaškrtněte toto políčko, pokud chcete, aby se všechny soubory automaticky synchronizovaly do tohoto tendru ze souborů skupiny tendru. To se vztahuje na všechny aktuální soubory a všechny nové soubory přidané později, nikoli však na nové verze existujících souborů (viz verze souborů níže).

Použijte tuto funkci k zajištění, že všechny soubory nahrané do skupiny tendrů jsou také dostupné v tomto tendru.

Verze souborů: Zaškrtněte toto políčko, pokud chcete, aby se všechny nové verze souborů již přidaných do tohoto tendru automaticky aktualizovaly při aktualizaci na úrovni souborů skupiny tendru.

Použijte tuto funkci k zajištění, že jakékoli nové verze souborů nahrané do skupiny tendrů se automaticky aktualizují v tomto tendru.

Otázky a odpovědi: Pomocí funkce otázek a odpovědí můžete snadno spravovat otázky od uchazečů pro váš tendr s několika možnostmi, jak poskytovat odpovědi. Zaškrtněte políčko u možnosti 'Povolit otázky a odpovědi' pro jejich aktivaci.

Uchazeči nebudou moci posílat otázky, dokud tendr nezačne. Otázky budou ve výchozím nastavení soukromé, ale odpovědná osoba tendru je může sdílet s uchazeči, pokud je odpověď relevantní pro všechny. Zaškrtněte možnost 'Veřejné otázky' pro nastavení, aby byly všechny otázky ve výchozím nastavení viditelné pro všechny.

Požadavky tendru 

Aby účastníci splnili Požadavky tendru, můžete nastavit konkrétní požadavky, jako jsou text, seznam, číslo, dokument nebo Evropský jednotný zadávací dokument (ESPD). 

Povinné požadavky musí být splněny, než může být nabídka odeslána, což pomáhá vynucovat standardy a snižovat chyby.

Vytvoření požadavků tendru

Všechny tendry budou vytvořeny s jedním požadavkem ve formě dokumentu s názvem 'Dokument'. 

Tento požadavek můžete změnit, pokud je to potřeba.  Tendr musí mít vždy nastaven alespoň jeden požadavek.

Pro nastavení požadavků tendru přejděte na

Požadavky tendru Upravit nebo Kopírovat ze společnosti:

Poté můžete vytvořit nové požadavky tendru nebo je importovat z profilu společnosti.

Ve vašich požadavcích tendru máte možnost vytvořit pole typu:

• Text
• Seznam
• Celé číslo nebo desetinné číslo
• Dokument
• ESPD dokument

Ve výchozím nastavení jsou volitelné, ale můžete je nastavit jako povinné pro účastníky, než budou moci nahrát nabídku.

Nové tendry budou vždy vyžadovat dokument s názvem "Dokument". Toto můžete během nastavení upravit, ale je nutné mít alespoň jedno povinné pole.

Spravovat soubory tendru

Soubory a složky se spravují na úrovni skupiny tendrů. Přečtěte si prosím tento článek pro více informací: Jak vytvořit skupinu tendrů.

Z tendru můžete vidět, které Verze byly přidány, nebo Odebrat soubor úplně. 

Odebrání souboru z 'Probíhajícího' tendru oznámí všem účastníkům změnu.

Uchazeči

Uchazeč je jednotlivec, který předkládá nabídku za účelem získání smlouvy.

Tyto role lze najít v TendrVyberte tendrUchazeči.

Účastníci jsou organizováni do skupin uživatelů, obvykle podle společnosti. Skupina uchazečů může zahrnovat více uživatelů, ale pouze jeden uživatel je odpovědný za odeslání nabídky.

• Uchazeči: Pozvaní uchazeči pro tento tendr, kteří mohou aktuálně stahovat, podávat nabídky a budou upozorněni na změny.
• Smazaní/Odhlášení uchazeči: Bývalí uchazeči, kteří byli odstraněni odpovědnou osobou nebo se sami odhlásili. Nebudou upozorněni na změny.

Pokud se chcete dozvědět více o pozvání uchazečů, můžete si přečíst tento článek: How to invite bidders to Tender.

Duplikace tendru

Chcete-li ušetřit čas, můžete již vytvořený tendr zduplikovat. Toto lze také použít k získání druhé nabídky od vybraného počtu uchazečů, protože si můžete vybrat, kteří uchazeči by měli být zkopírováni do nového tendru.

Chcete-li duplikovat tendr, přejděte na Skupina tendrů Přidat tendr 'Vytvořit kopii':

V tomto případě byl 'Foundations' duplikován, aby se získala nabídka z druhého kola od dvou uchazečů. Tímto způsobem byly zkopírovány pouze DIČ, celková suma a ceník z požadavků tendru.